M.2.1 Indsigtsretten

Reglerne om den registreredes indsigtsret findes i persondatalovens kapitel 9, §§ 31 - 34.

Reglerne om indsigtsret er regler om egenacces. Reglerne regulerer derfor i hvilket omfang den person, der behandles oplysninger om (den registrerede) har ret til oplysninger om sig selv.

Bestemmelsen i PDL § 31, stk. 1, fastsætter, at en person, der fremsætter anmodning herom, skal have meddelelse fra den dataansvarlige om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende. Hvis der behandles oplysninger om den, der har fremsat anmodningen, skal der på en let forståelig måde gives den pågældende meddelelse om en række nærmere angivne forhold.

Retten til at begære indsigt efter PDL § 31, stk. 1, gælder for enhver person. "Den person, der behandles oplysninger om" (den registrerede) kan være både hovedpersoner og bipersoner. Ved bipersoner forstås her oplysninger om personer, der ikke er den egentlige genstand for behandlingen, men derimod alene optræder accessorisk i tilknytning til oplysninger om den registrerede. Det kan fx dreje sig om pårørende til den registrerede eller om vidner i en civil retssag. Efter den tidligere gældende registerlovgivning blev oplysninger om bipersoner i praksis kun i begrænset omfang anset for omfattet af lovgivningen. Denne praksis kan imidlertid ikke opretholdes efter persondataloven, som også beskytter bipersoner. Bipersoner har derfor nu som udgangspunkt samme rettigheder som andre registrerede personer, jf. Datatilsynets vejledning nr. 126 af 10. juli 2000, punkt 1.5.

Der stilles ikke særlige formkrav til anmodningen. En anmodning om indsigt kan derfor fremsættes både mundtligt, skriftligt og gennem en e-post.

Persondataloven skal imidlertid bl.a. sikre, at den enkelte borgers retsbeskyttelse og integritet ikke krænkes i forbindelse med den dataansvarliges behandling af personoplysninger, jf. lovens § 41, stk. 3, om fastsættelse af sikkerhedsforanstaltninger.

Den dataansvarlige skal derfor sikre sig, at den, der meddeles oplysninger til, er rette person, så oplysninger om den registrerede ikke kommer til uvedkommendes kendskab. Der gælder ikke specifikke regler for, hvorledes dette krav skal sikres, men sædvanlige legitimationspapirer som pas, kørekort eller ID-kort mv. vil kunne kræves forevist. Hvis anmodningen ikke fremsættes skriftligt - i et brev eller ved e-post (med elektronisk signatur der opfylder kravene i lov nr. 417 af 31. maj 2000) - vil den dataansvarlige ligeledes være berettiget til at forlange, at den der fremsætter anmodningen underskriver en begæring om indsigt.

Derimod er oplysning om personnummer hverken nødvendig eller tilstrækkelig legitimation, da datasikkerhed ikke må baseres på personnummeret som en form for adgangskort (password), jf. Datatilsynets vejledning nr. 126 af 31. maj 2000, punkt 1.3 og 3.1.3.

Der kan heller ikke stilles krav om, at en anmodning om indsigt skal indeholde en præcis angivelse af den eller de behandlinger, der ønskes indsigt i. En begæring om indsigt kan derfor principielt omfatte alle de behandlinger, som måtte blive foretaget for den dataansvarlige, jf. Datatilsynets vejledning, punkt 3.1.1.

For så vidt angår specielt bipersoner, er det endvidere ikke en forudsætning for at få indsigt i den dataansvarliges behandlinger, at denne person er søgbar i den dataansvarliges edb-system. Dette indebærer imidlertid ikke, at den dataansvarlige - i tilfælde, hvor det kun er muligt at søge på behandlingens hovedpersoner - ikke vil være berettiget til at anmode en biperson om at fremkomme med de fornødne oplysninger til, at den dataansvarlige kan finde frem til eventuelle behandlinger af oplysninger om bipersonen. Den dataansvarlige kan dog ikke stille krav om, at bipersonen skal oplyse hovedpersonens personnummer, jf. Datatilsynets vejledning, punkt 3.2.2. Der kan således ikke stilles krav om, at hverken hovedpersoner eller bipersoner ved anmodning om indsigt skal oplyse personnummer.

Den registreredes ret til indsigt omfatter som udgangspunkt en række forhold vedrørende behandlingen af oplysninger om den pågældende, når disse oplysninger er undergivet elektronisk behandling eller indgår i et manuelt register, jf. PDL § 31, stk. 1, og § 1, stk. 1 om lovens anvendelsesområde. Ved register forstås her enhver struktureret samling af personoplysninger, der er tilgængelig efter bestemte kriterier, jf. PDL § 3, stk. 3. Omfattet af begrebet er eksempelvis kartotekskasser, journalbøger, fortegnelser og systematiske ringbind, men ikke samlinger af "papirsager" eller enkelte "papirsager".

For så vidt angår den offentlige forvaltning omfatter disse behandlinger både afgørelsessager, faktisk forvaltningsvirksomhed og anden administrativ virksomhed. Efter PDL § 32, stk. 2, jf. OFL § 2, er sager inden for strafferetsplejen, lovgivningssager og personalesager dog undtaget fra retten til indsigt i samme omfang som efter offentlighedsloven, jf. afsnit M.1.2.2.

Den registreredes ret til indsigt er efter PDL § 32, stk. 2, jf. OFL § 14, begrænset af særlige regler om tavshedspligt. Det betyder, at oplysninger omfattet af den særlige tavshedspligt efter SFL (skatteforvaltningsloven) § 17, og SKL (skattekontrolloven) § 6 F, stk. 2, skal undtages fra retten til indsigt i samme omfang som efter OFL § 14, jf. afsnit M.1.2.2. Det samme gælder efter en konkret fortolkning andre bestemmelser om særlig tavshedspligt på Skatteministeriets område, jf. afsnit M.3.

Enhver, der fremsætter anmodning herom, skal have meddelelse om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende. Hvis dette er tilfældet, har den registrerede som udgangspunkt ret til indsigt i, hvilke oplysninger der behandles, behandlingens formål, kategorierne af modtagere af oplysningerne og tilgængelig information om, hvorfra disse oplysninger stammer, jf. PDL § 31, stk. 1, 2. pkt., nr. 1-4.

>Ved behandlingen af anmeldelser om skatteunddragelse, som SKAT modtager fra borgere, er retsstillingen for henholdsvis anmelder og den anmeldte efter disse regler om den registreredes ret til indsigt mv. præciseret således. Den anmeldte har efter anmodning ret til indsigt i identifikationsoplysninger, der er registreret om anmelder med de undtagelser, der følger af persondatalovens § 32, jf. neden for.<

>Der findes imidlertid hverken i persondataloven eller anden lovgivning regler om, at en anmeldelse skal indeholde identifikationsoplysninger om anmelder. Anmelder kan derfor selv vælge, om vedkommende vil være anonym eller ej. Se SKM2009.210.SKAT.<

Den registreredes ret til indsigt er begrænset af undtagelser på en række punkter, jf. PDL § 32.

Efter bestemmelsen i PDL § 32, stk. 1, kan den dataansvarlige undlade at give den registrerede ret til indsigt, hvis den pågældendes interesse i at få kendskab til oplysninger findes at burde vige for "afgørende hensyn" til private interesser, herunder hensynet til den pågældende selv, jf. henvisningen til PDL § 30, stk. 1. Undtagelser kan endvidere gøres, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for "afgørende hensyn" til offentlige interesser. Det drejer sig, jf. henvisningen til PDL § 30, stk. 2, navnlig om hensyn til

1. statens sikkerhed,
2. forsvaret,
3. den offentlige sikkerhed,
4. forebyggelse, efterforskning, afsløring og retsforfølgning i straffesager eller i forbindelse med brud på etiske regler for lovregulerede hverv,
5. væsentlige økonomiske eller finansielle interesser hos en medlemsstat eller Den Europæiske Union, herunder valuta-, budget- og skatteanliggender, og
6. kontrol-, tilsyns-, eller reguleringsopgaver, herunder opgaver af midlertidig karakter, der er et led i den offentlige myndighedsudøvelse på de i nr. 3-5 nævnte områder.

Indskrænkninger i den registreredes adgang til oplysninger efter PDL § 31, stk. 1, kan efter bestemmelsen i PDL § 32, stk. 1, kun ske efter en konkret afvejning af de modstående interesser.

I afvejningen indgår på den ene side den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne ikke blot i forbindelse med overvejelser om indbringelse af en sag for domstolene, højere administrativ myndighed, tilsynsmyndighed eller Folketingets Ombudsmand, men også med henblik på at kunne kontrollere oplysningernes rigtighed og den dataansvarliges anvendelse af oplysningerne. På den anden side indgår i afvejningen "afgørende hensyn" til private interesser, herunder hensynet til den registrerede selv, samt hensynet til offentlige interesser. De private og offentlige interesser, der kan beskyttes efter bestemmelsen, er såvel den dataansvarliges som tredjemands interesser. Ved tredjemand forstås her enhver anden fysisk eller juridisk person, offentlig myndighed, institution eller ethvert andet organ end den registrerede og den dataansvarlige, jf. PDL § 3, nr. 6.

Det bemærkes, at indsigt kun kan nægtes, hvis der er nærliggende fare for, at privates eller det offentliges interesser vil lide skade af væsentlig betydning. Der henvises til afsnit E.3.10, hvor omtalen af en udtalelse fra ombudsmanden præciserer anvendelsesområdet for PDL § 30, stk. 2, nr. 6, i relation til anmeldelser om den registrerede.

Denne afvejning af de modstående interesser skal foretages for hver enkelt oplysning for sig. Hvis afgørende hensyn til private eller offentlige interesser kun gør sig gældende for en del af de oplysninger, der behandles hos den dataansvarlige, skal den registrerede gøres bekendt med de øvrige oplysninger.

Der er efter bestemmelsen i PDL § 32, stk. 1, ikke adgang til generelt at undtage bestemte former for behandling af oplysninger fra indsigtsretten.

Efter bestemmelsen i PDL § 32, stk. 2, er oplysninger, der behandles for den offentlige forvaltning som led i administrativ sagsbehandling, undtaget fra indsigtsretten i samme omfang som efter reglerne i OFL § 2, om undtagelse af sager, jf. ovenfor om omfattede sagsområder, reglerne i OFL §§ 7 - 11, om interne dokumenter, jf. afsnit M.1.2.2, samt reglerne i OFL § 14 om tavshedspligt, jf. ovenfor om tavshedspligt. Bestemmelsen er indsat for at sikre, at forvaltningsmyndigheders behandling af oplysninger kan undtages fra den registreredes ret til indsigt i samme omfang som efter offentlighedslovens regler om egenacces, jf. OFL § 4, stk. 2.

>SKAT har i en konkret sag afslået indsigt i SKATs segmentering af virksomhedsmassen. Det fremgår bl.a. af begrundelsen, at da SKATs databehandling i form af segmentering af virksomhedsmassen er et arbejdsredskab eller en arbejdsmetode, som SKAT anvender til egen planlægning mv. af indsatsarbejdet i forhold til virksomheder, er segmentering og resultatet heraf for den enkelte virksomhed undtaget fra indsigt i medfør af persondatalovens § 32, stk. 2, og princippet i offentlighedslovens § 7 om interne arbejdsdokumenter. Se SKM2008.737.SKAT.<

PDL § 32 fastsætter endvidere undtagelser fra retten til indsigt i visse oplysninger, der behandles for domstolene, jf. stk. 3, og oplysninger, der udelukkende behandles med henblik på videnskabelig forskning og udarbejdelse af statistikker, jf. stk. 4. Endelig indeholder stk. 5 en bemyndigelse til justitsministeren, der indebærer muligheden for generelt at gøre undtagelse fra retten til indsigt i oplysninger, der behandles af offentlige myndigheder på det strafferetlige område. En sådan generel undtagelse kan dog alene fastsættes, hvis reglen i PDL § 32, stk. 1, i almindelighed vil føre til, at der gives afslag.

