A.C.2.4.1 Kontrol mv. hos virksomhederne

Indhold

Dette afsnit handler om Skatteforvaltningens adgang til at gennemføre kontrol mv. hos virksomhederne.

Afsnittet indeholder:

• Regel
• Kontrol på stedet
• Bistand fra indehavere mv.
• Pligt til at indsende regnskabsmateriale
• Elektronisk adgang til regnskabsmateriale

Regel

Det er Skatteforvaltningens opgave at sikre, at afgiften bliver angivet og afregnet korrekt. Hvis det skønnes nødvendigt, er Skatteforvaltningen berettiget til at foretage kontrol i lokaler, der benyttes af virksomheden. Der kræves ikke retskendelse, men Skatteforvaltningens medarbejdere skal vise legitimation.

Ved kontrollen er Skatteforvaltningen berettiget til at efterse virksomhedens registreringer, forretningsbøger, øvrige regnskabsmateriale samt korrespondance mv., uanset om disse oplysninger opbevares på papir eller elektronisk. Hvis regnskabsmaterialet er registreret elektronisk, omfatter Skatteforvaltningens adgang til dette materiale også en elektronisk adgang hertil.

Ved kontrollen skal virksomhedens indehaver og ansatte være behjælpelige, og hvis Skatteforvaltningens medarbejdere beder om det, har virksomheden pligt til at udlevere eller indsende regnskabsmateriale til Skatteforvaltningen. Se LAL (lønsumsafgiftsloven) § 14.

Bemærk

Virksomhedsbegrebet omfatter alle registreringspligtige virksomheder, uanset om disse er korrekt registreret som lønsumsafgiftspligtige.

Se også

Se også afsnit A.C.2.1.1.1 De forvaltningsretlige grundsætninger om væsentlighed og proportionalitet.

Kontrol på stedet

Aftale om kontrol

Kontrolbesøg hos virksomheden aftales med virksomheden. Aftalen tilrettelægges så den ikke hindrer den erhvervsdrivende i at udføre sit daglige arbejde.

Uanmeldte kontrolbesøg foretages kun, hvis det skønnes, at formålet med kontrollen kan forspildes ved en forudgående varsling. Se afsnit A.C.1 Retssikkerhedsloven om varsling.

Lokaler

Adgangen til kontrol omfatter alle lokaler, der benyttes af virksomheden.

Privatboligen er beskyttet af grundlovens § 72. Derfor kan Skatteforvaltningen ikke uden retskendelse tiltvinge sig adgang dertil. Der kan dog være grænsetilfælde, hvor privatboligen benyttes i forbindelse med drift af lønsumsafgiftspligtig virksomhed. I disse tilfælde vil der være adgang til lokaler, hvorfra virksomheden drives.

Regnskabsmateriale mv.

Adgangen til kontrol omfatter alt regnskabsmateriale og registreringer, uanset om disse er registreret på papir eller elektronisk. Det drejer sig bl.a. om:

• registreringer af foretagne transaktioner (transaktionsspor, dvs. den sammenhæng der er mellem de enkelte registreringer fra bogføring til virksomhedens årsregnskaber, skatte- og afgiftsangivelser og regnskabsopgørelser o.lign.)
• beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om udveksling af elektroniske data
• beskrivelser af systemer, herunder opbevaring af regnskabsmateriale
• bilag og anden dokumentation (fakturaer mv.) og fx årsregnskaber, råbalancer (afslutningsark), regnskabsbøger, journaler, løsbladebøger med tilhørende bilag, kladdebøger og andre hjælpebøger (fx ordrebøger, lagerbøger, arbejdssedler, ugesedler og lagerkontrolkort), kontokort og andre specifikationer
• systembeskrivelser mv. på edb samt magnetbånd og andre databærende medier
• enhver form for forretningskorrespondance, såsom modtagne breve og kopier af afsendte breve samt kontrakter og andre skriftlige aftaler
• revisionsprotokollen.

Se LAL (lønsumsafgiftsloven) § 14.

