Hvilke krav stilles der til et kørselsregnskab?

C.A.4.3.3.3.3.3 Beregning af fradraget for den erhvervsmæssige befordring

Afsnittet behandler de krav til dokumentation, der gælder for opgørelsen af fradrag for erhvervsmæssig kørsel for honorarmodtagere, lønmodtagere med flere arbejdsgivere samt selvstændigt erhvervsdrivende.

Indhold

Afsnittet indeholder:

• Regel
• Opgørelse af kørslens omfang
• Opgørelse af fradraget
• Salg af bilen
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Regel

Lønmodtagere med befordring, der vedrører flere arbejdsgivere på én gang, selvstændigt erhvervsdrivende, og honorarmodtagere kan fratrække udgifter til den erhvervsmæssige kørsel i egen bil enten med de dokumenterede faktiske afholdte udgifter eller opgjort efter Skatterådets satser for erhvervsmæssig kørsel i egen bil. Se BEK. nr. 1166 af 19. november 2019.

Se også

Se også afsnit C.C.5.2.2.9.5 Salg af en blandet benyttet bil om salg og afskrivning af bil benyttet til både privat og erhvervsmæssig kørsel.

Opgørelse af kørslens omfang

Opgørelsen af de fradragsberettigede befordringsudgifter består af to dele:

• Opgørelsen af antal kørte kilometer
• Opgørelsen af kørselsudgifterne.

Drejer det sig om en bil eller en motorcykel, der anvendes både erhvervsmæssigt og privat, har Ligningsrådet vedtaget følgende:

Den private andel af kørslen skal i almindelighed ansættes skønsmæssigt, men hvis skatteyderen fører kørebog, som på fyldestgørende måde viser udgifterne ved kørslen og dennes fordeling mellem privat- og erhvervsmæssig kørsel, lægges kørebogens udvisende normalt til grund ved værdiansættelsen af den private kørsel.

Krav til kørselsregnskab

Kravet til et kørselsregnskab ved brug af egen bil afviger ikke fra de krav, der gælder for firmabiler. Se afsnit C.A.5.14.1.11 Vurderingen af hvornår en bil er til rådighed for privat kørsel.

Hvis skatteyderen ønsker, at et kørselsregnskab skal danne grundlag ved opgørelsen af fradrag i forbindelse med skatteansættelsen, skal der dagligt være ført en kørebog med angivelse af:

• hvad kilometertælleren viste ved begyndelsen af den daglige kørsel og ved dens afslutning
• datoen for kørslen
• den daglige kørsels fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel
• bestemmelsessteder for den erhvervsmæssige kørsel og lignende notater, der kan sandsynliggøre og eventuelt dokumentere regnskabets rigtighed.

Der kan stilles strenge krav til den umiddelbare forståelighed af de oplysninger, der skal danne grundlag for opgørelsen af fradrag for befordringsudgifter. I en konkret sag var kilometertællerens tal ikke noteret dagligt, kørselsruterne upræcist gengivet og skatteyders notater i kørebogen skete i form af egne forkortelser. Se TfS1999, 878 HRD.

Regnskabet med antallet af kørte km skal være ført sådan at det, der fremgår af kørebogen, stemmer med bilens kilometertæller. Se Skd.1975.31.

Hvis en kørebog viser et meget lavt antal km for den private kørsel, kan den eventuelt tilsidesættes. Dette var tilfældet i TfS1999, 965 HRD, hvor der forekom flere fejl i den talmæssige registrering af kørslen.

Mangler ved registreringerne af de kørte kilometer samt skatteydernes oplysninger om, at bilen i en periode er stillet til rådighed for andre, medfører at det påhviler skatteyderne at sandsynliggøre, at en varevogn ikke er anvendt til privat kørsel. Se SKM2006.537.ØLR.

Fordelingen mellem privat- og erhvervskørsel foretages med udgangspunkt i LL (ligningsloven) § 9 B.

En elektronisk kørebog, der automatisk registrerer de kørte ruter via GPS, kan ikke altid erstatte en manuelt ført kørebog. Det er, fordi det er det individuelle kørselsregnskab, Skattestyrelsen vurderer i forbindelse med ligningen. Det betyder, at det ikke er afgørende, om kørebogen udfærdiges på papir eller elektronisk; afgørende er alene om den opfylder de krav, der stilles til, at man kan lægge den til grund for ligningen. Det er her også som følge af ovennævnte betingelser et moment i vurderingen, om man er afskåret fra efterfølgende at rette i kørebogen, uden at det registreres, fordi Skattestyrelsen i givet fald ikke kan kontrollere, om bogen er ført dagligt. Se SKM2007.417.SR.

Skønsmæssig opgørelse

I tilfælde, hvor der ikke er ført kilometerregnskab, skal den skattepligtige angive kilometerantallet for sin private kørsel efter skøn. Hvis der ikke er særlige forhold, anerkender Skattestyrelsen normalt en privat kørsel på 8.000 km med tillæg af kørsel mellem hjemmet og arbejdspladsen og eventuel kørsel til fritidsbolig. Der kan være særlige forhold, hvis skatteyderen har en bil mere.