Bestemmelsen muliggør bl.a., at politiets efterforsknings- og afgørelsesregister i Det Centrale Kriminalregister fortsat kan undtages fra den registreredes ret til indsigt.

Ved anmodninger om indsigt efter reglerne i PDL §§ 31 - 34, er det den dataansvarlige myndighed, virksomhed mv., der har kompetencen til at afgøre om anmodningen kan imødekommes.

Afgørelser truffet af den dataansvarlige vedrørende den registreredes rettigheder kan indbringes for Datatilsynet til endelig administrativ afgørelse, jf. PDL § 61. Datatilsynets afgørelser kan efterprøves af domstolene, jf. grundlovens § 63, hvorefter domstolene er berettiget til at påkende ethvert spørgsmål om øvrighedsmyndighedens grænser. Herudover vil Datatilsynets afgørelser kunne indbringes for Folketingets Ombudsmand.

Den dataansvarlige skal snarest besvare en anmodning om indsigt, jf. PDL § 31, stk. 2, 1. pkt. Den tid, der vil gå med at træffe afgørelse vedrørende en anmodning om indsigt, vil eventuelt være afhængig af, hvilken form for behandling der er tale om. Der er derfor ikke fastsat nogen absolut frist. I stedet er der i bestemmelsens 2. pkt. indsat en regel, hvorefter en dataansvarlig skal underrette den registrerede herom, hvis det undtagelsesvis tager længere tid end 4 uger at besvare en anmodning om indsigt. Underretningen af den registrerede skal indeholde oplysninger om grunden til, at der ikke kan træffes afgørelse inden for 4 uger efter modtagelsen, samt om hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge.

Meddelelser om indsigt i oplysninger efter PDL § 31, stk. 1, skal på begæring gives skriftligt, jf. PDL § 34, stk. 1, 1. pkt. Kravet om skriftlighed indebærer, at oplysningerne skal fremtræde i en sådan form, at de kan læses umiddelbart og uden brug af tekniske hjælpemidler. Meddelelsen bør normalt foreligge i form af en maskinel udskrift af behandlingen. Meddelelsen må ikke indeholde koder mv., som ikke er umiddelbart forståelige. I tilfælde, hvor hensynet til den registrerede taler derfor, kan meddelelse af indsigt dog gives i form af en mundtlig underretning om indholdet af oplysningerne, jf. PDL § 34, stk. 1, 2. pkt. Efter Datatilsynets vejledning nr. 126 af 10. juli 2000, punkt 3.4., vil dette bl.a. kunne være tilfældet med hensyn til oplysninger om den registreredes helbredsforhold.

I medfør af bestemmelsen i PDL § 34, stk. 2, har justitsministeren ved bekendtgørelse nr. 533 af 15. juni 2000 fastsat regler om betaling for private dataansvarliges skriftlige meddelelser om indsigt. Der gælder ikke tilsvarende regler om betaling af skriftlige meddelelser om indsigt fra offentlige myndigheder.

Hvis en registreret person har fået meddelelse efter PDL § 31, stk. 1, har den pågældende ikke krav på en ny meddelelse før 6 måneder efter, medmindre der godtgøres en særlig interesse heri, jf. PDL § 33. Den registrerede har således mulighed for - uanset fristen - at få indsigt i tilfælde, hvor den pågældende kan sandsynliggøre, at der i modsætning til tidligere meddelelse nu behandles oplysninger om den pågældende, eller at der er sket væsentlige ændringer i de oplysninger eller forhold, der behandles, jf. Datatilsynets vejledning nr. 126 af 10. juli 2000, punkt 3.6.5.