Hvilke oplysninger er undtaget fra adgangen til aktindsigt?

A.A.6.2.2.3.4.4 Undtagelse af oplysninger

Dette afsnit handler om, hvilke oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt. Se OFL §§ 30 - 33 og OFL § 35.

Afsnittet indeholder:

• Private forhold
• Oplysninger om fysiske personer
• Oplysninger om drifts- eller forretningsforhold
• Statens sikkerhed eller rigets forsvar
• Rigets udenrigspolitiske interesser m.v.
• Offentlige og private interesser
• Aktindsigt i en del af et dokument
• Oplysninger omfattet af den særlige tavshedspligt
• Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKM-meddelelser mv.
• Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Private forhold

Undtagelse af oplysninger om private forhold er reguleret i OFL § 30 og § 33, nr. 5. For så vidt angår indholdet og anvendelsesområdet for bestemmelsen i OFL § 33, nr. 5, se neden for om Offentlige og private interesser.

Oplysninger om fysiske personer

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om enkeltpersoners, dvs. fysiske personers, private, herunder økonomiske forhold. Se OFL § 30, nr. 1.

Bestemmelsen er absolut i den forstand, at undtagelse af oplysninger ikke er betinget af en konkret interesseafvejning, men alene afhænger af, om de pågældende oplysninger efter deres art er omfattet af bestemmelsen.

Det er imidlertid ikke enhver oplysning om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, der kan undtages efter bestemmelsen. Bestemmelsen omfatter kun oplysninger af den art, som efter en generel vurdering vedrører "privatlivets fred", det vil sige oplysninger, der er så følsomme, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne unddrages offentlighedens kendskab.

I en sag om aktindsigt i en borgmesters telefonregning- en specificeret telefonregning på 54 sider, som indeholdt oplysninger om både borgmesterens private og tjenstlige opkald (de sidste to cifre i numrene var skjult af teleselskabet), sms-beskeder og dataforbrug, var ombudsmanden enig i, at oplysningerne om borgmesterens private brug af telefonen var omfattet af offentlighedslovens § 30, nr. 1, og derfor ikke skulle udleveres. Ombudsmanden fandt imidlertid ikke grundlag for at tilsidesætte kommunens vurdering af, at hverken kommunen eller borgmesteren kunne adskille oplysningerne og lagde vægt på den tid, der var gået siden de pågældende telefonsamtaler mv. Se FOU 2016.4.

Eksempel: særligt følsomme oplysninger

Særligt følsomme oplysninger - fx oplysninger om race, religion, strafbare forhold og helbredsforhold - er efter denne hovedregel utvivlsomt omfattet af bestemmelsen.

Eksempel: CPR-numre

For så vidt angår andre oplysninger af privat karakter er det fast antaget, at CPR-numre kan undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen.

Eksempel: økonomiske oplysninger

Endvidere er oplysninger af økonomisk art omfattet af bestemmelsen, hvis de afslører noget om enkeltpersoners privatøkonomi.

Derimod kan oplysninger, der er offentligt tilgængelige efter andre regler, fx i offentlige registre, håndbøger eller ved offentlig fremlæggelse, som udgangspunkt ikke undtages fra aktindsigt.

Dog gælder, at hvis offentligt tilgængelige oplysninger kan kædes sammen med andre oplysninger, som ikke er offentligt tilgængelige, eller i øvrigt indgår i en anden sammenhæng, vil der med hensyn til alle oplysninger kunne blive tale om så følsomme oplysninger, at de er omfattet af bestemmelsen.

Det samme gælder for oplysninger, der fx via offentlige medier er gjort tilgængelige af den, oplysningen er om. Sådanne oplysninger kan derfor fortsat efter omstændighederne - trods offentliggørelse for en større eller mindre kreds af personer - undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen.

I en sag om aktindsigt i politirapporter var Ombudsmanden enig med Udenrigsministeriet i, at dokumenterne indeholdt oplysninger, der var omfattet af OFL § 30, nr. 1, hvorfor dokumenterne som udgangspunkt kunne undtages fra aktindsigt. Idet der var tale om en sag, der havde været omtalt i medierne, fandt Ombudsmanden heller ikke grundlag for at kritisere Udenrigsministeriets vurdering af, at det ikke var muligt at gennemføre en effektiv anonymisering af akterne, hvorfor der på den baggrund heller ikke kunne gives aktindsigt ud fra et princip svarende til meroffentlighedsprincippet. Se Ombudsmandens udtalelse i sag nr. 16/00427 af 18. april 2016.

Oplysninger om drifts- eller forretningsforhold

Retten til aktindsigt i oplysninger om drifts- eller forretningsforhold eller lignende kan begrænses efter en konkret vurdering. Se OFL § 30, nr. 2.

Bestemmelsen kan kun anvendes, hvis det efter en konkret vurdering må antages, at imødekommelse af aktindsigt vil indebære en nærliggende risiko for, at der - typisk af konkurrencemæssige grunde - påføres den person eller virksomhed, som oplysningerne er om, skade - navnlig i form af et økonomisk tab af nogen betydning. Se Ombudsmandens udtalelse nr. 9915 af 23. juni 2015.

Endvidere skal skaden være konkret, og den skal være en umiddelbar følge af, at der gives aktindsigt.

Bemærk at

• I tvivlstilfælde bør der - til belysning af risikoen for et tab som følge af aktindsigt - indhentes en udtalelse fra den person eller virksomhed, oplysningen er om. En sådan høringsudtalelse er ikke bindende for myndigheden, der selv træffer afgørelse ud fra en samlet oplysning og vurdering af sagen.
• Der skal ske partshøring af den, der anmoder om aktindsigt, hvis myndigheden har indhentet udtalelser fra en person eller virksomhed oplysningen er om. Se FVL § 19, stk. 1. Pligten til at foretage partshøring gælder dog ikke, hvis parten ikke har ret til aktindsigt i de pågældende oplysninger. Se FVL § 19, stk. 2, nr. 4 og FVL kapitel 4. Se FOB2017-11.
• En borger/virksomhed, der har afgivet udtalelse, er ikke part i aktindsigtssagen, men vil være part i en eventuel senere klagesag om tavshedspligt, der rejses af den borger/virksomhed, som oplysningen er om.

I en sag om aktindsigt i Erhvervsstyrelsens tilladelser til eksport af overvågningsteknologi var ombudsmanden ikke enig i, at myndigheden med den anførte begrundelse kunne tilbageholde oplysningen om navnet på den ene af de to berørte virksomheder og oplysninger om kunder og destinationsland på den anden virksomhed. Myndigheden havde efter at have hørt de berørte virksomheder undtaget navnet på den ene virksomhed og en række oplysninger på den anden virksomhed, med henvisning til at der ville være nærliggende risiko for, at virksomhederne blev påført et økonomisk tab, hvis oplysningerne blev udleveret, jf. OFL § 30, nr. 2. Ombudsmanden udtalte, at myndigheden ikke kunne tilbageholde oplysningen om virksomhedens navn, under henvisning til at det er risikoen for misbrug eller misforståelse af oplysningerne, der gør, at der ikke kan gives aktindsigt i navnet. Ombudsmanden udtaler, at virksomhedens navn ikke kan tilbageholdes under henvisning til at der af de anførte grunde ville være en nærliggende risiko for, at virksomheden ville blive påført et økonomisk tab af nogen betydning, jf. OFL § 30, nr. 2. Ombudsmanden var enig i, myndigheden ikke udleverede oplysninger om destinationsland og kunder, idet disse oplysninger i sammenhæng med oplysningen om virksomhedens navn ville være en nærliggende risiko for, at virksomheden vil blive påført et væsentligt økonomisk tab som følge af tabte ordrer og kunder til konkurrerende virksomheder i samme branche. jf. OFL § 30. Baggrunden herfor udtalte ombudsmanden var, at det var et væsentligt element i myndighedens afgørelse, at virksomheden detaljeret havde redegjort for, hvilke økonomiske skadevirkninger der var tale om, og hvorledes de forventedes at indtræde ved en udlevering af oplysningerne. Ombudsmanden udtalte endelig, at Erhvervsstyrelsen burde have partshørt journalisten over de dele af virksomhedernes udtalelser, der ikke indeholdt oplysninger om drifts-og forretningsforhold. Se FOB2017-11.

Statens sikkerhed eller rigets forsvar

Retten til aktindsigt i oplysninger kan begrænses, hvis det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar. Se OFL § 31.

Rigets udenrigspolitiske interesser m.v.

Retten til aktindsigt i oplysninger kan af hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser m.v., herunder forholdet til andre lande eller internationale organisationer, begrænses, i det omfang fortrolighed følger af EU-retlige eller folkeretlige forpligtelser eller lignende. Se OFL § 32, stk. 1.

Bestemmelsen finder tillige anvendelse, såfremt et andet land eller en international organisation har en berettiget forventning om, at oplysningerne ikke bliver offentliggjort.

Ombudsmanden har i en sag udtalt, at der tillige kan foreligge en berettiget forventning om hemmeligholdelse, uden at der i forbindelse med fremsendelse af dokumenterne foreligger en egentlig tilkendegivelse af, at danske myndigheder ikke bør offentliggøre dokumenterne. Se FOB 2015.14.

Retten til aktindsigt i oplysninger kan også begrænses, hvis det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser m.v., herunder forholdet til andre lande eller internationale organisationer. Se OFL § 32, stk. 2.

Offentlige og private interesser

Retten til aktindsigt i oplysninger kan begrænses ud fra hensynet til private og offentlige interesser. Se OFL § 33, nr. 1-5.

Anvendelse af bestemmelsen forudsætter, at der foretages en konkret vurdering, idet en anmodning om aktindsigt kun kan afslås, hvis det skønnes nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til en række nærmere opregnede offentlige interesser (nr. 1-3), hensyn til forskeres og kunstneres originale idéer m.v. (nr. 4) samt offentlige og private interesser (nr. 5).

Det betyder, at aktindsigt kun kan afslås, hvis det må antages, at der er nærliggende fare for, at de nævnte interesser vil lide skade af betydning.

Der skal derimod ikke ved denne vurdering tages hensyn til ansøgers individuelle interesse (retlige interesse) i at opnå aktindsigt.

I en sag om aktindsigt afgjorde Landsskatteretten, at et kapitel i SKATs Motorhåndbog vedrørende parallelimport indeholdt generelle retningslinier for behandlingen af sager om parallelimport, hvorfor kapitlet var omfattet af retten til aktindsigt efter den dagældende OFL § 8, nr. 4 (nugældende OFL § 26, nr. 4). Dele af kapitlet, der indeholdt en beskrivelse af SKATs kontrol ved ekspedition af parallelimport, var ikke omfattet af retten til aktindsigt, da det var nødvendigt at begrænse denne af væsentlige hensyn til gennemførelse af SKATs kontrolvirksomhed, jf. den dagældende OFL § 13, stk. 1, nr. 4 (nugældende OFL § 33, nr. 2). Se SKM2010.700.LSR.

Bestemmelsen i OFL § 33, nr. 5, om hensynet til private og offentlige interesser, "hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet" har karakter af en opsamlingsbestemmelse, der giver hjemmel til at undtage oplysninger fra aktindsigt i andre tilfælde end nævnt i OFL §§ 30 - 33, nr. 1-4.

Anvendelsesområdet for bestemmelsen er imidlertid snævert, idet den kun kan benyttes, hvor hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller enkeltpersoners interesser er klart påkrævet, og hvor disse interesser er af en art, der er anerkendt ved udformningen af lovens øvrige undtagelsesbestemmelser, men hvor de udtrykkelige bestemmelser har vist sig utilstrækkelige.

Navne på ansatte i en myndighed kan kun undtages efter bestemmelsen i ganske særlige tilfælde, idet offentlighedslovens klare og grundlæggende udgangspunkt er, at der er adgang til aktindsigt i navnene på ansatte i den offentlige forvaltning. Se FOB 2014.18 om aktindsigt i navne på medarbejdere, der havde behandlet en konkret sag.

Bestemmelsen er således eksempelvis ikke anvendelig til beskyttelse af internt præget samarbejde mellem forvaltningsmyndigheder, og mellem forvaltningsmyndigheder og private. Se FOB 1988, 57.

I en sag om afslag på aktindsigt efter OFL § 33, nr. 5 i dokumenter, som Justitsministeriet forventede ville indgå i en kommende undersøgelseskommissions arbejde, fandt Ombudsmanden ikke grundlag for at kritisere Justitsministeriets afgørelse. Ombudsmanden lagde vægt på, at en undersøgelseskommission måtte betragtes som nært forestående på det tidspunkt, hvor ministeriet traf afgørelse om aktindsigten, og havde ikke grundlag for at tilsidesætte ministeriets vurdering af, at der var tale om centrale dokumenter. Ombudsmanden udtalte herefter, at i hvert fald når "nærhedskriteriet" og kravet om "centrale dokumenter" er opfyldt, kan der ikke stilles yderligere krav om, at myndighederne nærmere begrunder, hvorfor de mener, at det vil skade kommissionens undersøgelse at udlevere materialet. Se FOB 2016.8.

I en sag om afslag på aktindsigt efter OFL § 33, nr. 3 og OFL § 33, nr. 5 i en række oplysninger i nogle dokumenter, som Bygningsstyrelsen og Rigspolitiet havde udvekslet vedrørende en ny politiskole/uddannelsescenter i det vestlige Danmark, fandt Ombudsmanden, at styrelsen på det foreliggende grundlag ikke kunne undtage alle oplysningerne efter OFL § 33, nr. 3. Ombudsmanden anførte, at det synes forudsat som betingelse for at bruge bestemmelsen i OFL § 33, nr. 3, at der i hvert fald som udgangspunkt er tale om en konkret forhandlingssituation, som er indledt, eller som med en vis sandsynlighed må forventes. For så vidt angår oplysningerne i relation til sikkerhed omkring f.eks. bygningerne, fandt Ombudsmanden, at de nærmere havde karakter af oplysninger om almindelig kontorindretning og fandt på det foreliggende grundlag ikke kunne undtage alle oplysningerne efter OFL § 33, nr. 5. Se FOU 2016.38.

I en sag om aktindsigt i oplysninger i et dokument, som var udvekslet mellem Justitsministeriet og Statsministeriet til brug for regeringsdannelsen i juni 2015, var ombudsmanden enig i, at oplysningerne ikke kunne udleveres efter OFL § 33 nr. 5 og OFL § 34, nr.1. Ombudsmanden fandt, at regeringsdannelse var en politisk beslutningsproces af særlig karakter, og med henvisning til Justitsministeriets oplysninger om de mulige skadevirkninger ved en udlevering af oplysningerne, kunne aktindsigten afvises. Se FOU 2016.29.

I en sag om aktindsigt i lydoptagelser af radiokommunikationen mellem fjernstyringscentralen og to tog var Folketingets Ombudsmand enig i, at Transport-, Bygnings- og Boligministeriet kunne give afslag efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 33, nr. 5. Ministeriet lagde til grund, at jernbanelovens § 78, stk. 4 udgør en særlig tavshedspligtsbestemmelse efter offentlighedslovens § 35. Det forhold, at anmodning om aktindsigt i oplysninger omfattet af jernbanelovens § 78, stk. 4 fremsættes til Banedanmark , der ikke er omfattet af tavshedspligtsbestemmelsen, må nyde samme beskyttelse som de oplysninger Trafikstyrelsen, der er omfattet af tavshedspligtsbestemmelsen, får indberettet. Bestemmelsen i offentlighedslovens § 33, nr. 5 skal beskytte de hensyn, der som sådan er anerkendt i offentlighedslovens øvrige undtagelsesbestemmelser, men hvor de udtrykkelige bestemmelser - f. eks. lovens § 35 - har vist sig utilstrækkelige. Ministeriet har begrundet afslaget med, at det ville udhule beskyttelsen af indberetningspligtige oplysninger og indebære en risiko for, at kvaliteten samt mængden af data, der indberettes til Trafikstyrelsen, ville blive sænket til skade for for sikkerheden på jernbanen. Se ombudsmandens udtalelse nr. 9418 af 29/4/2019.

Aktindsigt i en del af et dokument

Hvis hensynet til private forhold, drifts- eller forretningsforhold, statens sikkerhed eller rigets forsvar, rigets udenrigspolitiske interesser eller offentlige og private interesser (OFL §§ 30-33) kun gør sig gældende for en del af dokumentet, skal den øvrige del af dokumentet udleveres. Se OFL § 34.

Det gælder ikke, hvis udleveringen af den resterende del af dokumentet vil stride mod de hensyn, der gør, at oplysningerne omfattet af OFL §§ 30-33 kan undtages.

Det gælder ligeledes ikke, hvis der ved udleveringen af den resterende del af dokumentet gives klart vildledende information, eller hvis det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende indhold.

Oplysninger omfattet af særlig tavshedspligt

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger, der er omfattet af en særlig tavshedspligt. Se OFL § 35. Se også afsnit A.A.6.2.2.3.3 Forholdet til tavshedspligt om forholdet til tavshedspligt.

Alle oplysninger om private forhold på Skatteministeriets lovgivningsområde er nu efter deres art omfattet af skattemyndighedernes særlige tavshedspligt.

Det betyder, at oplysninger omfattet af tavshedspligten, uanset deres nærmere indhold, vil være undtaget fra adgangen til aktindsigt efter bestemmelsen i OFL § 35.

Erhvervsmæssige oplysninger på Skatteministeriets lovgivningsområde om fx afgifter, som tidligere alene kunne undtages fra aktindsigt efter en konkret vurdering af den aktuelle skadesrisiko ved aktindsigt efter OFL § 30, nr. 2, er nu som helhed efter deres art omfattet af OFL § 35. Se SFL (skatteforvaltningsloven) § 17, stk. 1.

Ombudsmanden har i Folketingets Ombudsmands beretning for 2005, side 621 ff.(især side 672 ff.) anført hvilke oplysninger, der kunne anses for omfattet af den dagældende bestemmelse i skattestyrelseslovens § 37 (nu SFL (skatteforvaltningsloven) § 17, stk. 1). Se FOB 2005.621.

Ombudsmanden har udtalt, at selve oplysningen om, at der er påbegyndt en skatte-/afgiftssag hos SKAT, er en tavshedsbelagt oplysning, der ikke må videregives til uvedkommende. Se FOB 2008.303. SKAT må derfor ikke oplyse om, at der er en skatte-/afgiftssag hos SKAT til uvedkommende, hvis anmodningen om aktindsigt vedrører en konkret person og/eller virksomhed, jf. OFL § 35, jf. SFL (skatteforvaltningsloven) § 17.

Ombudsmanden har udtalt, at oplysninger om, at en journalist har søgt om aktindsigt i bestemte oplysninger, i udgangspunktet ikke er fortrolige. Oplysningerne kunne derfor ikke undtages med hjemmel i OFL § 35, jf. SFL (skatteforvaltningsloven) § 17. Se Ombudsmandens udtalelse nr. 9380 af 20. maj 2015.

Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området:

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området: