Hvilke regler gælder for bogføring?

A.B.3.3.3.1 Generelt om regnskab

Indhold

Dette afsnit handler om de generelle krav til virksomhedens regnskab efter momsloven.

Afsnittet indeholder:

• Almindelige bestemmelser
• Generelt om bogføring
• Bogføring ved hjælp af edb
• Bogføring i fremmed valuta/euro
• Summariske eller periodiske posteringer
• Regnskabskrav vedrørende oplysningspligter

Almindelige bestemmelser

Registrerede virksomheders regnskab skal kunne danne grundlag for opgørelsen af momstilsvaret for hver momsperiode og for kontrollen med momsens rigtige opkrævning og indbetaling. Se ML (momsloven) § 55. Se også momssystemdirektivets art. 242.

De generelle krav til regnskabet fremgår af momsbekendtgørelsen. Se momsbekendtgørelsens §§ 72-73.

Virksomheden skal føre et regnskab over leverancer af varer og ydelser til og fra virksomheden, så de beløb, som virksomheden for hver momsperiode skal angive til Skatteforvaltningen både i momsangivelsen og i EU-salg uden moms (listeoplysninger), fremgår af regnskabet. Se momsbekendtgørelsens § 74, stk. 1.

Momsregnskabet skal føres som en integreret del af det almindelige forretningsregnskab. Derfor er det normalt ikke nødvendigt at føre et særligt momsregnskab. Regnskabet skal være indrettet på en sådan måde, at de nødvendige oplysninger til opgørelse af momstilsvaret og listen vedrørende EU-salg fremgår af regnskabet ved hjælp af særlige konti. Se afsnit A.B.3.3.3.2 Særlige konti og rubrikker.

Registrerede virksomheder skal - selvom de ikke er bogføringspligtige efter bogføringsloven - opfylde de krav, der fremgår af bogføringsloven med tilhørende vejledning. Se momsbekendtgørelsens § 72, stk. 3. Se i øvrigt afsnit A.B.3.1 Erhvervsretlige regler for bogføring og regnskab om erhvervsretlige regler for bogføring og regnskab (bogføringsloven).

Regnskabet skal føres på en klar og overskuelig måde og indeholde sådanne specifikationer, at det kan danne grundlag for Skatteforvaltningens kontrol med momsens rigtige beregning. Se momsbekendtgørelsens § 73.

Regnskabet skal være ført, inden angivelsen indsendes. Se afsnit A.B.4.2.1.1 Opgørelse af momstilsvaret.

Generelt om bogføring

Momsbeløbene føres på momskontiene i forretningsregnskabet i forbindelse med posteringen af det pågældende køb eller salg. Momskontiene kan dog føres med periodiske posteringer, når momsen kan beregnes direkte på grundlag af saldoen på andre konti. I så fald føres disse konti med værdien indbefattet momsen, og kontiene må kun omfatte enten køb, hvoraf momsen kan medregnes til købsmomsen, eller salg, der skal betales moms af. Se momsbekendtgørelsens § 75.

Momsen vedrørende import af varer skal altid føres direkte på kontoen for

• afgift af varekøb i udlandet og
• købsmoms

og kan ikke ske på grundlag af saldoen på andre konti.

Kravet om at virksomhedens regnskab skal indeholde særlige konti, anses for opfyldt i det omfang, virksomheden på Skatteforvaltningens anmodning kan fremskaffe og specificere de oplysninger, der skal fremgå af de særlige konti, i kraft af virksomhedens elektroniske programmer og koder. Dvs. at hvis virksomhedens bogføringssystem kan levere oplysninger, som de enkelte konti skal indeholde, vil dette være tilstrækkeligt. Se momsbekendtgørelsens § 78.

Se afsnit A.B.3.3.3.2 Særlige konti og rubrikker om særlige konti.

