A.A.6.4.4 Meddelelse efter oplysningspligten

Indhold

Dette afsnit handler om formkrav, tidsfrist mm. vedrørende den meddelelse, der efter reglerne om oplysningspligten skal gives den registrerede.

Afsnittet indeholder:

• Formkrav
• Meddelelsens art
• Tidsfrist

Formkrav

Der gælder efter loven ingen formkrav til den meddelelse, der skal gives den registrerede, og der kan derfor efter bestemmelsen ikke stilles krav om, at meddelelsen skal gives skriftligt.

I tilfælde af uenighed om, hvorvidt der er givet den fornødne underretning til den registrerede, er det imidlertid den dataansvarlige, som skal kunne dokumentere, at oplysningspligten er opfyldt.

Underretningen skal derfor som hovedregel gives skriftligt.

Hvis oplysninger indhentes mundtligt, fx under et møde eller pr. telefon, og der samtidig mundtligt gives underretning til opfyldelse af oplysningspligten, skal der i alle tilfælde foretages notat, der kan dokumentere, at oplysningspligten er blevet overholdt.

Meddelelsens art

Forvaltningsmyndighedens stilling til, om - og i hvilket omfang - der i en given situation er oplysningspligt efter persondatalovens §§ 28 - 30, er ikke en afgørelse i forvaltningslovens forstand, men anses for en beslutning af processuel karakter.

Myndigheden skal derfor ikke begrunde en eventuel beslutning om ikke at give underretning, når indsamlingen finder sted. Tilsvarende skal underretning af den registrerede til opfyldelse af oplysningspligten ikke ledsages af klagevejledning.

Er der derimod tale om besvarelse af en efterfølgende klage fra den registrerede person over manglende underretning eller eventuelt indsigelse mod, at oplysninger om vedkommende gøres til genstand for behandling (se PDL § 35), er der tale om en afgørelse, som skal forsynes med både begrundelse og klagevejledning. Se afsnit A.A.7.4.7 Begrundelse Begrundelse og A.A.7.4.9 Klagevejledning i afgørelser Klagevejledning i afgørelser. En sådan afgørelse kan påklages til Datatilsynet. Se afsnit A.A.10.1 Klagestruktur Klagestruktur og særlige klageregler.

Tidsfrist

• Ved indsamling af oplysninger hos den registrerede
• Ved indsamling af oplysninger hos andre end den registrerede

Ved indsamling af oplysninger hos den registrerede

Når der indsamles oplysninger hos den registrerede, skal oplysningspligten opfyldes samtidig med indsamlingen. Se PDL § 28, stk. 1.

I de tilfælde, hvor oplysninger indsamles i forbindelse med, at den registrerede fx skal indlevere en ansøgning, blanket eller lignende til den dataansvarlige, kan oplysningspligten opfyldes ved, at de fornødne informationer er fortrykt på ansøgningen, blanketten mv.

Hvis indsamlingen foregår uden anvendelse af en fortrykt ansøgningsformular eller lignende, fx ved at den registrerede selv henvender sig i et almindeligt brev, skal oplysningspligten opfyldes snarest muligt eller senest inden for 10 dage.

Ved indsamling af oplysninger hos andre end den registrerede

Når oplysninger indsamles hos andre end den registrerede, skal oplysningspligten opfyldes ved registreringen, eller hvis de indsamlede oplysninger er beregnet på videregivelse, senest ved videregivelsen af oplysningerne. Se PDL § 29, stk. 1.

Udtrykket "ved registreringen" skal fortolkes som snarest muligt eller senest inden for 10 dage efter registreringen.

I tilfælde, hvor de indsamlede oplysninger er beregnet på videregivelse til tredjemand, kan opfyldelse af oplysningspligten vente til videregivelse af oplysninger første gang finder sted. Det er dog en betingelse, at det på tidspunktet for indsamlingen er klart, at oplysningerne skal videregives til tredjemand, og at videregivelsen finder sted inden for en forholdsvis snæver periode.