E.B.1.2 Regler om bogføring, årsregnskaber og opbevaring af regnskabsmateriale
|
Særligt om interessentskaber | |
og kommanditselskaber | Hverken interessentskaber eller kommanditselskaber er selvstændige skattesubjekter, men ifølge bogføringslovens § 2, stk. 2, er disse pålagt bogføringspligt. De enkelte deltagere i interessentskaber og kommanditselskaber er således ikke bogføringspligtige, og dermed som hovedregel ikke omfattet af pligten til at indsende regnskab for det pågældende interessentskab eller kommanditselskab, medmindre de driver anden bogføringspligtig virksomhed. Se § 22 i mindstekravsbekendtgørelserne.For interessenter og kommanditister, der anvender virksomhedsskattelovens regler, er det dog en betingelse, at den pågældende indsender selvstændigt regnskab for virksomheden, der opfylder bogføringslovens regler, jf. VSL (virksomhedsskatteloven) § 2, stk. 1. Da SKAT med hjemmel i SKL (skattekontrolloven) § 6, stk. 1, kan indkalde supplerende oplysninger til selvangivelsen, er det praksis, at interessenter og kommanditister vedlægger selvangivelsen såvel regnskab som specifikationer af den selvangivne del af driftsresultatet samt giver oplysninger om aktiver og passiver såvel i virksomheden som i privatøkonomien korrigeret for individuelle afskrivninger mv. |
|
Generalklausul - god bogføringsskik | Det fremgår af § 6, stk. 1, i bogføringsloven, at bogføringen skal tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god bogføringsskik under hensyn til virksomhedens art og omfang. Desuden skal bogføringen tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug. Se fx STRFL § 302. |
|
Dokumentation af registreringer | Enhver registrering skal være dokumenteret ved et grundbilag. En undtagelse herfra er dog automatisk genererede registreringer - fx automatisk momsberegning - idet en beskrivelse af, hvordan registreringerne foretages, kontrolleres og opbevares, er tilstrækkelig. Endvidere skal registreringerne tilrettelægges således, at der er et fyldestgørende revisionsspor, kaldet kontrolspor. Kontrolsporet skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringerne (dvs. påtegninger mv.). Det er derfor et mere omfattende begreb end transaktionssporet, som viser sammenhængen mellem de enkelte registreringer og årsregnskabet. Se bogføringslovens kapitel 4. |
af
bogføringssystemet | Som et led i dokumentationen stilles der krav om, at der udarbejdes en efter virksomhedens omfang og art afpasset beskrivelsen af opbygningen af bogføringen, herunder en konteringsinstruks. Ved anvendelse af edb skal der herudover foreligge en systembeskrivelse, som beskriver de benyttede systemer, hjælpemidler og lign. Hvis registreringerne, bilags- og dokumentationsmaterialet ikke opbevares i klarskrift, skal der endvidere foreligge en beskrivelse af, hvordan transaktionssporet er udformet og opbevaret, samt i hvilken form bilags- og dokumentationsmaterialet er opbevaret. Formålet hermed er bl.a. at kunne udskrive materialet i klarskrift. Se bogføringslovens kapitel 6. |
|
Elektroniske overførsler | Registreringer i bogføringen kan ske alene på grundlag af elektronisk overførte data mellem virksomhederne. Der stilles således ikke krav om, at der udstedes et bilag i klarskrift, jf. dog nedenfor. |
|
Opbevaringsregler efter bogføringsloven | Det fremgår af bogføringslovens § 12, stk. 1, at regnskabsmaterialet skal opbevares her i landet. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan dog i medfør af bogføringslovens § 12, stk. 4, i særlige tilfælde tillade, at bestemmelserne om opbevaring her i landet kan fraviges. Dispensationssager efter § 12, stk. 4, bliver altid sendt til høring i SØK og SKAT. Regnskabsmaterialet skal opbevares i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens § 10. Regnskabsmaterialet kan opbevares på mikrofilm, elektronisk medium eller anden lignende måde. Det behøver ikke at foreligge i klarskrift, blot det kan udskrives. I forhold til den generelle 5-årige opbevaringsregel og muligheden for opbevaring på edb-medier m.v. gælder følgende undtagelser: - Detailhandlere skal kun opbevare kassestrimler i et år efter underskrivelsen af årsregnskabet. Det er en betingelse, at der gennem interne kontrolforanstaltninger kan gøres rede for, at alle opslag er indgået i totalsalget.
- Den almindelige beskrivelse af edb-systemet skal kun opbevares i et år efter underskrivelsen af årsregnskabet.
- Beskrivelsen af automatisk genererede registreringer og opbevaring mv. af regnskabsmaterialet, skal dog opbevares i 5 år, hvis regnskabsmaterialet ikke opbevares i klarskrift.
- Eksterne grundbilag, der mikrofilmes mv., skal opbevares i et år efter underskrivelsen af årsregnskabet.
|
Regnskabs-
bestemmelserne i
skatte og afgifts-
lovgivningen | Reglerne om anvendelse af edb i bogføringen og opbevaring af regnskabsmaterialet på edb-medier mv. vil blive anset for værende i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne i skatte- og afgiftslovgivningen, hvis bogføringslovens betingelser herfor i øvrigt opfyldes. Det bemærkes samtidig, at der i tilfælde af elektronisk overførsel af data skal være mulighed for at udskrive de købs- eller salgsfakturaer, som kræves efter bl.a. momsloven, i klarskrift. Hvis regnskabsmaterialet ikke opbevares i klarskrift, er SKAT berettiget til at få udleveret udskrifter i klarskrift vederlagsfrit. |
|
Bogføringsvejledning | Se Erhvervs- og Selskabsstyrelsens bogføringsvejledning 1999, (www.eogs.dk). |
|
