A.C.2.3.1 Kontrol mv. hos virksomhederne

Indhold

Dette afsnit handler om Skatteforvaltningens adgang til at gennemføre kontrol mv. hos virksomhederne efter momsloven (ML (momsloven)).

Afsnittet indeholder:

• Regel
• Kontrol på stedet
• Bistand fra indehavere mv.
• Adgang til at kontrollere erhvervelser, herunder ydelser omfattet af omvendt betalingspligt
• Pligt til at indsende regnskabsmateriale
• Elektronisk adgang til regnskabsmateriale mv
• Daglige bøder (tvangsbøder).

Regel

Skatteforvaltningen har til opgave at sikre, at momsen bliver angivet og afregnet korrekt. Skatteforvaltningen har derfor mulighed for at foretage kontrol i virksomhederne. Hvis det skønnes nødvendigt kan Skatteforvaltningen foretage kontrol i lokaler, der benyttes af virksomheden. Der kræves ikke retskendelse, men Skatteforvaltningens medarbejdere skal vise legitimation.

Ved kontrollen har Skatteforvaltningen også mulighed for at efterse virksomhedens,

• varebeholdninger, forretningsbøger, øvrige regnskabsmateriale og korrespondance mv., uanset om materialet opbevares på papir eller elektronisk.
• afgiftspligtige erhvervelser fra andre EU-lande.

Ved kontrollen skal virksomhedens indehaver og ansatte være behjælpelige, og hvis Skatteforvaltningens medarbejdere beder om det, har virksomheden pligt til at indsende regnskabsmateriale til Skatteforvaltningen. Se ML (momsloven) § 74.

Bemærk

Muligheden for kontrol gælder ikke kun momsregistrerede virksomheder, men også virksomheder, som myndighederne har bevis for eller formodning om, driver momspligtig virksomhed uden at være momsregistreret.

Se også

Se også afsnit A.C.2.1.1.1 De forvaltningsretlige grundsætninger om væsentlighed og proportionalitet.

Kontrol på stedet

"På stedet" skal forstås som virksomhedens forretningslokaler, hvorfra virksomheden drives, samt arbejdssteder uden for virksomhedens forretningslokaler, fx byggepladser og rullende materiel, der anvendes erhvervsmæssigt. Det er ofte mest enkelt for virksomheden, at regnskabsmateriale mv. gennemgås på virksomhedens adresse, hvis virksomhedens forhold giver mulighed for det frem for at blive indsendt. Se ML (momsloven) § 74, stk. 1.

Aftalt kontrol

Kontrol hos virksomheden aftales med virksomheden. Kontrollen tilrettelægges, så den ikke hindrer den erhvervsdrivende i at udføre sit daglige arbejde. Se afsnit A.C.1 Retssikkerhedsloven om retssikkerhedslovens bestemmelser om gennemførelse af et tvangsindgreb og forudgående varsling af et kontrolbesøg.

Bemærk

Ved kontrol af negative momsangivelser kan retssikkerhedslovens krav om forudgående varsling fraviges. Se RSL § 5, stk. 4, pkt. 2

Uanmeldt kontrol

Uanmeldte kontrolbesøg foretages kun, hvis det skønnes, at formålet med kontrollen kan forspildes ved en forudgående varsling. Se afsnit A.C.1.3.3 Skatteforvaltningens mulighed for at fravige af kravet om varsling om Skatteforvaltningens mulighed for at fravige kravet om varsling efter RSL § 5, stk. 4.

Lokaler

Adgangen til kontrol omfatter alle virksomhedens forretningslokaler, fx butiks-, fabriks-, kontor-, og/eller lagerlokaler og arbejdssteder.

Adgangen gælder ikke lokaler, der anvendes til privat boligformål. Hvis privatboligen kun tjener som privatbolig eller fritidsbolig, er den beskyttet af grundlovens § 72. Derfor kan Skatteforvaltningen ikke uden retskendelse tiltvinge sig adgang til hertil.

Drives virksomheden fra privatboligen, hvor der ikke er en klar adskillelse mellem den erhvervsmæssige del og den private del af ejendommen, har Skatteforvaltningen adgang den del af boligen, hvorfra administrationen foregår, og hvor regnskabsmaterialet mv. typisk opbevares. Det gælder også selv om der er tale om den private del af ejendommen.

Kontrollen omfatter også arbejdssteder uden for de lokaler, hvor virksomheden drives fra, fx byggepladser og rullende materiel, samt i transportmidler, der anvendes erhvervsmæssigt, fx biler der benyttes til transport af varer, taxier, mv.

Regnskabsmateriale mv.

Skatteforvaltningen kan kontrollere virksomhedens regnskabsmateriale mv. og registreringer, uanset om disse er registreret på papir eller elektronisk. Det er bl.a.

• registreringer af foretagne transaktioner (transaktionsspor, dvs. den sammenhæng der er mellem de enkelte registreringer fra bogføring til virksomhedens årsregnskaber, skatte- og afgiftsangivelser og regnskabsopgørelser o.lign.)
• beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om udveksling af elektroniske data
• beskrivelser af systemer, herunder opbevaring af regnskabsmateriale.
• bilag og anden dokumentation (fakturaer mv.) og fx årsregnskaber, råbalancer (afslutningsark), regnskabsbøger, journaler, løsbladebøger med tilhørende bilag, kladdebøger og andre hjælpebøger (fx ordrebøger, lagerbøger, arbejdssedler, ugesedler og lagerkontrolkort), kontokort og andre specifikationer
• enhver form for forretningskorrespondance, såsom modtagne breve og kopier af afsendte breve samt kontrakter og andre skriftlige aftaler
• revisionsprotokollen.

Se også

Se også afsnit A.C.2.1.3.1.1.1 Anmodning om regnskabsmateriale, bilag og andre dokumenter om Skatteforvaltningens adgang til regnskabsmateriale mv. efter SKL (skattekontrolloven) § 53.

Se også afsnit A.B.3.3.3.4 Opbevaring og lageropgørelse om virksomhedens pligt til at opbevare regnskabsmateriale.

Bemærk

Besøg på offentligt tilgængelige steder med henblik på observationer til kontrolformål er ikke omfattet af hverken ML (momsloven) § 74, stk. 1, eller bestemmelserne i retssikkerhedsloven, fordi der ikke tale om et tvangsindgreb. Derfor kan observationer foretages, uden at medarbejderen har pligt til at legitimere sig. Medarbejdere fra Skatteforvaltningen kan også uden at give sig til kende foretage prøvekøb fx for at tjekke om købet registreres korrekt i virksomhedens regnskaber. Se afsnit A.C.1.1.2 Kontrol og anden virksomhed "Observere i offentlige rum".

Bistand fra indehavere mv.

Virksomhedens indehaver og ansatte skal være Skatteforvaltningen behjælpelige under kontrollen. Se ML (momsloven) § 74, stk. 2.

Det vil sige, at indehaveren og personalet har pligt til at redegøre for indkøbs-, produktions- og afsætningsforhold samt til at oplyse, hvordan regnskabsførelsen er tilrettelagt, hvilke bøger der føres, hvilket edb-system, der anvendes, hvilke interne kontrolforanstaltninger, der findes, osv.

Hvis Skatteforvaltningen beder om det, er der også pligt til at

• oplyse, hvem der er virksomhedens revisor
• foretage opgørelse af varelagre og pengebeholdninger, fx optælling af kasseapparaters kassebeholdning.

Ved kontrol i et interessentskab kan Skatteforvaltningen kræve at få oplyst navnene på samtlige interessenter.

Adgang til at kontrollere erhvervelser, herunder ydelser omfattet af omvendt betalingspligt

På samme måde som efter ML (momsloven) § 74, stk. 1, kan Skatteforvaltningen foretage kontrol af momspligtige erhvervelser, herunder ydelser omfattet af omvendt betalingspligt. Se ML § 74 stk. 3.

Det er reguleret i ML § 11 hvilke erhvervelser, der er momspligtige. Se afsnit D.A.4.8 Erhvervelser ML §§ 11 - 11 a - Erhvervelser ML (momsloven) §§ 11-11a. Se ML (momsloven) § 46, stk. 1, om ydelser, der er omfattet af omvendt betalingspligt.

Pligt til at indsende regnskabsmateriale

Hvis Skatteforvaltningen har bedt om at få materiale, der er omfattet af ML (momsloven) § 74, stk. 1, skal virksomheden indsende det til Skatteforvaltningen. Se ML (momsloven) § 74, stk. 4.

Skatteforvaltningens adgang til regnskabsmaterialet betyder, at det er det originale og autentiske bilagsmateriale, der kan forlanges indsendt. Pligten til at indsende materiale gælder alt det, der er omfattet af ML (momsloven) § 74, stk. 1. Pligten omfatter også regnskabsmateriale mv., der befinder sig hos tredjemand, fx revisor eller en regnskabskonsulent. Det er uden betydning for udleveringspligten, at tredjemanden fx har tilbageholdelsesret over materialet. Hvis materialet modtages fra tredjemand, skal det tilbageleveres til denne igen efter benyttelsen.

Indsendelsespligten vedrører kun virksomhedens regnskabsmateriale mv. Materiale, der er udarbejdet eller fremskaffet af tredjemand, og som ikke har været i virksomhedens besiddelse, er ikke omfattet af udleveringspligten.