Se også

Se også de tilsvarende bestemmelser i ML (momsloven) § 74, stk. 1, og SKL (skattekontrolloven) § 54.

Bistand fra indehavere mv.

Virksomhedens indehaver og ansatte skal være Skatteforvaltningen behjælpelige under eftersynet. Se LAL (lønsumsafgiftsloven) § 14, stk. 2.

Det vil sige, at indehaveren og personalet har pligt til at redegøre for alle forhold, der har betydning for opgørelse af lønsumsafgiftsgrundlaget, samt til at oplyse, hvordan regnskabsførelsen er tilrettelagt, hvilke bøger der føres, hvilket edb-system, der anvendes, hvilke interne kontrolforanstaltninger der findes, osv.

Der er også pligt til at oplyse, hvem der er virksomhedens revisor. Desuden kan Skatteforvaltningen i forbindelse med en kontrol i et interessentskab kræve oplyst navnene på samtlige interessenter.

Pligt til at indsende regnskabsmateriale

Hvis Skatteforvaltningen har bedt om at få materiale, der er omfattet af LAL (lønsumsafgiftsloven) § 14, stk. 1, skal virksomheden sende det til Skatteforvaltningen. Se LAL (lønsumsafgiftsloven) § 14, stk. 3.

Pligten til at indsende materiale gælder alt det, der er omfattet af LAL (lønsumsafgiftsloven) § 14, stk. 1. Pligten omfatter også regnskabsmateriale mv., der befinder sig hos tredjemand, fx revisor eller en regnskabskonsulent. Befinder regnskabsmaterialet mv. sig hos tredjemand fx revisor eller advokat, har denne pligt til at udlevere regnskabsmaterialet mv. til Skatteforvaltningen, også selvom tredjemand har tilbageholdelsesret over materialet. Skatteforvaltningen skal i så fald drage omsorg for, at materialet mv. leveres tilbage til tredjemand, hvis betingelserne for at udøve tilbageholdelsesret fortsat er til stede.

Indsendelsespligten vedrører kun virksomhedens regnskabsmateriale mv. Materiale, der er udarbejdet eller fremskaffet af tredjemand, og som ikke har været i virksomhedens besiddelse, er ikke omfattet af udleveringspligten.

Skatteforvaltningen kan ikke mod virksomhedens protest fjerne regnskabsmateriale mv. fra virksomheden. Det kan heller ikke ske ved magtanvendelse fra politiets side, fordi der er tale om et tvangsindgreb uden for strafferetsplejen, og Skatteforvaltningen ikke har noget besiddelseskrav eller hjemmel til at beslaglægge det pågældende regnskabsmateriale mv. Af samme grund kan regnskabsmaterialet mv. heller ikke kræves udleveret gennem en fogedsag, idet der ikke foreligger noget eksekutionsgrundlag. Regnskabsmaterialet mv. må i så fald indhentes gennem oplysningspligter og eventuelt under anvendelse af administrative sanktioner, herunder daglige bøder. Skatteforvaltningen er dog berettiget til at udskrive eller fotokopiere dokumenter og regnskabsmateriale mv. fra virksomhedens regnskabssystem.

Det er strafbart ikke at efterkomme Skatteforvaltningens anmodning om indsendelse af regnskabsmateriale mv. Det kan medføre bødeansvar efter LAL (lønsumsafgiftsloven) § 18, stk. 1, nr. 2. Skatteforvaltningen kan søge regnskabsmaterialet mv. fremskaffet gennem anvendelse af administrative sanktioner. Der er ikke en tilsvarende hjemmel i LAL (lønsumsafgiftsloven) som i SKL (skattekontrolloven), hvor regnskabsmateriale kan søges fremskaffet gennem daglige bøder (tvangsbøder). Se  afsnit A.C.2.1.4.2 om tvangsbøder efter SKL (skattekontrolloven) § 72.

Elektronisk adgang til regnskabsmateriale mv.

Adgangen efter LAL § 14, stk. 1, til regnskabsmateriale mv. består uanset hvilken form, materialet foreligger i. Der er således også adgang til materiale, der foreligger i elektronisk form.

Bogføringslovens § 14 indeholder en række specifikke krav til den bogføringspligtiges beskrivelse og registreringer af transaktioner og af opbevaring af regnskabsmateriale, herunder at denne beskrivelse skal gøre det muligt for en person udefra med en rimelig viden om regnskab og den anvendte teknologi til enhver tid at kunne følge registreringerne og fremfinde disse mv.

SKATs adgang til regnskabsmateriale mv., der foreligger i elektronisk form, omfatter en elektronisk adgang til disse oplysninger og ikke kun en papirudgave heraf, dvs. at Skatteforvaltningen har ret til på stedet at gennemgå registreringerne på det anlæg i virksomheden, hvori disse oplysninger er. Den erhvervsdrivende kan ikke henvise Skatteforvaltningen til at få udleveret oplysningerne i klarskrift, når oplysningerne er registreret elektronisk.

I bogføringslovens § 15, stk. 1, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, er det blevet præciseret, at offentlige myndigheder, herunder Skatteforvaltningen, kan stille krav om at få regnskabsmateriale, der opbevares i elektronisk form, udleveret eller indsendt i elektronisk format.

I bogføringslovens § 15, stk. 2, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, er det endvidere præciseret, at adgangen til elektronisk opbevaret materiale også gælder, hvis materialet opbevares hos tredjemand. Flere virksomheder vælger i dag regnskabsløsninger, hvor regnskabsfunktionen er udliciteret fx i en Cloud-løsning. Bestemmelsen giver eksempelvis SKAT adgang til regnskabsmateriale, der på denne måde opbevares hos tredjemand. Endelig er det i § 15, stk. 3, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, præciseret, at elektronisk opbevaret regnskabsmateriale kan forlanges udleveret i et anerkendt filformat eller indsendes digitalt i et anerkendt filformat.

I praksis udleveres regnskabsmateriale mv. i elektronisk form efter aftale med Skatteforvaltningen (fx ved at materialet indsendes i en sikker mail eller at der udlæses data til Skatteforvaltningens medbragte edb-udstyr). Virksomheder anvender i vidt omfang regnskabs- og bogføringssystemer, hvorfra der kan udlæses data til efterfølgende behandling via traditionelle it-revisionsværktøjer, som fx ACL, Idea eller Excel, som også Skatteforvaltningen gør brug af. Dette er hensigtsmæssigt både for virksomhederne, som sparer tid og omkostninger ved at udskrive materialet på papir, og for Skatteforvaltningen, der lettere og hurtigere kan gennemføre kontrollen. Skatteforvaltningen skal sørge for at elektronisk kopieret materiale til Skatteforvaltningens IT-udstyr opbevares på betryggende vis, og at udleveret elektronisk regnskabsmateriale slettes, når sagen er endelig afsluttet.

Se også

Erhvervsstyrelsens supplement til den gældende bogføringsvejledning om elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale og offentlige myndigheders adgang hertil.

Bemærk

I modsætning til databehandling ved hjælp af traditionelle it-revisionsværktøjer (ACL mv.) er der ikke hjemmel til at gennemføre dataspejling. Ved dataspejling forstås kopiering, hvor der dannes en identisk kopi af harddiske mv., som gengiver en nøjagtig kopi (kloning) af en computers harddisk mv. på det tidspunkt, hvor spejlingen foretages. En spejling indebærer også en kopiering af slettede filer og skjulte spor mv. Skatteforvaltningen kunne i givet fald få adgang til en række (følsomme) oplysninger, som ikke er relevante for kontrollen, og som Skatteforvaltningen ikke har krav på at få udleveret, hvilket vil være i strid med persondatalovgivningens bestemmelser.

Se også

Se også afsnit A.C.2.3.1 Kontrol mv. hos virksomhederne om den tilsvarende bestemmelse i ML (momsloven) § 74, stk. 1-4.

Se også afsnit A.B.3.1.3 Opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale om opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale efter bogføringsloven.