Bogføring ved hjælp af edb

Bestemmelserne om bogføring ved hjælp af edb finder også anvendelse på virksomhedernes regnskabsføring mv. efter momsloven. Se momsbekendtgørelsens § 91, stk. 2, og bestemmelserne om edb-bogføring i bogføringsloven med vejledning.

Bogføringen skal under hensyn til virksomhedens art og omfang foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik. Generalklausulen i god bogføringsskik udgør den overordnede ramme for bogføringens tilrettelæggelse.

Enhver registrering skal være dokumenteret ved et grundbilag. En undtagelse herfra er dog automatisk genererede registreringer, fx automatisk momsberegning, idet en beskrivelse af, hvordan registreringerne foretages, kontrolleres og opbevares, er tilstrækkelig.

Desuden skal registreringen tilrettelægges, så der er et fyldestgørende revisionsspor. I vejledningen til bogføringsloven er det betegnet som et kontrolspor.

Kontrolsporet skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringen, dvs. påtegninger mv. Kontrolsporet er derfor et mere omfattende begreb end transaktionssporet, som viser sammenhængen mellem de enkelte registreringer og årsregnskabet.

Som led i dokumentationen stilles der krav om, at der udarbejdes en efter virksomhedens art og omfang afpasset beskrivelse af opbygningen af bogføringen, herunder konteringsinstruks.

Ved anvendelse af edb skal der herudover foreligge en systembeskrivelse, som beskriver de benyttede systemer, hjælpemidler og lign. Hvis registreringsbilagene, bilags- og dokumentationsmaterialet ikke opbevares i klarskrift, skal der desuden foreligge en beskrivelse af, hvordan transaktionssporet er udformet og opbevaret, samt i hvilken form bilags- og dokumentationsmaterialet er opbevaret. Formålet hermed er bl.a. at kunne udskrive materialet i klarskrift.

Registreringer i bogføringen kan ske på grundlag af elektronisk overførte data mellem virksomhederne. Så der stilles ikke krav om, at der udstedes et bilag i klarskrift.

Reglerne om anvendelse af edb i bogføringen og opbevaring af regnskabsmaterialet på edb-medier mv. anses for at være i overensstemmelse med momslovgivningen, hvis bogføringslovens betingelser herfor i øvrigt opfyldes.

Se også Erhvervsstyrelsens supplement til den gældende bogføringsvejledning om elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale og offentlige myndigheders adgang hertil.

Bogføring i fremmed mønt/euro

Muligheden for at bogføre i fremmed mønt/euro ændrer ikke på, at afregning og betaling fortsat skal ske i danske kroner. Virksomheden har pligt til at sikre, at omregningen fra bogføringsvaluta til danske kroner er dokumenteret, så det kan kontrolleres, at reglerne for omregning er overholdt. Det skal fremgå, hvilken kurs, der er anvendt, og kursen for hver transaktion skal fremgå. Se momsbekendtgørelsens § 98. Se også afsnit A.B.3.3.1.4 Fakturaens indhold - fuld faktura om fakturering i euro.

Summariske eller periodiske posteringer

Ved summariske posteringer skal der i regnskabet foreligge specifikationer i form af journaler, kladder, kassestrimler og lign. Af disse specifikationer skal det fremgå, hvordan de summariske posteringer er sammensat af enkeltposter.

Alle virksomhedens regnskabsregistreringer skal kunne afstemmes med oplysningerne på virksomhedens momsangivelse og EU-salgsangivelse. De oplysninger, der er angivet på momsangivelsen og EU-salgsangivelsen, skal kunne opløses i de registreringer, som de er sammensat af. Se momsbekendtgørelsens § 73, stk. 2.

Regnskabskrav vedrørende oplysningspligter

Regnskabet skal i øvrigt indeholde sådanne oplysninger, at virksomheden kan opfylde forpligtelsen til på begæring at meddele Skatteforvaltningen oplysninger om virksomhedens indkøb hos og leverancer til enkelte virksomheder. Se momsbekendtgørelsens § 75, stk. 3.