Foreligger der ikke et egentligt kilometerregnskab, er Skattestyrelsen berettiget til konkret at tage stilling til skatteyderens skønsmæssige fordeling af forholdet mellem privat og erhvervsmæssig kørsel. Skattestyrelsens skøn kan kun tilsidesættes, hvis det kan godtgøres, at det udøvede skøn hviler på et urigtigt grundlag eller har ført til et for skatteyderen urimeligt resultat. Beregningen af denne erhvervsmæssige andel af kørslen foretages på grundlag af skatteyderens oplysninger om omkostninger og kørselsmønster. Et kørselsregnskab, der udarbejdes efterfølgende kan ikke anvendes som tilstrækkelig dokumentation. Se fx SKM2009.477.VLR, hvor et sådant efterfølgende regnskab ikke kunne tillægges bevisværdi. Se tilsvarende afgørelse i SKM2009.252.BR.

Som udgangspunkt skal det dokumenteres, at der er tale om udgifter, som har den fornødne erhvervsmæssige relation. Se fx SKM2005.409.HR, hvor skatteyder blev nægtet fradrag for udgifter i forbindelse med rejser til Skotland, Tyskland og Frankrig, fordi det erhvervsmæssige formål ikke var sandsynliggjort. Af samme årsag fik skatteyderen heller ikke fradrag for udgifter til benzin til en erstatningsvogn, der var benyttet, mens skatteyders egen vogn var på værksted. Der var ikke ført kørebog. Det påhviler også skatteyder at føre bevis for, at befordringsudgifter faktisk er afholdt. Se TfS1999, 229 ØLD.

Skatteyderen kan ikke støtte ret på en forventning, der hviler på, at myndighederne har godkendt oplysningsskemaet med en fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel i tidligere år. Se fx TfS1997, 327 ØLD, hvor skatteyders erhvervsmæssige fradrag på 75 pct. af udgifterne til en Volvo personvogn blev nedsat til 25 pct. Det fandtes ikke godtgjort, at skatteyder havde en aftale med skattemyndighederne om den selvangivne fordeling. Samme resultat fremgår af TfS1997, 331 VLD, hvor det erhvervsmæssige fradrag blev nedsat fra tidligere 75 pct. til 50 pct.

Den erhvervsmæssige virksomheds begrænsede omfang blev afgørende ved godkendelsen af skattemyndighedernes skøn i TfS1999, 848 VLD.

Varebiler

Det påhviler som udgangspunkt skatteyderen at godtgøre, at bilen kun anvendes erhvervsmæssigt. Dette gælder også fra varebiler, der fortrinsvis anvendes til transport af varer.

En købmand benyttede en varebil til den daglige transport mellem hjemmet og forretningen. På turen indkøbte han dagligt varer på grønttorvet og i et engroslager. Husstanden havde desuden en privatbil, som hustruen benyttede til kørsel mellem hjemmet og forretningen. Der var ikke ført kørebog, og da varebilen blev anvendt til transporten mellem hjemmet og forretningen, blev den private anvendelse skønsmæssigt ansat til 25 pct. Se TfS 1985, 445 LSR (SKAT 1985.5.134).

Den private benyttelse blev også fastsat til 25 pct. for en varebil på gule plader, hvor der ved købet var afløftet moms. Der var ikke ført et kørselsregnskab, og det påhvilede ejeren at godtgøre, at benyttelsen af bilen var af udelukkende eller altovervejende erhvervsmæssig karakter. Se TfS1998, 541, ØLD. Tilsvarende resultat fremgår af TfS1999, 28 ØLD, hvor en hovedanpartshaver heller ikke kunne godtgøre, at en varebil på gule plader kun var benyttet til erhvervsmæssige formål.

Skatteyderens tidligere kørselsmønster blev medvirkende til afgørelsen i sagen TfS 1988, 176, LSR. Skatteyder havde anskaffet en varebil, som han hævdede udelukkende blev benyttet til erhvervsmæssig transport. Skatteyder havde ikke andre biler til rådighed. Der blev henvist til, at bilen kunne benyttedes til privat kørsel, og at der tidligere havde været tale om en betydelig privat kørsel i en anden bil. Desuden var der ikke tvivl om, at skatteyder i tilslutning til sine erhvervsmæssige indkøb også foretog private indkøb.

Se om det modsatte resultat LSRM 1982, 115 og SKDM 1983, 399D.

Se også TfS1997, 660 LSR, hvor det påhvilede skattemyndighederne at sandsynliggøre benyttelsen af en varebil på gule plader til privat kørsel. Bilen var stillet til rådighed af et selskab til en hovedanpartshaver, der desuden havde en privat bil. Momsen på varebilen var afløftet ved købet. Efter sin indretning var bilen ikke uegnet til privat kørsel. Erhvervsmæssig kørsel i bilen for et andet firma medførte ikke beskatning af hovedaktionæren, idet firmaet havde betalt selskabet for kørslen.

