A.C.2.1.3.1.1.1 Anmodning om regnskabsmateriale, bilag og andre dokumenter

Indhold

Dette afsnit handler om Skatteforvaltningens mulighed for at anmode den skattepligtige om regnskabsmateriale, bilag og andre dokumenter. Afsnittet indeholder:

• Regel
• Oversigt over ændringer
• Hvem påhviler oplysningspligten
• Regnskabsmateriale med bilag og andre dokumenter.  

Regel

Efter SKL (skattekontrolloven) § 53 har erhvervsdrivende, der fører regnskab, pligt til efter anmodning fra Skatteforvaltningen at indsende deres regnskabsmateriale med bilag såvel for tidligere som for det løbende regnskabsår og andre dokumenter, der kan have betydning for kontrollen af den pågældendes skatteansættelser, herunder for afgørelsen af skattepligt her til landet. Indsendelsespligten omfatter også regnskabsmateriale m.v. vedrørende den skattepligtiges virksomhed i udlandet, på Færøerne eller i Grønland.

Endvidere har Skatteforvaltningen efter SKL (skattekontrolloven) § 54, til enhver tid, og hvis det skønnes nødvendigt, mod behørig legitimation uden retskendelse adgang til den erhvervsdrivendes lokaliteter samt arbejdssteder uden for den erhvervsdrivendes lokaler, dog ikke arbejdssteder, der tjener til tredjemands privatbolig eller fritidsbolig, herunder transportmidler, der anvendes erhvervsmæssigt, for at gennemgå regnskabsmateriale med bilag og andre dokumenter, der kan have betydning for kontrollen af den pågældendes skatteansættelser.

Reglerne om erhvervsdrivendes pligt til efter anmodning at indsende regnskabsmateriale m.v. til Skatteforvaltningen er en videreførelse af den tidligere gældende skattekontrollovs § 6, dog med sproglige ændringer og præciseringer.  

Udtrykket "på begæring af" i den tidligere skattekontrollovs § 6 er ændret til "efter anmodning fra", og endvidere er "enhver" samt "hvad enten den pågældende ifølge lovgivningen er regnskabspligtig eller ej" udgået, uden at der hermed er tilsigtet nogen indholdsmæssig ændring.

Udtrykket "der kan have betydning for skatteligningen" er ligeledes i SKL (skattekontrolloven) § 53 ændret til "der kan have betydning for kontrollen af den pågældendes skatteansættelser", idet bestemmelsen i SKL (skattekontrolloven) § 53 er begrænset til alene at gælde kontrol af den erhvervsdrivendes egne skatteforhold. 

Oversigt over ændringer

Hvem påhviler oplysningspligten

Pligten til efter SKL (skattekontrolloven) § 53 at indsende regnskabsmateriale m.v. gælder enhver erhvervsdrivende, og gælder såvel fysiske som juridiske personer uanset ejer- og hæftelsesforhold.

Disse har pligt til efter anmodning fra Skatteforvaltningen at indsende deres regnskabsmateriale med bilag for såvel tidligere som for det løbende regnskabsår og andre dokumenter, der kan have betydning for kontrollen af den pågældendes skatteansættelser, herunder for afgørelsen af skattepligt her til landet.

Alle erhvervsgrupper er omfattet af bestemmelsen, herunder pengeinstitutter, revisorer og advokater. Advokater er som erhvervsdrivende dermed også omfattet af bestemmelsen, og advokaters tavshedspligt kan ikke føre til en begrænsning i anvendelsen af bestemmelsen. En advokat har således pligt til at stille sit regnskab med bilag m.v. til rådighed for Skatteforvaltningen, uanset om de indeholder oplysninger, som ellers er omfattet af reglerne om tavshedspligt.

Højesteret fastslog således i dom af 20. januar 1981, refereret i U 1981.106 H, at skattemyndighederne med hjemmel i den dagældende skattekontrollovs § 6 kunne kræve en advokats regnskabsmateriale udleveret med henblik på kontrol af advokatens egen skatteansættelse og endvidere, hvis der af det lovligt tilvejebragte materiale måtte fremgå oplysninger om klienters skatteforhold, kunne anvende disse oplysninger ved kontrol af klienternes skatteansættelse. Højesteret fastslog endvidere, at advokatens tavshedspligt ikke kunne føre til en begrænsning i anvendelsen af skattekontrollovens § 6.

SKL (skattekontrolloven) § 53 vil derimod ikke kunne benyttes som hjemmel til at foretage kontrol af advokatens klienter. Formålet med kontrollen må således ikke være at tilvejebringe oplysninger om advokatens klienter. Hvis der imidlertid af det lovligt tilvejebragte materiale måtte fremgå oplysninger om andres - herunder ikke erhvervsdrivendes - skatteforhold (såkaldte tilfældighedsfund), vil oplysningerne derimod kunne anvendes ved kontrol af disses skatteansættelser.

Se også afsnit A.C.2.1.3.2 Kontrolbeføjelser over for tredjemand Kontrolbeføjelser over for tredjemand.

Pligten til at indsende regnskabsmateriale m.v. gælder såvel fuldt som begrænset skattepligtige.

Der vil også være pligt til at indsende regnskabsmateriale m.v., selv om det udelukkende er af betydning for afgørelsen af spørgsmål om skattepligt. Skatteforvaltningen vil således kunne anmode om at få indsendt regnskabsmateriale m.v. med henblik på at kontrollere, om personer eller selskaber m.v. er undergivet begrænset eller fuld skattepligt eller måske slet ikke er skattepligtige til Danmark. Skatteforvaltningen har herunder mulighed for at kontrollere, om virksomheder i udlandet må betragtes som selvstændige juridiske personer, eller om virksomhederne må betragtes som en del af en dansk skattepligtiges selvstændige erhvervsvirksomhed eller som en filial af et selskab, der er hjemmehørende i Danmark.

Hvis der foreligger formodning for, at der drives uregistreret erhvervsvirksomhed, har den pågældende ligeledes pligt til at efterkomme Skatteforvaltningens anmodning. Formodning for, at der drives uregistreret virksomhed kan f.eks. foreligge, hvor virksomheden tidligere har været registreret, men registreringen er blevet inddraget.

Uden for SKL (skattekontrolloven) § 53 falder enhver ikke erhvervsdrivende. Det er et vigtigt led i vurderingen af, om en person er selvstændigt erhvervsdrivende eller ej, at Skatteforvaltningen kan få adgang til eventuelt foreliggende regnskabsmateriale. Den skattepligtige er pligtig at give Skatteforvaltningen adgang til regnskabsmateriale, også når myndighederne skal vurdere, om der foreligger hobbyvirksomhed eller erhvervsmæssig virksomhed, og hvor den skattepligtige f.eks. gør gældende, at der er tale om erhvervsmæssig virksomhed.

Skatteforvaltningen vil således både kunne anvende SKL (skattekontrolloven) § 53 i situationer, hvor den skattepligtige ikke har givet oplysninger om erhvervsmæssig virksomhed, men hvor der er en formodning for, at der drives uregistreret virksomhed, samt i situationer, hvor den skattepligtige er interesseret i at få anerkendt sin hobbyvirksomhed som erhvervsmæssig af hensyn til fradragsmulighederne.

Regnskabsmateriale med bilag og andre dokumenter

Efter SKL (skattekontrolloven) § 53 kan skatteforvaltningen anmode om at få indsendt regnskabsmateriale med bilag såvel for tidligere som for det løbende regnskabsår og andre dokumenter, der har betydning for kontrollen af den pågældendes skatteansættelser, herunder for afgørelsen af skattepligt her til landet.

Da alle erhvervsdrivende, med de undtagelser der følger af overgangsbestemmelserne i lov nr. 1006 af 23. december 1998 (bogføringsloven) med senere ændringer, er bogføringspligtige, er hovedreglen, at erhvervsdrivende skal føre et regnskab og dermed umiddelbart bliver omfattet af indsendelsespligten.

Pligten til at indsende regnskabsmateriale m.v. omfatter også erhvervsdrivende, som faktisk fører regnskab uden at være bogføringspligtige.

Det samlede materiale, der dokumenterer bogføringens udførelse og verificerer dens rigtighed og nøjagtighed, er benævnt fællesbegrebet "regnskabsmateriale". Erhvervsstyrelsen (tidl. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) har i Bogføringsvejledningen, juni 1999, anført, at regnskabsmateriale omfatter "Alt materiale, der skal dokumentere eller underbygge transaktionsspor og kontrolspor".

Efter bogføringslovens § 3 anses følgende som regnskabsmateriale:

1. Registreringer, herunder transaktionssporet (ved transaktionssporet forstås den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og den bogføringspligtiges årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning).

2. Beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling.

3. Beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale.

4. Bilag og anden dokumentation (ved bilag forstås enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, uanset dokumentationen er på elektronisk medie, mikrofilm, papir eller andet medie).

5. Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet (ved kontrolsporet forstås de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed).

6. Regnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning.

7. Eventuelle revisionsprotokoller.

Med mindre andet fremgår af lovgivningen i øvrigt, omfatter et regnskab også eventuelle årsberetninger og lignende, der er knyttet til regnskabet.

Revisionsprotokollen indeholder information om den eksterne revisors revision af regnskabet og kan indeholde andre oplysninger om virksomheden, eks. nøgletal, specifikationer m.v.

Det er alene foreliggende regnskabsmateriale, som der kan forlanges indsigt i. Den erhvervsdrivende har en egen interesse i, at der fremlægges dokumentation for posteringer i regnskabet. Manglende fremlæggelse kan fx medføre nægtelse af fradrag i forbindelse med en skatteansættelse for den erhvervsdrivende selv.

Efter bogføringslovens § 15, stk. 1, kan en offentlig myndighed, der i henhold til anden lovgivning har ret til at kræve indsigt i den bogføringspligtiges regnskabsmateriale, forlange, at den bogføringspligtige vederlagsfrit stiller alt, som er nødvendigt til fremfinding og læsning af regnskabsmaterialet, til disposition. 

Bilag

Ved bilag, herunder originalbilag, forstås i praksis de dokumenter, som de enkelte grundposteringer foretages efter i selve bogholderiet.

Opbevares regnskabsmateriale m.v. på mikrofilm, et elektronisk medium eller på anden lignende måde, kan Skatteforvaltningen forlange oplysningerne udleveret elektronisk i et anerkendt filformat. Se bogføringslovens § 12 og § 15, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015. 

Det er afgørende for Skatteforvaltningens adgang, om de pågældende oplysninger er omfattet af SKL (skattekontrolloven) 53, og ikke hvilken måde regnskabsoplysningerne m.v. opbevares på.

Eksempel

Som eksempel på bilag er en håndværksmesters salgsfakturaer, foreliggende opgørelser over anvendt arbejdstid i form af ugesedler, timesedler eller lignende og opgørelse over anvendt materiale i form af rekvisitioner, følgesedler eller lignende. Denne type bilag skal indsendes efter anmodning.

Udenlandske aktiviteter

Indsendelsespligten omfatter også regnskabsmateriale m.v. vedrørende den skattepligtiges aktiviteter i udlandet, på Færøerne eller i Grønland. Se bogføringslovens § 15, jf. § 10 og § 12.

Andre dokumenter

Ud over det egentlige regnskabsmateriale med bilag kan der også kræves indsendt andre dokumenter, der kan have betydning for skattekontrollen, herunder for afgørelsen af skattepligt. Udleveringspligten efter SKL § 53, omfatter - efter ordlyden - alle dokumenter, der falder ind under den i bestemmelsen opstillede relevansbetingelse, dvs. at der skal være tale om dokumenter indeholdende oplysninger, der er nødvendige for skattekontrollen.

Landsskatteretten har i en sag om skatteyders oplysningspligt efter dagældende SKL (skattekontrolloven) § 6, stk. 1, (nugældende SKL (skattekontrolloven) § 53) vedrørende transaktioner mellem interesseforbundne parter, men som ikke var omfattet af kravet om transfer pricing dokumentation efter dagældende SKL (skattekontrolloven) § 3 B, (nugældende SKL (skattekontrolloven) §§ 37-45) udtalt, at Skatteforvaltningen (det tidligere SKAT) ikke specifikt kan bede om regnskaber for de udenlandske selskaber. Skatteyder skal imidlertid fortsat kunne dokumentere at de selvangivne oplysninger er korrekte. Denne dokumentationspligt kan normalt ikke opfyldes ved at fremlægge internt udarbejdede dokumenter, hvilket skyldes, at der er en skærpet bevisbyrde mellem interesseforbundne parter. Se SKM2014.216.LSR.

Skatteretsrådet offentliggjorde den 30. september 2005 et notat om dagældende SKL (skattekontrolloven) § 6, stk. 1, og stillede heri spørgsmålstegn ved Skatteforvaltningens (det tidligere SKATs) administration af bestemmelsen.

Skatteforvaltningen fandt på baggrund heraf anledning til at indskærpe, at god forvaltningsskik indebærer, at indhentelse af andre dokumenter end regnskabsmateriale skal ske ud fra nedenstående retningslinjer. Se SKM2007.277.SKAT.

Skatteforvaltningens kontrol skal som udgangspunkt baseres på autentiske dokumenter, oplysninger og forklaringer. Det er disse fakta, der skal danne baggrund for en skatteansættelse. Det er således oplysninger af denne karakter, der kan kræves udleveret.

Det er dermed indholdet af det enkelte dokument, der er afgørende for spørgsmålet om udlevering, mere end selve dokumenttypen. Der kan derfor ikke opstilles en positiv eller negativ liste over hvilke dokumenter, der er omfattet af SKL (skattekontrolloven) § 53.

I praksis kan der således være tale om mange typer af dokumenter, såsom management letters, kontrakter, forretningskorrespondance, herunder kopier af telefaxer, aktionærfortegnelser, E-mails eller andre elektroniske dokumenter og øvrige informationskilder, der efter Skatteforvaltningens vurdering har betydning for ligningen af den konkrete skattepligtige eller af tredjemand.

Skatteforvaltningen er også berettiget til at forlange ejeraftaler (aktionær- eller anpartshaveroverenskomster) udleveret til gennemsyn, i det omfang de kan have betydning for skattekontrollen, herunder for afgørelsen af skattepligt. Se også Bogføringsvejledningen af juni 1999, kapitel 4, afsnit 4.5.7.

Bestyrelsers forhandlingsprotokoller kan også være omfattet af udleveringspligten, hvis de fakta, der måtte være nævnt i bestyrelsesprotokoller, ikke foreligger i de underliggende dokumenter. Det har i praksis været tilfældet i nogle TP-sager. Se også afsnit C.D.11.4 Transfer pricing-metoder om dokumentationspligten efter dagældende SKL (skattekontrolloven) § 3 B (transfer pricing dokumentation), og nugældende SKL (skattekontrolloven) §§ 37-45.

Oplysninger af vurderende eller rådgivende karakter som fx responsa og due diligence rapporter kan ligeledes være omfattet af udleveringspligten, hvis dokumentet indeholder faktiske oplysninger, der ikke findes i underliggende dokumenter, og som er relevante for skattekontrollen. Ifølge praksis har det fx været tilfældet i sager om udenlandske kapitalfondes overtagelse af danske virksomheder.

For virksomheden kan der være tale om følsomme dokumenter - især overfor konkurrenter - hvorfor alt materiale skal behandles fortroligt under iagttagelse af tavshedspligten og opbevares på en betryggende måde, så det ikke kan komme til uvedkommendes kendskab. Se SFL (skatteforvaltningsloven) § 17.

I det omfang regnskabsmaterialet opbevares elektronisk, omfatter Skatteforvaltningens adgang til disse oplysninger også en elektronisk adgang hertil. Se bogføringslovens § 15.

God forvaltningsskik medfører, at Skatteforvaltningen ikke anmoder om oplysninger m.v., som ikke er relevante eller nødvendige for sagsbehandlingen.

Åbenhed og god dialog med virksomheden om baggrunden for de ønskede oplysninger kan medvirke til, at der ikke skabes unødig konflikt om, hvorvidt oplysningerne er relevante.

Eksempel 1

Indkaldelse af vedligeholdelsesudgifter på fast ejendom. Det anføres i indkaldelsen, at dette er til brug for kontrol af selskabets sondring mellem vedligeholdelses- og forbedringsudgifter samt periodisering af de pågældende udgifter.

Eksempel 2

Indkaldelse af overdragelsesdokumenter i forbindelse med tilbagesalg af aktier til det udstedende selskab. Det anføres i indkaldelsen, at dette er til brug for kontrol af bestemmelserne i ligningslovens § 16 B.

