F.A.4.4.3 Tilfredsstillende system til forvaltning af bogholderi og transportdokumenter

Det andet krav, der skal være opfyldt for, at der kan udstedes en AEO bevilling er, at ansøgeren skal bevise en høj grad af kontrol over sin virksomhed og over varestrømmen. Dette bevises ved, at den økonomiske operatør har et tilfredsstillende system til forvaltning af forretningsregnskaber og, når det er nødvendigt, til forvaltning af transportdokumenter, således at det er muligt at gennemføre en passende toldkontrol.

Se EUTK art. 39, litra b.

For at kunne anses for at have et tilfredsstillende bogholderi mv. skal ansøgeren opfylde følgende betingelser:

• Ansøgeren fører et regnskabssystem, som er i overensstemmelse med de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, der anvendes i den medlemsstat, hvor regnskaberne føres, som tillader revisionsbaseret toldkontrol, og som fører en historik over data, der tilvejebringer et revisionsspor fra det tidspunkt, hvor dataene indføres i systemet.
• Toldrelaterede registre, som ansøgeren opbevarer, er integreret i ansøgerens regnskabssystem eller åbner mulighed for krydskontrol af oplysninger med regnskabssystemet.
• Ansøgeren giver toldmyndigheden fysisk adgang til sine regnskabssystemer og i givet fald til sit bogholderi og sine transportdokumenter.
• Ansøgeren giver toldmyndigheden elektronisk adgang til sine regnskabssystemer og i givet fald til sit bogholderi og sine transportdokumenter, for så vidt disse systemer eller registre opbevares elektronisk.
• Ansøgeren har et logistiksystem, hvori varer angives som EU-varer eller som ikke-EU-varer, og i relevante tilfælde anføres deres opbevaringssted.
• Ansøgeren har en administrativ organisation, som svarer til karakteren og størrelsen af sin virksomhed, og som er egnet til at forvalte varestrømmene, og vedkommende råder over interne kontrolforanstaltninger, der kan forebygge, afsløre og korrigere fejl samt forebygge og afsløre ulovlige eller ureglementerede transaktioner.
• I givet fald har ansøgeren indført tilfredsstillende procedurer til håndtering af sine licenser og tilladelser, der er indrømmet i henhold til handelspolitiske foranstaltninger eller i tilknytning til handel med landbrugsprodukter.
• Ansøgeren har indført tilfredsstillende procedurer til arkivering af sine regnskaber og information samt til beskyttelse mod tab af information.
• Ansøgeren sikrer, at de relevante ansatte instrueres i at oplyse toldmyndighederne, hvis det opdages, at der er problemer med regelefterlevelsen, og at der etableres procedurer, hvormed toldmyndighederne oplyses om sådanne vanskeligheder.
• Ansøgeren har indført de fornødne sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af sit computersystem mod uautoriseret indtrængen og til sikring af sin dokumentation.
• I relevante tilfælde har ansøgeren indført tilfredsstillende procedurer til håndtering af import- og eksportlicenser for varer, der er pålagt forbud og restriktioner, bl.a. foranstaltninger til at skelne varer, der er omfattet af forbud eller restriktioner, fra andre varer, tillige med foranstaltninger til at sikre overholdelsen af disse forbud og restriktioner.

Bestemmelsen er således opfyldt, når ansøgeren kan bevise bl.a. sporbarhed fra vugge-til-grav af relevante transaktioner (fx fra indkøb til fortoldning), procedurer til at sikre overholdelse af sporbarhed samt sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af virksomhedens informationer.

Når ansøgeren alene ansøger om en AEOS bevilling finder kravet om, at ansøgeren har et logistiksystem, hvori varer angives som EU-varer eller som ikke-EU-varer, og i relevante tilfælde anføres deres opbevaringssted, ikke anvendelse.

Se GF art. 25.