N.2.7 Elektroniske fakturaer | Siden 1. januar 2004 har der været fælles EU-regler for udstedelse af elektroniske fakturaer vedrørende moms. Reglerne supplerer bogføringslovens bestemmelser herom. Reglerne fremgår af momssystemdirektivet (2006/112) kap. 3 og 4. De fælles regler for elektronisk fakturering af leverancer vedrørende moms gør det muligt under visse forudsætninger at fakturere elektronisk overalt inden for EU. For at fremme elektronisk fakturering og ikke stille væsentlige hindringer i vejen for dette, har Danmark med virkning fra 1. januar 2010 valgt at liberalisere kravene til elektronisk fakturering for indenlandske leverancer af varer og ydelser. Der er derfor foretaget en deling af hidtidig § 45 i bekendtgørelsen, således at § 45 nu angår de fælles betingelser ved elektronisk fakturering, mens § 45a angår særregler ved elektronisk fakturering med virksomheder i andre EU-lande og tredjelande. Ændringen medfører, at der ikke gælder særlige teknologiske krav i form af avanceret elektronisk signatur eller EDI ved elektroniske fakturaer ved indenlandske leverancer. En faktura, der fx fremsendes som PDF-fil på en almindelig e-mail opfylder herefter kravene til en elektronisk faktura, når der er tale om en indenlandsk leverance. En faktura, der sendes via fax, er principielt også en faktura, der sendes ad elektronisk vej, men da fax grundlæggende bevarer sin autenticitet med hensyn til fakturaudsteder (afsender) og integritet for så vidt angår fakturaens indhold, anses en faktura ansendt som fax at opfylde bestemmelserne, hvorved forudsættes, at faxen er overført fuldstændigt med alle de informationer, der er gældende overførselstidspunktet, og at fakturaen og dens indhold ikke efterfølgende kan ændres, samt at faxen i øvrigt ikke er udskrevet på papir, hvor informationerne overtid kan forsvinde eller bliver ulæselige, fx når en fax udskrives på lysfølsomt termopapir. Som særregler skal kravene til anvendelse af elektroniske fakturaer ved indenlandske leverancer til den offentlige sektor i Danmark ifølge bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder dog anses at gælde forud for momsbekendtgørelsens § 45. |
|
Elektronisk fakturering for indenlandske leverancer | Efter bekendtgørelsens § 45, stk. 1, er der to betingelser, der skal være opfyldt ved elektronisk fakturering for indenlandske leverancer af varer og ydelser:- køberen skal være indforstået med at modtage en elektronisk faktura, og
- den elektroniske faktura skal indeholde kravene til en fuld faktura efter bekendtgørelsens § 40, stk. 1, § 40a og § 41.
Ved fremsendelse af flere fakturaer ad elektronisk vej til samme registrerede kunde, kan oplysninger, som er fælles for de forskellige fakturaer, f.eks. sælgers og kundens navn og adresse, registreringsnummer, m.v., blot angives en gang, såfremt der for hver faktura er adgang til samtlige oplysninger, jf. bekendtgørelsens § 45, stk. 3. Efter bekendtgørelsens § 45, stk. 4, skal virksomheder, der benytter elektronisk fakturering, opbevare beskrivelser af de systemer, herunder hardware og software, og de procedurer, der benyttes. Endvidere skal virksomheden opbevare kontrakter og certifikater som en del af beskrivelsen. Efter bekendtgørelsens § 45, stk. 5, skal virksomheder, der anvender, udsteder eller modtager elektroniske fakturaer til brug for regnskabsførelsen, opbevare de elektroniske fakturaer i deres oprindelige form og format. Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet stedse overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser. Dette gælder, uanset om data opbevares i virksomheden eller hos en tredjepart. |
|
Særregler ved elektronisk fakturering med udlandet | Udover ovennævnte betingelser vedrørende indenlandsk elektronisk fakturaring er det i henhold til bekendtgørelsens § 45a, stk 2, en forudsætning, at der skal være sikkerhed for både ægtheden af fakturaernes oprindelse og integriteten af fakturaernes indhold, når der ved levering af varer og ydelser faktureres elektronisk til virksomheder i andre EU-lande og tredjelande. Denne sikkerhed kan efter de fælles EU-regler opnås gennem enten - en elektronisk signatur, eller
- elektronisk dataudveksling (EDI).
