Hvordan bogfører man? Hvilke krav er der til bogføring? Hvad indebærer et transaktionsspor? Hvad forstås der ved et kontrolspor?

A.B.3.1.2 Hvordan skal der bogføres

Indhold

Dette afsnit handler om hvordan, der skal bogføres.

Afsnittet indeholder:

• Definition
• Regel

Definition

Transaktionsspor

Transaktionsspor er sammenhængen mellem de enkelte bogførte registreringer og den bogføringspligtiges årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes efter lovgivningen.

Kontrolspor

Kontrolspor er oplysninger, der dokumenterer de bogførte registreringers rigtighed. Herunder, at der er bogført i overensstemmelse med de faktiske forhold, og at nødvendige interne og eksterne kontroller er udført.

Bilag

Bilag er enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der bogføres, uanset om dokumentationen er på elektronisk medie, mikrofilm, papir eller andet medie. 

Eksterne bilag

Eksterne bilag er dokumentation, der hidrører fra - eller er udstedt af - andre end den bogføringspligtige. 

Interne bilag

Interne bilag er dokumentation, der stammer fra - eller er udstedt af - den bogføringspligtige selv.

Regel

Bogføringen skal tilrettelægges og gennemføres efter god bogføringsskik, der passer til virksomhedens art og omfang, samt sikre at bogførings- og regnskabsmateriale ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, eller at der sker fejl og misbrug.

Hvis der ændres i bogførings- og regnskabsmaterialet, skal både det oprindelige indhold og indholdet af ændringen tydeligt fremgå af bogførings- og regnskabsmaterialet.

Alle transaktioner skal bogføres nøjagtigt af hensyn til virksomhedens art og omfang. Hvis de enkelte køb eller salg ikke kan bogføres på grund af virksomhedens art og omfang, kan køb og salg bogføres på grundlag af daglige kasseopgørelser.

Bogføringen skal så vidt muligt ske i den tidsmæssige rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i. De bogførte registreringer skal henvise til de tilhørende bilag og indeholde oplysninger, der gør det muligt at bestemme den enkelte bogførte registrerings tidsmæssige placering i bogføringen.

De bogførte registreringer skal under hensyn til virksomhedens art og omfang afstemmes med beholdningerne, herunder kassen og kontantbeholdninger.

Bogføringen skal ske i danske kroner, i euro eller i anden relevant fremmed valuta. Hvis der bogføres i fremmed valuta, herunder euro, skal bogførings- og regnskabsmaterialet indeholde oplysninger, herunder om transaktionsdagens kurs eller lignende omregningsfaktorer, som til enhver tid gør det muligt at omregne til danske kroner.

Kravet om transaktionsspor indebærer, at alle bogførte registreringer skal kunne følges til virksomhedens regnskab, og at regnskabet skal kunne opløses i de enkelte bogførte registreringer, som regnskabet er sammensat af.

Den enkelte bogførte registrering skal være dokumenteret ved et grundbilag. Dette kan kun fraviges, hvis der er tale om automatisk genererede registreringer, fx for beregning af moms. I givet fald skal der ved bogføringen opbevares en systembeskrivelse af, hvordan de automatisk genererede registreringer foretages, kontrolleres og opbevares.

Hvis der er udstedt et eksternt bilag, skal dette så vidt muligt benyttes. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb.

Hvis der bogføres på grundlag af elektronisk overførte data, skal den enkelte overførsel og dennes tidsmæssige placering i bogføringen kunne dokumenteres.

Se

• Bogføringslovens §§ 3-9.

• Erhvervsstyrelsens bogføringsvejledning bogfoeringsvejledningen, juni 1999, kap. 4-6,
  • herunder med grafiske fremstillinger af transaktionsspor og kontrolspor under pkt. 4.6.1.1 og 4.6.2.1.

Se også

• Om strafansvar for særlige grove overtrædelse af reglerne om bogføring og regnskab i straffelovens § 302.

• Om ændringer af skatteansættelsen,
  • der understøttet af domstolenes og landsskatterettens praksis kan ske,
  • hvis regler for transaktionsspor og bilag efter bogføringsloven samt skatte- og afgiftslovgivningen ikke overholdes:
• Afsnit A.C.2.1.4 om administrative retsfølger ved manglende opfyldelse af en oplysningspligt og skønsmæssig ansættelse.

>Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.<