Med indførelse af begrebet privatbenyttelsesafgift i lov om vægtafgift har der udviklet sig formodningsregler for, hvornår en varebil på gule plader må anses for at være til rådighed for privat brug. Se afsnit C.A.5.14.1.11 Vurderingen af hvornår en bil er til rådighed for privat kørsel. Når arbejdsgiveren eller den selvstændige erhvervsdrivende tilkendegiver, at bilen udelukkende skal bruges erhvervsmæssigt ved at undlade at betale tillægsafgift for privat brug efter lov om vægtafgift samt ved at fradrage moms af bilens anskaffelsessum efter momsloven, skal skattemyndighederne som udgangspunkt lægge dette til grund. Derfor gælder de bevisbyrde- og dokumentationskrav, herunder kørebøger, der efter praksis er udviklet i forhold til LL (ligningsloven) § 16, stk. 4, ikke for sådanne firmabiler. Dette skyldes, at privat kørsel i en sådan bil indebærer overtrædelse af reglerne om momsfradrag i momsloven og reglerne om privatbenyttelsesafgift i lov om vægtafgift. Se bemærkningerne til L 181 vedtaget som lov nr. 342 af 27. maj 2002. Loven havde virkning fra 1. januar 2002.

Kan det derimod lægges til grund, at der har været tale om privat kørsel, falder bevisbyrden tilbage på skatteyderen. Se SKM2012.150.VLR.

Se også

C.A.5.14.1.12, Varebiler på gule plader, hvor momsen er afløftet, og der ikke betales privatbenyttelsesafgift

Opgørelse af fradraget

Fradraget kan efter den skattepligtiges valg foretages enten med:

• Dokumenterede faktiske udgifter pr. kørt km, eller
• Skatterådets fastsatte satser.

Dette gælder også for selvstændigt erhvervsdrivende mv., der ikke anvender virksomhedsskatteordningen, eller hvor bilen er holdt ude af virksomhedsskatteordningen.

Der kan kun skiftes opgørelsesprincip én gang for samme bil, og principskifte skal ske ved begyndelsen af et indkomstår. Ved køb af ny bil kan opgørelsesmåden eventuelt ændres igen. Overførsel af bil til virksomhedsordningen anses ikke for principskifte.

De med kørslen forbundne udgifter skal kunne dokumenteres ved fremlæggelse af bilag eller dog sandsynliggøres på en tilfredsstillende måde. Se TfS 2000, 1015 LSR, hvor en generel beregning af kørselsomkostninger foretaget af FDM ikke kunne benyttes som dokumentation eller sandsynliggørelse af de konkrete faktiske kørselsudgifter. Den erhvervsmæssige kørsel skulle derfor opgøres efter Ligningsrådets satser.

Til de samlede driftsudgifter medregnes afskrivning.

Privatkørslen skal sættes til en bestemt procentdel af den samlede kørsel. For at have klare linjer ved en eventuel avanceberegning ved salg af bilen, accepterer Skattestyrelsen ikke, at en skatteyder fratrækker alle sine udgifter - driftsudgifter og afskrivninger - og derefter fører et fast beløb for privat kørsel til indtægt.

En skatteyder, der i sin fritid var beskæftiget som musiker, og derfor medbragte et hammondorgel, havde til transporten heraf anskaffet en trailer. Ved køb af ny bil havde det været nødvendigt at få påmonteret et anhængertræk. Han påstod, at udgiften hertil var fradragsberettiget efter den dagældende AL (afskrivningsloven) § 3, stk. 2, og at han var berettiget til fradrag for forhøjelse af bilforsikringspræmien (som følge af at bilen var udstyret med anhængertræk), ligesom reparationsudgifterne på traileren efter hans mening kunne fratrækkes udover kilometertaksten. Udgiften for montering af anhængertræk blev betragtet som så nært tilknyttet bilen, at den var omfattet af den i kilometersatsen indeholdte afskrivning på bilen. Den kunne derfor ikke fratrækkes samtidig med fradrag efter kilometertakst. Derimod lå reparationsudgiften på traileren og den højere præmie på bilens ansvarsforsikring ud over de fradrag, der var dækket af kilometertaksten. Disse udgifter kunne derfor fratrækkes ud over kørselsfradraget efter kilometertakst. Se LSRM 1981,17 LSR.

Udgifter til parkering er til og med indkomståret 2016 indeholdt i taksterne. For disse år kan der derfor ikke foretages yderligere fradrag herfor. Se TfS 1991, 4 LSR (Skat 1990.12.974) og SKM2008.338.LSR.

Salg af bilen

Har den skattepligtige i hele ejerperioden foretaget fradrag med Skatterådets satser, skal fortjeneste eller tab ved salg af bilen, ikke medregnes ved indkomstopgørelsen.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet indeholder relevante afgørelser på området.