Benyttes én af disse to metoder, vil elektronisk fakturering efter momssystemdirektivet være anerkendt overalt i EU. Virksomheder, der ikke anvender elektronisk signatur eller EDI, kan også benytte andre metoder til elektronisk fakturering, forudsat der er en sikker procedure, som tilgodeser, at kravene til ægthed og integritet overholdes. Skal sådanne andre metoder benyttes inden for EU, skal myndighederne i det pågældende EU-land acceptere metoden. Det påhviler virksomheden selv at indhente en sådan accept fra det pågældende EU-land. |
|
Elektronisk signatur | Efter bekendtgørelsens § 45a, stk. 3, skal anvendelse af en elektronisk signatur være baseret på en avanceret elektronisk signatur, der minimum har et sikkerhedsniveau, svarende til f.eks. et OCES-certifikat (Offentlige Certifikater for Offentlig Service). D.v.s. at en anden tilsvarende elektronisk signatur er lige så anvendelig. Systemet med elektronisk signatur giver en sikkerhed, som er afgørende for troværdigheden, nemlig- autenticitet (ægthed af oprindelsen) - hvilket giver modtageren af fakturaen sikkerhed for, at fakturaen stammer fra den, der har sendt fakturaen
- integritet - giver sikkerhed for, at der ikke er ændret i fakturaen undervejs
Herudover giver elektronisk signatur mulighed for fortrolighed, f.eks. ved hjælp af kryptering - som giver sikkerhed for, at uvedkommende ikke kan få kendskab til indholdet i fakturaen. Dette er dog ikke et lovkrav, som kræves opfyldt. Kravet om brug af en elektronisk signatur er opfyldt, hvis afsenderen benytter en avanceret elektronisk signatur svarende til et OCES-certifikat, uanset om modtageren har digital signatur. Der henvises i øvrigt til www.digitalsignatur.dk. |
|
Elektronisk dataudveksling (EDI) | Efter bekendtgørelsens § 45a, stk. 4, er det en forudsætning for anvendelse elektronisk dataudveksling (EDI), at der mellem køber og sælger foreligger en konkret aftale, som fastsætter sikre procedurer for den elektroniske udveksling af fakturaer ved hjælp af EDI. Anvendelsen forudsætter, at parterne benytter og opretholder de særlige metoder og regler, som er nødvendige for datasikkerheden, ægtheden af deres oprindelse og integriteten af deres indhold. Kortfattet er den elektroniske udveksling (EDI) baseret på:- en aftalt standard,
- en konkret aftale mellem parterne (før fakturaen sendes elektronisk), og
- dataoverførsel, som automatisk kan forstås óg håndteres af virksomhederne uden iværksættelse af særlige indgreb.
Elektronisk dataudveksling (EDI) er ikke begrænset til særlige standarder som f.eks. EDIFACT. |
|
Andre elektroniske metoder | Efter bekendtgørelsens § 45a, stk. 5, er der mulighed for at anvende en anden sikker metode end elektronisk (digital) signatur og EDI, forudsat, at der er en indforstået aftale mellem sælger og køber samt en forretningsgang, der sikrer at ægtheden og integriteten opretholdes. Som eksempel på en sådan anden metode kan nævnes den måde, hvorpå pengeinstitutterne udbyder internetbank, der bl.a. er baseret på aftaler mellem parterne og password-systemer samt evt. kryptering af data. Myndighederne i det pågældende EU-land skal som nævnt acceptere metoden, ligesom det påhviler virksomheden selv at indhente en sådan accept fra det pågældende EU-land. |
|
