N.2.9 Opbevaring af fakturakopier mv.

Efter § 52a, stk. 1, skal enhver registreret virksomhed sørge for opbevaring af kopier af fakturaer, som udstedes af virksomheden selv, virksomhedens kunde eller af en tredjeperson, og for opbevaring kreditnotaer samt af fakturaer, som virksomheden har modtaget efter § 52.

Bestemmelsen omfatter også afregningsbilag.

Det er i tilknytning hertil i bekendtgørelsens § 66, stk. 1, fastsat, at virksomheder, herunder virksomheder, der er under registreringsgrænsen i §§ 48-49, skal opbevare regnskabsmateriale (dvs. regnskaber, regnskabsbilag) og andet regnskabsmateriale, herunder bestillingsbøger, fabrikationssedler, kassestrimler, lageroptællingslister mv., samt den årlige lageropgørelse i 5 år efter det pågældende regnskabsår. Se også N.6.1.

• virksomheden meddeler SKAT opbevaringsstedet,
• SKAT efter anmodning til enhver tid og uden unødig forsinkelse har ret til fuldstændig online adgang, downloading og anvendelse af udstedte og modtagne elektroniske fakturaer, som virksomheden opbevarer i et andet land, og
• opbevaring ikke sker i land uden for EU, med hvilket der ikke findes noget retligt instrument vedrørende gensidig bistand, der svarer til reglerne i Rådets direktiv 2010/24/EU (inddrivelsesdirektivet) og Rådets forordning 904/2010(bistandsforordningen) - det vil i praksis sige mulighed for opbevaring i de nordiske lande (Norge, Island, Grønland og Færøerne).

Til punkt 2 bemærkes, at dette betyder, at SKATskal have direkte terminaladgang i samme omfang som virksomheden selv, uanset at adgangen til materialet er belagt med adgangsbeskyttelse i form af passwords, krypteret indhold eller lignende.

Til punkt 3 bemærkes, at forordning 904/2010 pr. 1. januar 2012 har erstattet forordning 1798/2003. Vedrørende inddrivelsesdirektivet bemærkes, at direktiv 2010/24/EU pr. 1. januar 2012 har erstattet direktiv 76/308.

En virksomhed skal ved opbevaring af købs- og salgsfakturaer i et andet land, udover de danske regler, også følge reglerne om opbevaringsperiode i det land, hvor de elektroniske fakturaer opbevares. Efter de danske regler er opbevaringsperioden 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. For investeringsgoder vedrørende byggeri er opbevaringsperioden dog 10 år.

De særlige opbevaringsregler i udlandet for elektroniske fakturaer gælder kun i forhold til momsreglerne. Bogføringslovens strammere opbevaringsregler for opbevaring i udlandet af regnskabsmateriale og dokumentation for registreringer, herunder opbevaring af elektroniske fakturaer, er fortsat gældende. Om opbevaring af regnskabsmateriale generelt henvises endvidere til N.6.1.

I virksomheder, der anvender edb ved faktureringen, kan samlelister med oplysning om indholdet af hver enkelt faktura træde i stedet for kopifakturaer.

Bestemmelserne om virksomhedens regnskabsførelse og bogføring samt opbevaring ved hjælp af edb og mikrofilm findes i bogføringsloven med tilhørende vejledning.