Bemærk

Der er ikke hjemmel til at forlange, at den erhvervsdrivende udarbejder særlige dokumenter eller papirer m.v., som ikke er krævet i anden lovgivning. Der er kun hjemmel til at indkræve foreliggende materiale. Se SKL (skattekontrolloven) § 53.

Hvis en erhvervsdrivende m.v. ikke efterkommer en anmodning om indsendelse af regnskabsmateriale m.v. efter SKL (skattekontrolloven) § 53, kan Skatteforvaltningen gennemtvinge oplysningspligten ved pålæg af daglige tvangsbøder. Se SKL (skattekontrolloven) § 72.

Regnskabsmateriale for det løbende år

Pligten til at indsende regnskabsmateriale m.v. efter SKL § 53, gælder også for det løbende regnskabsår.

Tidsbegrænsning

Efter bogføringsloven § 10 er bogføringspligtige erhvervsdrivende pligtige til at opbevare regnskabsmaterialet i 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår. 

Uanset denne begrænsede opbevaringspligt kan Skatteforvaltningen kræve regnskabsmateriale indsendt, som den skattepligtige måtte have i behold, uanset at regnskabsmaterialet er ældre end 5 år.

Regnskabsmateriale hos tredjemand

Er regnskabsmaterialet m.v. i tredjemands besiddelse, skal denne, selv om den pågældende har tilbageholdsret herover, efter anmodning udlevere materialet til Skatteforvaltningen. Skatteforvaltningen leverer materialet tilbage til den pågældende tredjemand efter benyttelsen. Se SKL (skattekontrolloven) § 53, stk. 2.

Bestemmelsen er en videreførelse af den tidligere SKL (skattekontrolloven) § 6, stk. 3, og trods sproglige ændringer er det ingen ændring i forhold til tidligere gældende ret.

Skatteforvaltningen har således samme adgang til regnskabsmaterialet m.v., når dette ligger hos tredjemand.

Ved lov nr. 55 af 27. januar 2015 (Opbevaring af regnskabsmateriale m.v.) er det i bogføringslovens § 15 blevet præciseret, at myndighedernes adgang til regnskabsmaterialet også gælder, hvis regnskabsmaterialet opbevares hos tredjemand, f.eks. i en cloud-løsning. Se bogføringslovens § 15, stk. 2. 

Selv om tredjemand har tilbageholdsret over materialet, skal det udleveres til Skatteforvaltningen. Skatteforvaltningen skal i så fald drage omsorg for, at materialet tilbageleveres den pågældende tredjemand, hvis betingelserne for tredjemands tilbageholdsret fortsat er til stede.

Tredjemand vil ikke under påberåbelse af en tilbageholdsret kunne nægte at udlevere det regnskabsmateriale m.v., som tilhører den erhvervsdrivende, men beror hos tredjemand med henblik på f.eks. udfærdigelse af regnskaber m.v. Tredjemand kan heller ikke påberåbe sig sin tavshedspligt i forhold til klientens materiale, da materialet alene tilhører klienten, som har oplysningspligten.

Tredjemands udleveringspligt omfatter kun den skattepligtiges regnskabsmateriale og ikke materiale, der tilhører den pågældende tredjemand som fx revisors interne arbejdsnotater m.v.

Regnskabsmaterialet m.v. må kun tilbageholdes, så længe det er nødvendigt for behandlingen af sagen. Den erhvervsdrivendes begrundede anmodning om adgang til regnskabsmaterialet m.v. eller udlevering af fotokopi af nærmere angivne bilag eller dokumenter m.v. skal så vidt muligt imødekommes af Skatteforvaltningen.

Bemærk

Hvis materialet opbevares hos en tredjemand, fx hos en revisor eller elektronisk på en server - eksempelvis i en Cloud-løsning - er det virksomhedens ansvar, at regnskabsmaterialet er tilgængeligt for Skatteforvaltningen i hele opbevaringsperioden på 5 år efter udløbet af et regnskabsår.

Elektronisk adgang til regnskabsoplysninger m.v.

Adgangen efter SKL 53 til regnskabsmateriale m.v. består uanset hvilken form, materialet foreligger i. Der er således også adgang til materiale, der foreligger i elektronisk form. Den elektroniske adgang gælder blot virksomheden fører et regnskab, og uanset om det er omfattet af bogføringslovens bestemmelser.

Bogføringslovens § 14 indeholder en række specifikke krav til den bogføringspligtiges beskrivelse og registreringer af transaktioner og af opbevaring af regnskabsmateriale, herunder at denne beskrivelse skal gøre det muligt for en person udefra med en rimelig viden om regnskab og den anvendte teknologi til enhver tid at kunne følge registreringerne og fremfinde disse m.v.

Skatteforvaltningens adgang til regnskabsmateriale m.v., der foreligger i elektronisk form, omfatter en elektronisk adgang til disse oplysninger og ikke kun en papirudgave heraf, dvs. at Skatteforvaltningen har ret til på stedet at gennemgå registreringerne på det anlæg i virksomheden, hvori disse oplysninger er. Den erhvervsdrivende kan ikke henvise Skatteforvaltningen til at få udleveret oplysningerne i klarskrift, når oplysningerne er registreret elektronisk.

I bogføringslovens § 15, stk. 1, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, er det blevet præciseret, at offentlige myndigheder, herunder Skatteforvaltningen, kan stille krav om at få regnskabsmateriale, der opbevares i elektronisk form, udleveret eller indsendt i elektronisk format.

I bogføringslovens § 15, stk. 2, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, er det endvidere præciseret, at adgangen til elektronisk opbevaret materiale også gælder, hvis materialet opbevares hos tredjemand. Flere virksomheder vælger i dag regnskabsløsninger, hvor regnskabsfunktionen er udliciteret fx i en Cloud-løsning. Bestemmelsen giver eksempelvis Skatteforvaltningen adgang til regnskabsmateriale, der på denne måde er opbevares hos tredjemand. Endelig er det i § 15, stk. 3, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, præciseret, at elektronisk opbevaret regnskabsmateriale kan forlanges udleveret i et anerkendt filformat eller indsendes digitalt i et anerkendt filformat.

I praksis udleveres regnskabsmateriale m.v. i elektronisk form efter aftale med Skatteforvaltningen (fx ved at materialet indsendes i en sikker mail eller at der udlæses data til Skatteforvaltningens medbragte edb-udstyr). Virksomheder anvender i vidt omfang regnskabs- og bogføringssystemer, hvorfra der kan udlæses data til efterfølgende behandling via traditionelle it-revisionsværktøjer, som fx ACL, Idea eller Excel, som også Skatteforvaltningen gør brug af. Dette er hensigtsmæssigt både for virksomhederne, som sparer tid og omkostninger ved at udskrive materialet på papir, og for Skatteforvaltningen, der lettere og hurtigere kan gennemføre kontrollen. Skatteforvaltningen skal sørge for at elektronisk kopieret materiale til Skatteforvaltningens IT-udstyr opbevares på betryggende vis, og at udleveret elektronisk regnskabsmateriale slettes, når sagen er endelig afsluttet.

Efter bogføringslovens § 15, stk. 3, som ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, kan myndigheden forlange, at regnskabsmateriale, der opbevares i elektronisk form, udleveres i et anerkendt filformat i elektronisk form eller indsendes digitalt i et anerkendt filformat til myndigheden. Tidligere kunne myndigheden kun forlange at få regnskabsmaterialet udleveret i klarskrift, det vil sige på papir.

Ved lov nr. 55 af 27. januar 2015 er reglerne i bogføringslovens § 12 om opbevaring af regnskabsmateriale endvidere ændret således, at regnskabsmateriale i elektronisk form kan opbevares i udlandet uden forudgående ansøgning eller anmeldelse til offentlige myndigheder, hvis virksomheden opfylder en række nærmere fastsatte krav, herunder at regnskabsmaterialet opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven, at virksomheden til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til det, at virksomheden opbevarer systembeskrivelser og nødvendige adgangskoder her i landet og, at virksomheden sørger for, at regnskabsmaterialet kan udskrives i klarskrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.

Kravet om adgang kan opfyldes ved, at virksomheden giver online-adgang til det elektroniske regnskabsmateriale, således at offentlige myndigheder til enhver tid her i landet via f.eks. en computer med adgang til internettet kan få adgang til materialet. Det er i så fald uden betydning, om den server, regnskabsmaterialet opbevares på, fysisk er placeret her i landet eller i udlandet. Det samme gælder, hvis virksomheden anvender en cloud-løsning, hvor serverens fysiske placering ikke er kendt. 

Se også

Erhvervsstyrelsens supplement til den gældende bogføringsvejledning om elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale og offentlige myndigheders adgang hertil.

Bemærk

I modsætning til databehandling ved hjælp af traditionelle it-revisionsværktøjer (ACL m.v.) er der ikke hjemmel til at foretage dataspejling. Ved dataspejling forstås kopiering, således at der dannes en identisk kopi af harddiske m.v., som gengiver en nøjagtig kopi (kloning) af en computers harddisk m.v. på det tidspunkt, hvor spejlingen foretages. En spejling indebærer også en kopiering af slettede filer og skjulte spor m.v. Skatteforvaltningen kunne i givet fald få adgang til en række (følsomme) oplysninger, som ikke er relevante for kontrollen, og som Skatteforvaltningen ikke har krav på at få udleveret, hvilket vil være i strid med databeskyttelseslovens bestemmelser.

Virksomhed i udlandet

Efter SKL (skattekontrolloven) 53, stk. 1, 2. pkt. omfatter indsendelsespligten også regnskabsmateriale m.v. vedrørende den skattepligtiges virksomhed i udlandet, på Færøerne eller i Grønland.

Dette er en videreførelse af den tidligere gældende SKL (skattekontrolloven) § 6, stk. 1, 2. pkt., og indebærer således ingen ændring.

Der er dermed pligt til at indsende regnskabsmateriale m.v. vedrørende den skattepligtiges virksomhed i udlandet, på Færøerne eller i Grønland. Kriteriet er også her, at det ønskede materiale skal have betydning for skatteansættelsen her i landet. En undtagelse gøres dog i det omfang, den danske stat gennem deltagelse i internationalt samarbejde har forpligtet sig til at tilvejebringe oplysninger. OECD-standardaftalen fra 2002 om udveksling af oplysninger i skattesager indebærer, at de lande og områder, som indgår aftaler, skal bistå hinanden med oplysninger og om nødvendigt indhente oplysninger, der findes på deres territorium.

Oversættelse

Er regnskabsmaterialet affattet på andre sprog end dansk eller engelsk, kan dette vederlagsfrit kræves oversat til dansk eller engelsk, jf. bogføringslovens § 15, stk. 1.

Manglende opfyldelse af oplysningspligten

Efterkommer den erhvervsdrivende ikke en anmodning efter SKL (skattekontrolloven) 53, stk. 1, vil Skatteforvaltningen kunne komme med et pålæg om indsendelse af de ønskede oplysninger og fastsætte tvangsbøder, jf. SKL (skattekontrolloven) § 72, stk. 2, indtil pålægget efterkommes.

Bestemmelsen i SKL (skattekontrolloven) § 72, stk. 2 er en videreførelse af den tidligere SKL (skattekontrolloven) § 6, stk. 6. Trods sproglige ændringer er der ingen ændring i forhold til tidligere gældende ret.

Efterkommer den erhvervsdrivende ikke en anmodning efter SKL (skattekontrolloven) § 53, stk. 1, inden den frist, der er fastsat i anmodningen, kan Skatteforvaltningen endvidere foretage en skønsmæssig ansættelse efter SKL (skattekontrolloven) § 74. Se SKL (skattekontrolloven) § 53, stk. 3.

Konsekvensen af, at virksomheden ikke ønsker at udlevere de ønskede oplysninger, kan således være, at Skatteforvaltningen vil kunne foretage en skønsmæssig ansættelse efter reglerne i SKL (skattekontrolloven) § 74. Dette forudsætter dog, at den manglende mulighed for at efterprøve regnskabsmaterialet i væsentlig grad svækker oplysningsskemaets troværdighed.

Se afsnit A.C.2.1.4.2 Tvangsbøder og bødeforlæg om tvangsbøder og A.C.2.1.4.4 Skønsmæssig ansættelse om skønsmæssige ansættelser. Det bemærkes i den forbindelse, at SKL (skattekontrolloven) § 74 ikke finder anvendelse ved skønsmæssige ansættelser af kontrollerede transaktioner, der er omfattet af SKL (skattekontrolloven) § 46.