Skatteforvaltningen kan ikke mod virksomhedens protest fjerne regnskabsmateriale mv. fra virksomheden. Det kan heller ikke ske ved magtanvendelse fra politiets side, dels fordi der er tale om et tvangsindgreb uden for strafferetsplejen, dels fordi Skatteforvaltningen ikke har noget besiddelseskrav eller hjemmel til at beslaglægge det pågældende regnskabsmateriale mv. Af samme grund kan regnskabsmaterialet mv. heller ikke kræves udleveret gennem en fogedsag, idet der ikke foreligger noget eksekutionsgrundlag. Regnskabsmaterialet mv. må i så fald indhentes gennem oplysningspligter og eventuelt under anvendelse af administrative sanktioner, herunder daglige bøder. Skatteforvaltningen er dog berettiget til at udskrive eller fotokopiere dokumenter og regnskabsmateriale mv. fra virksomhedens regnskabssystem.

Elektronisk adgang til regnskabsmateriale mv.

Adgangen efter ML (momsloven) § 74, stk. 1, til regnskabsmateriale mv. består uanset hvilken form, materialet foreligger i. Der er således også adgang til materiale, der foreligger i elektronisk form.

Bogføringslovens § 14 indeholder en række specifikke krav til den bogføringspligtiges beskrivelse og registreringer af transaktioner og af opbevaring af regnskabsmateriale, herunder at denne beskrivelse skal gøre det muligt for en person udefra med en rimelig viden om regnskab og den anvendte teknologi til enhver tid at kunne følge registreringerne og fremfinde disse mv.

SKATs adgang til regnskabsmateriale mv., der foreligger i elektronisk form, omfatter en elektronisk adgang til disse oplysninger og ikke kun en papirudgave heraf, dvs. at SKAT har ret til på stedet at gennemgå registreringerne på det anlæg i virksomheden, hvori disse oplysninger er. Den erhvervsdrivende kan ikke henvise SKAT til at få udleveret oplysningerne i klarskrift, når oplysningerne er registreret elektronisk.

I bogføringslovens § 15, stk. 1, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, er det blevet præciseret, at offentlige myndigheder, herunder Skatteforvaltningen, kan stille krav om at få regnskabsmateriale, der opbevares i elektronisk form, udleveret eller indsendt i elektronisk format.

I bogføringslovens § 15, stk. 2, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, er det endvidere præciseret, at adgangen til elektronisk opbevaret materiale også gælder, hvis materialet opbevares hos tredjemand. Flere virksomheder vælger i dag regnskabsløsninger, hvor regnskabsfunktionen er udliciteret fx i en Cloud-løsning. Bestemmelsen giver eksempelvis Skatteforvaltningen adgang til regnskabsmateriale, der på denne måde opbevares hos tredjemand. Endelig er det i § 15, stk. 3, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, præciseret, at elektronisk opbevaret regnskabsmateriale kan forlanges udleveret i et anerkendt filformat eller indsendes digitalt i et anerkendt filformat.

I praksis udleveres regnskabsmateriale mv. i elektronisk form efter aftale med Skatteforvaltningen (fx ved at materialet indsendes i en sikker mail eller at der udlæses data til Skatteforvaltningens medbragte edb-udstyr). Virksomheder anvender i vidt omfang regnskabs- og bogføringssystemer, hvorfra der kan udlæses data til efterfølgende behandling via traditionelle it-revisionsværktøjer, som fx ACL, Idea eller Excel, som også Skatteforvaltningen gør brug af. Dette er hensigtsmæssigt både for virksomhederne, som sparer tid og omkostninger ved at udskrive materialet på papir, og for Skatteforvaltningen, der lettere og hurtigere kan gennemføre kontrollen. Skatteforvaltningen skal sørge for at elektronisk kopieret materiale til Skatteforvaltningens IT-udstyr opbevares på betryggende vis, og at udleveret elektronisk regnskabsmateriale slettes, når sagen er endelig afsluttet.

Se også 

Erhvervsstyrelsens supplement til den gældende bogføringsvejledning om elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale og offentlige myndigheders adgang hertil.

Bemærk

I modsætning til databehandling ved hjælp af traditionelle it-revisionsværktøjer (ACL mv.) er der ikke hjemmel til at gennemføre dataspejling. Ved dataspejling forstås kopiering, hvor der dannes en identisk kopi af harddiske mv., som gengiver en nøjagtig kopi (kloning) af en computers harddisk mv. på det tidspunkt, hvor spejlingen foretages. En spejling indebærer også en kopiering af slettede filer og skjulte spor mv. Skatteforvaltningen kunne i givet fald få adgang til en række (følsomme) oplysninger, som ikke er relevante for kontrollen, og som Skatteforvaltningen ikke har krav på at få udleveret, hvilket vil være i strid med persondatalovgivningens bestemmelser.

Daglige bøder 

Efter ML (momsloven) § 74, stk. 5, kan Skatteforvaltningen give en virksomhed påbud om at efterleve reglerne for adgangen til eftersyn samt udlevering og indsendelse af regnskabsmateriale efter ML (momsloven) § 74, stk. 1-4. Skatteforvaltningen kan pålægge ejeren eller den ansvarlige ledelse af virksomheden daglige bøder efter ML (momsloven) § 77 indtil påbuddet efterleves. Se afsnit A.C.2.3.4 Påbud og tvangsbøder.