Hvilke dokumenter er omfattet af aktindsigt? Hvornår er SKAT forpligtet til at give aktindsigt i oplysninger i en database?

A.A.6.2.2.3.4.1 Omfanget af retten til aktindsigt

Retten til aktindsigt efter offentlighedsloven (OFL) omfatter med de undtagelser, der er nævnt i  OFL §§ 19-35, alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed, herunder journaludskrift og andre fortegnelser over sagens dokumenter. Se OFL § 7, stk. 1 og 2.

Retten til aktindsigt omfatter dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed, som led i en administrativ behandling i forbindelse med dens virksomhed. Se OFL § 7, stk. 1. Dokumentbegrebet er ikke defineret nærmere i loven., men omfatter både egentlige skriftlige dokumenter og fotografier, billeder, kort, rids mv. Desuden er materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter mv. for eksempel lydbånd, film, videooptagelser, efter omstændighederne omfattet af dokumentbegrebet.

Lovens dokumentbegreb er teknologineutralt. Materiale, der lagres på nye informationsbærere eller i nye former, er derfor omfattet af dokumentbegrebet, i det omfang det pågældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter og aktstykker. Det afgørende for om noget bestemt materiale er omfattet af lovens dokumentbegreb, er således, om det pågældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter, og om det har været undergivet administrativ sagsbehandling i den pågældende myndighed. Sms-besked og e-mails, som vedrører en sag i den pågældende myndighed, vil være omfattet af lovens dokumentbegreb, hvis den indeholder oplysninger om faglige vurderinger eller oplysninger om en sags faktiske grundlag. Hvis der gælder en notatpligt i forhold til den enkelte sms-besked eller e-mail vil disse også være omfattet af dokumentbegrebet.

En e-mailtråd består af flere selvstændige dokumenter (e-mails, der hver især kan karakteriseres som dokumenter). Ombudsmanden har i en sag udtalt, at ved vurderingen af, om der kan gives aktindsigt i et dokument, der består af flere e-mails i en e-mailtråd, skal der foretages en selvstændig vurdering af hvert enkelt e-mail. Der kan ikke med henvisning til en enkelt undtagelsesbestemmelse i offentlighedsloven afslås aktindsigt i en e-mailtråd, der i offentlighedslovens forstand består af flere dokumenter, medmindre alle dokumenterne er omfattet af den samme undtagelsesbestemmelse. Se Ombudsmandens udtalelse UDT nr. 9360 af 27. februar 2017.

Journaliseringspligten af e-mails og e-mailtråde se afsnit A.A.7.7 Journalisering.

Indførsler i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter (aktlisten) er der aktindsigt i. Se OFL § 7, stk. 2, nr. 2. Bestemmelsen indebærer, at den pågældende myndighed på eget initiativ - og samtidig med sagens øvrige dokumenter - skal meddele aktindsigt i aktlisten.

Hvis det dokument, der søges aktindsigt i, er afsendt af myndigheden, kan der først gives aktindsigt i det pågældende dokument dagen efter, at det er sendt. Se OFL § 7, stk. 3.

Det følger modsætningsvis af bestemmelsen, at retten til aktindsigt ikke omfatter dokumenter, der endnu ikke er oprettet, dvs. løbende aktindsigt. Se FOB 1998.299.

Dog har en myndighed pligt til at foretage en sammenstilling af foreliggende oplysninger i myndighedens databaser (et såkaldt dataudtræk), hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Såfremt oplysningerne er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i OFL §§ 19-35, gælder sammenstillingsretten kun, hvis de hensyn, der er nævnt i disse bestemmelser, kan tilgodeses gennem anonymisering eller lignende, der kan foretages ved få og enkle kommandoer. Se OFL § 11, stk. 1.

Justitsministeriet har giver afslag på en anmodning om aktindsigt, idet de oplysninger, der var anmodet om aktindsigt i, skulle fremsøges ved en søgning på dokumentniveau i ministeriets journalregister med en efterfølgende gennemgang af de herved identificerede sager. Ministeriet har anført, at  OFL § 11 ikke giver ret til dataudtræk i forhold til en myndigheds journalregister. Ombudsmanden har ikke fundet tilstrækkelig anledning til at undersøge klagen, som blev indgivet til Ombudsmanden. Se UDT nr. 9221 af 26. marts 2018.  

Ombudsmanden har i en sag udtalt, at der ved vurderingen af, hvorvidt en anonymisering kan foretages ved få og enkle kommandoer, skal lægges vægt på, om dette kan ske i løbet af kort tid, som forudsat i bestemmelsens forarbejder. Se Ombudsmandens udtalelse FOU 2016.35.

Ombudsmanden har i en sag udtalt, at der i opgørelsen af en myndigheds ressourceforbrug efter OFL § 11, stk. 1, også kunne medregnes den tid, der ville gå med at foretage de sagsbehandlingsskridt, som var nødvendige for at fastslå, om dataudtrækket indeholdt oplysninger, der var omfattet af OFL §§ 19-35. Se Ombudsmandens udtalelser FOU nr. 2016.48.

Ombudsmanden har i Folketingets Ombudsmands Beretning 2016 side 59f tilkendegivet, at alene en risiko for, at der kan være fortrolige oplysninger i et ønsket dataudtræk med store datamængder, er nok til at afvise.

Sammenstillingsretten gælder desuden ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i egnet form eller format.

Retten til aktindsigt efter offentlighedsloven omfatter ikke databaser, herunder registre eller andre systematiserede fortegnelser, hvor der gøres brug af elektronisk databehandling, dog bortset fra indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Se OFL § 10, stk. 1.

Bestemmelserne i OFL §§ 19 - 22 , omfatter undtagelse af sager, bestemmelserne i OFL §§ 23 - 27, omfatter undtagelse af dokumenter, og bestemmelserne i OFL §§ 30 - 33, omfatter undtagelse af oplysninger. Bestemmelsen i OFL § 35 regulerer forholdet til tavshedspligt, hvorefter oplysninger omfattet af en særlig tavshedspligt kan undtages fra aktindsigt. Se afsnit A.A.6.2.2.3.3 Forholdet til tavshedspligt om forholdet til tavshedspligt.

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området: