Hvilke regler gælder for opbevaring af lønregnskab?

A.B.3.2.2 Bogføring og regnskab for A-skat og AM-bidrag

Indhold

Dette afsnit handler om bogføring og regnskab for A-indkomst, arbejdsmarkedsbidragspligtig indkomst, A-skat og AM-bidrag samt skattefrie godtgørelser.

Afsnittet indeholder:

• Bogføring og regnskab for A-skat og AM-bidrag samt opbevaring af regnskabet
• Krav til bogføring og regnskab for A-skat og AM-bidrag
• Konti for bogføring af A-indkomst, A-skat og AM-bidrag
• Bilag for personalegoder og godtgørelser samt lønmodtagerspecifikationer
• Arbejdsgiverens kontrol, når der udbetales rejse- og befordringsgodtgørelse
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Bogføring og regnskab for A-skat og AM-bidrag samt opbevaring af regnskabet

Bogførings- og regnskabspligt for A-skat og AM-bidrag

Den, der er registreret for indeholdelse, angivelse og betaling af A-skat og AM-bidrag, skal bogføre ydelse og godskrivning af A-indkomst og AM-bidragspligtig indkomst samt det, der er indeholdt på grundlag af skattekort mv. Se KSLbek § 27, stk. 1, 1. pkt.

Den indeholdelsespligtige har ansvaret for, at bogførings- og regnskabspligterne bliver opfyldt, selv om lønudbetaling og indeholdelse foretages af tredjemand, fx et lønbureau.

Opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale for A-skat og AM-bidrag

En indeholdelsespligtig virksomhed skal opbevare lønregnskabet i 5 år efter regnskabsårets udløb. Regnskabsmaterialet omfatter bl.a.:

• ansættelseskontrakter
• lønsedler
• timesedler, vagtplaner, kalendere eller anden dokumentation til brug for registrering af arbejdstiden
• redegørelser og
• underretninger efter KSLbek §§ 26-29.

Se KSLbek § 30.

I øvrigt gælder bogføringslovens regler om, at bogførings- og regnskabsmateriale skal opbevares på betryggende måde. Herunder skal regnskabsmateriale, der opbevares på mikrofilm, elektronisk medie eller lignende, uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kunne udskrives i klarskrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat. Se bogføringslovens § 10 og § 12, som er ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015 . 

Skatteforvaltningens adgang til at give påbud om ajourført og afstemt bogføring

Hvis den indeholdelsespligtige som led i den almindelige bogføring er forpligtet til at bogføre

• A-indkomst og AM-bidragspligtig indkomst samt
• beløb, indeholdt på grundlag af skattekort mv.,

kan Skatteforvaltningen udstede påbud om, at den indeholdelsespligtiges bogføring efter en nærmere angiven frist, der ikke må være mindre end 14 dage, skal foreligge ajourført og afstemt ved udgangen af den sidste kalendermåned før påbuddets udstedelse. Se KSLbek § 28.

Formkrav

Bogføring og regnskab med A-skat og AM-bidrag skal føres på særlige konti i den indeholdelsespligtiges almindelige bogføring.

Se KSLbek § 27, stk. 3.

Den indeholdelsespligtige skal sammen med udbetaling af løn mv. skriftligt eller ved andet læsbar medie give indkomstmodtageren en opgørelse over AM-indkomst, A-indkomst, indeholdt AM-bidrag og indeholdt A-skat. Se

• KSL (kildeskatteloven) § 84

• KSLbek § 29, stk. 2.

Krav til bogføring og regnskab for A-skat og AM-bidrag

Grundbilag, kontrolspor og transaktionsspor for bogføring og regnskab for A-skat og AM-bidrag

Efter de almindelige regler for bogføring og regnskab skal alle aktiviteter, herunder aktiviteter vedrørende A-skat og AM-bidrag registreres og dokumenteres ved grundbilag. Registreringerne og de tilhørende grundbilag skal indeholde de nødvendige oplysninger til dokumentation af registreringernes rigtighed (kontrolsporet). Samtidig skal alle registreringer kunne følges til årsregnskabet og omvendt (transaktionssporet). Se bogføringsloven.

Herudover er der en række særlige krav til regnskab for indeholdelse af A-skat og AM-bidrag efter kildeskatteloven.

Det er afgørende, at det samlede regnskab føres på en klar og overskuelig måde, der gør det muligt at

• beregne, indeholde, angive og indbetale A-skatten og AM-bidraget korrekt,  
• opfylde oplysningspligterne, og  
• tilgodese Skatteforvaltningens muligheder for kontrol.

Konti for bogføring af A-indkomst, A-skat og AM-bidrag

Overblik over krav til antal og indhold af særlige konti

Regnskabet for indeholdelse af A-skat og AM-bidrag, som en indeholdelsespligtig fører i sit almindelige bogholderi, skal føres på særlige konti. Se KSLbek § 27, stk. 3.

Reglen medfører, at regnskabet som minimum skal indeholde konti, der opgør indkomstmodtagernes samlede bidragsgrundlag (AM-indkomst), indeholdt AM-bidrag i alt, den samlede bidragsfrie A-indkomst og A-skat i alt.

Disse minimumskrav skal være opfyldt med følgende særlige konti:

• Konto for bidragspligtig A-indkomst (de ansatte indkomstmodtageres AM-indkomst)
• Konto for bidragsfri A-indkomst
• Konto for indeholdt AM-bidrag
• Konto for indeholdt A-skat

Hvis arbejdsgiveren foretager indbetalinger, der ikke kan henføres til de enkelte ansatte, til en pensionskasse, som er omfattet af lov om tilsyn med firmapensionskasser (tilsagnsordninger) eller til en pensionsfond, som er godkendt efter >PBL (pensionsbeskatningsloven) § 52<, skal arbejdsgiveren oprette:

• Konto for bidragsgrundlag vedrørende tilsagnsordninger mv., hvor bidragsgrundlaget opgøres og føres
• Konto for bidrag af tilsagnsordninger mv., hvor selve bidraget føres beregnet med satsen for AM-bidrag

Arbejdsgiveren skal beregne AM-bidraget ved

• Arbejdsgiveradministrerede pensionsordninger, der er oprettet i et EU/EØS-land og er godkendt af Skatteforvaltningen efter PBL (pensionsbeskatningsloven) § 15 C

• Skattebegunstigede pensionsordninger i Sverige for grænsegængere og tilflyttere fra Sverige efter den danske-svenske grænsegængeraftale, bilagt lov nr. 974 af 5. maj 2003

Se KSL (kildeskatteloven) § 49 A, stk. 3, nr. 5, og KSL (kildeskatteloven) § 49 B, stk. 1.

Arbejdsgiverens bogføring og regnskab for AM-bidrag i disse tilfælde skal føres på:

• Konto for bidragsgrundlag af udenlandske pensionsordninger.
• Konto for bidrag af udenlandske pensionsordninger.

Arbejdsgiveren kan udbetale eller godskrive skattefrie rejse- og befordringsgodtgørelser eller andre ydelser, der er delvis skattefrie efter LL (ligningsloven) § 7 U eller LL (ligningsloven) § 7 O, stk. 1, nr. 3 og stk. 2. Sådanne skattefrie beløb bogføres på særlige konti på samme måde som ydelser, der er skatte- og bidragspligtige.

Se KSLbek § 27, stk. 5.

Hvis det er aktuelt, skal der oprettes en eller flere af følgende konti:

• Konto for skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse
• Konto for jubilæumsgratiale og fratrædelsesgodtgørelse mv.
• Konto for vederlag til afløsning af pensionstilsagn.

De enkelte særlige konti

Konto for bidragspligtig A-indkomst

Alle A-indkomster, herunder værdi af fri kost og logi efter Skatterådets satser og værdi af fri bil, bortset fra jubilæumsgratiale, fratrædelsesgodtgørelse mv. og vederlag til afløsning af pensionstilsagn, skal debiteres kontoen for bidragspligtig A-indkomst.

Kontoen skal også debiteres for værdien af personalegoder, som indgår i beregningen af AM-bidrag. Det gælder også, selvom der fx pga. frikort ikke skal indeholdes A-skat.

Konto for bidragsfri A-indkomst

Kontoen debiteres alle A-indkomster, der ikke er bidragspligtige, uanset om der evt. pga. frikort ikke skal indeholdes A-skat.

Konto for indeholdt AM-bidrag

På kontoen krediteres indeholdt AM-bidrag, herunder indeholdt AM-bidrag af jubilæumsgratiale/fratrædelsesgodtgørelse og vederlag til afløsning af pensionstilsagn. Kontoen debiteres, når det indeholdte AM-bidrag bliver betalt til Skatteforvaltningen.

Konto for indeholdt A-skat  

Kontoen krediteres for indeholdt A-skat, herunder A-skat af jubilæumsgratiale/fratrædelsesgodtgørelse og vederlag til afløsning af pensionstilsagn. Kontoen debiteres, når den indeholdte A-skat bliver betalt til Skatteforvaltningen.

Konto for bidragsgrundlag af tilsagnsordninger mv.

På kontoen opgøres et særskilt bidragsgrundlag af indbetalinger til

• en pensionskasse, der er omfattet af lov om tilsyn med firmapensionskasser (tilsagsordninger), eller
• en pensionsfond, der er godkendt efter >PBL (pensionsbeskatningsloven) § 52<, jf. KSL (kildeskatteloven) § 49 A, stk. 3, nr. 16, hvis indbetalingerne ikke kan henføres til enkelte ansatte.

Bidragsgrundlaget skal svare til de enkelte indbetalinger.

Konto for AM-bidrag af tilsagnsordninger   

Kontoen krediteres beregnet AM-bidrag af tilsagnsordninger, mens indbetalinger til Skatteforvaltningen debiteres.

Konto for bidragsgrundlag af udenlandske pensionsordninger

På kontoen bogføres bruttoindskud, dvs. beløbet før fradrag for AM-bidrag, til arbejdsgiveradministrerede pensionsordninger, der er tegnet i udenlandske pensionsordninger, mens indbetalinger til Skatteforvaltningen debiteres.

Konto for skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse

På kontoen debiteres udbetalinger af godtgørelse for

• rejse, der er fritaget for beskatning efter LL § 9, stk. 4, jf. LL (ligningsloven) § 9 A, eller LL (ligningsloven) § 31, stk. 4, og
• befordring, der er fritaget for beskatning efter LL (ligningsloven) § 9, stk. 4, jf. LL (ligningsloven) § 9 B, og LL (ligningsloven) § 31, stk. 5.

Virksomheder, der er omfattet mindstekravsbek. for større virksomheder BEK nr. 1295 af 14. november 2018 skal særskilt oplyse udbetalinger af skattefrie rejse- og befordringsgodtgørelser i det skattemæssige årsregnskab.

Virksomheder, der er omfattet mindstekravsbek. for mindre virksomheder BEK nr. 1296 af 14. november 2018, er undtaget fra dette specifikationskrav.

Konto for vederlag til afløsning af pensionstilsagn

På kontoen debiteres de vederlag, der er udbetalt til afløsning af pensionstilsagn, og der som sådan er omfattet af LL (ligningsloven) § 7 O, stk. 1, nr. 3. Kontoen skal debiteres for bruttobeløbet, uanset om der pga. særlige regler for skatteberegning eller frikort ikke skal indeholdes A-skat af det fulde beløb.

Konto for jubilæumsgratiale, fratrædelsesgodtgørelser og gaver

På kontoen debiteres udbetalinger i form af gaver, jubilæumsgratiale og fratrædelsesgodtgørelse mv., der er omfattet af LL (ligningsloven) § 7 U, herunder værdien af tingsgaver.

Kontoen skal debiteres for bruttobeløbet, uanset om der pga. særlige regler for skatteberegning eller frikort ikke skal indeholdes A-skat af det fulde beløb. Tilsvarende gælder for tingsgaver, selv om der ikke skal indeholdes AM-bidrag.

Andele af jubilæumsgratiale og fratrædelsesgodtgørelse, der indbetales på en pensionskonto, som er omfattet af PBL (pensionsbeskatningsloven) kap. 1, samt værdien af tingsgaver, skal både indgå med bruttobeløbet og samtidigt føres på de nedennævnte konti for pensionsindbetalinger af jubilæumsgratiale/fratrædelsesgodtgørelse henholdsvis tingsgaver.

Andre konti eller specielle konti

De, der udbetaler visse nærmere bestemte ydelser, skal indberette de udbetalte ydelser til Skatteforvaltningen. Hvis disse indberetninger indgår som en integreret del af den indberetningspligtiges regnskab, skal regnskabet tilrettelægges, så de indberettede oplysninger umiddelbart kan afstemmes hermed.

Se SIL § 56, stk. 1.

Det kan derfor blive aktuelt at oprette en til flere andre konti eller - som et minimum - specifikationer for at opfylde disse krav, fx:

• Konto for pensionsindbetalinger af jubilæumsgratiale, fratrædelsesgodtgørelse og vederlag til afløsning af pensionstilsagn, som debiteres de andele heraf, som indkomstmodtagerne vælger at indbetale på en pensionsordning, der er omfattet af PBL (pensionsbeskatningsloven) kap. 1.

• Konto for tingsgaver, der indgår som en del af et jubilæumsgratiale mv., idet der ikke skal betales AM-bidrag af tingsgaver, der er omfattet af LL (ligningsloven) § 7 U.

Bilag for personalegoder og godtgørelser samt lønmodtagerspecifikationer

Regnskabet med A-skat og AM-bidrag skal indeholde en konto for hver indkomstmodtager eller anden specifikation af hver enkelt indkomstmodtagers samlede registreringer.

Regnskabet for den enkelte indkomstmodtager skal indeholde

• indkomstmodtagerens navn,
• adresse
• cpr-nr. (i mangel af cpr-nr. noteres fødselsdato, -måned og -år).

Desuden skal oplysning om grundlaget for beregning af indkomst efter KSLbek § 18, nr. 29, 48 og 50, fremgå af de bilag, der ligger til grund for bogføringen. Det drejer sig om:

• (Nr. 29) Fri bil, herunder
  • dagsafgift for privat benyttelse betalt af arbejdsgiveren mv. i tilfælde,
  • hvor en bil,
  • der af arbejdsgiveren mv. er stillet til rådighed for den skattepligtige udelukkende for erhvervsmæssig kørsel,
  • benyttes privat. 
• (Nr. 48) Fri telefon.
• (Nr. 50) Skattepligtige arbejdsgiverbetalte sundhedsbehandlinger og -forsikringer.

Hvis den indeholdelsespligtige yder indkomst i form af fri bil, fri telefon og sundhedsbehandlinger mv., skal den indeholdelsespligtige sikre sig, at det for hver indkomstmodtager umiddelbart fremgår af regnskabet, om og hvor meget, der er modtaget af de nævnte indkomster. Kan indeholdelse af skat af fri bil ikke ske i den udbetalte eller godskrevne indkomst for en lønperiode, skal der for hver enkelt indkomstmodtager føres regnskab over det resterende beløb.

Se KSLbek § 27, stk. 1 og 2, jf. § 18, nr. 29, 48 og 50.

Konti/specifikationer vedrørende den enkelte indkomstmodtager skal - i det omfang det er aktuelt for den pågældende - oplyse:

• AM-indkomst (bidragsgrundlag) og indeholdt AM-bidrag på en måde, så der umiddelbart kan foretages en sammentælling af posterne.

• Udbetalt eller godskrevet A-indkomst, herunder værdi af fri kost og logi efter Skatterådets satser samt indeholdt A-skat, så der umiddelbart kan foretages en sammentælling af A-indkomst og A-skat.

• Omfang af rådighed over fri bil.

• Ikke indeholdt A-skat af fri bil, når der i lønperioden ikke har været plads til indeholdelse i den udbetalte eller godskrevne kontantløn.

• Ikke indeholdt AM-bidrag af fri bil, når der i lønperioden ikke har været plads til indeholdelse i den udbetalte eller godskrevne kontantløn.

• Ydelser i form af
• • vederlag for afløsning af pensionstilsagn efter LL (ligningsloven) § 7 O, stk. 1, nr. 3, både skattefri og skattepligtig del, 
  • gaver, jubilæumsgratiale og/eller fratrædelsesgodtgørelse efter LL § 7 U, både skattefri og skattepligtig del, samt
  • skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse efter LL (ligningsloven) § 9, stk. 4, jf. LL (ligningsloven) § 9 A og LL (ligningsloven) § 9 B samt LL (ligningsloven) § 31, stk. 4 og 5,
• • så hver af de tre former for ydelser umiddelbart kan sammentælles.

Se KSLbek § 27, stk. 2 og 4.

Ved værdiansættelsen af fri kost og logi efter Skatterådets satser skal satser og beregning fremgå af grundbilaget. Se BEK nr. 1179 af 13. december 2011.

For skattefri rejse- og befordringsgodtgørelser efter LL (ligningsloven) § 9, stk. 4, jf. LL (ligningsloven) § 9 A og LL § 9 B samt LL (ligningsloven) § 31, stk. 4 og 5, samt de delvis skattefrie ydelser efter LL (ligningsloven) § 7 U (jubilæums- og fratrædelsesgodtgørelser) og LL § 7 O, stk. 1, nr. 3 (vederlag for afløsning af pensionstilsagn), skal navn, adresse og cpr-nr. (eller fødselsdata, hvis personen er uden cpr-nr.) fremgå af grundbilaget. Bilaget skal desuden indeholde oplysning om grundlaget for skattefriheden.

Se KSLbek § 27, stk. 5.

Den indeholdelsespligtige skal desuden tilrettelægge bogføringen og regnskabet for A-skat og AM-bidrag for at kunne afstemme det skattemæssige årsregnskab med indberetningerne til Skatteforvaltningen efter skattekontrolloven under hensyn til kravene efter mindstekravsbek. for større virksomheder BEK nr. 1295 af 14. november 2018 eller mindstekravsbek. for mindre virksomheder BEK nr. 1296 af 14. november 2018.

Se afsnit A.B.3.2.1.6 Afstemning mellem regnskab, indberetninger og moms.

Arbejdsgiverens kontrol, når der udbetales rejse- og befordringsgodtgørelse

Af hensyn til arbejdsgiverens kontrol og administration ved udbetaling af skattefri rejse- eller befordringsgodtgørelse skal bogføringsbilag for skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse indeholde oplysninger om:

• modtagerens navn, adresse og cpr-nr.,
• kørslens/rejsens erhvervsmæssige formål,
• dato for kørslen og ved rejse tillige start- og sluttidspunkt,
• kørsels-/rejsemål med eventuelle delmål,
• antal kørte kilometer,
• anvendte satser, og
• beregning af kørsels- henholdsvis rejsegodtgørelsen.

Se BEK nr. 173 af 13. marts 2000 § 1, stk. 2, og § 2, stk. 2, der er fastsat efter LL (ligningsloven) § 9, stk. 4.

Det kræves ikke, at godtgørelsesmodtageren skal føre et egentligt kørselsregnskab med angivelse af den samlede kørsel, dvs. både den private og den erhvervsmæssige del.

Derimod skal arbejdsgiveren/hvervgiveren kontrollere, at betingelserne for skattefri udbetaling af rejsegodtgørelse er opfyldt, herunder antallet af rejsedage. Ved udbetaling af befordringsgodtgørelse er det også en forudsætning, at arbejdsgiveren mv. fører kontrol med antallet af kørte kilometer med godtgørelsesmodtagerens eget køretøj. Arbejdsgiveren skal bl.a. sikre sig, at udbetaling kun sker for strækninger, hvor modtageren er blevet transporteret.

Se BEK nr. 173 af 13. marts 2000 § 1, stk. 1, og § 2, stk. 2, samt SKM2003.317.ØLR.

Se også

Se også om begrebet "eget køretøj" i afsnit C.A.4.3.3.3.2 Godtgørelse for erhvervsmæssig befordring.

For en fuldstændig dokumentation af skattefriheden - udover forannævnte dokumentation - skal det tillige fremgå af arbejdsgiverens regnskabsmateriale, at der er ført kontrol. Hvis arbejdsgiveren ikke har et tilstrækkeligt grundlag for en effektiv kontrol eller undlader kontrol, kan skattefriheden fortabes.

Se SKM2001.504.ØLR og SKM2002.525.VLR.

Arbejdsgiveren kan sikre sig, at kontrollen er tilstrækkelig, hvis der er fastlagt klare administrative rutiner, og der gennemføres en effektiv intern kontrol, herunder hvis den faktiske kontrol har afsat sig spor i form af attestation og korrektion af eventuelle fejl, der fx kan være konstateret ved efterregning.

Skatteforvaltningen anser arbejdsgiverens kontrolforpligtelse for opfyldt, hvis modtageren af en befordringsgodtgørelse på et grundbilag erklærer, at kørslen er sket med eget køretøj. Dette forudsætter dog yderligere, at modtageren af befordringsgodtgørelsen ejer et sådant køretøj, og at arbejdsgiveren har en begrundet overbevisning herom. Hvis modtageren ud over eget køretøj har rådighed over køretøjer, som ikke giver adgang til at få udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse, fx fri bil, anses arbejdsgiverens kontrol kun for mulig, hvis køretøjets registreringsnummer er oplyst på kørselsopgørelsen.

Se SKM2004.45.LSR.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området: