Hvilke regler gælder der for videregivelse af fortrolige oplysninger til en anden myndighed?

A.A.6.1.2.4.3 Videregivelse af fortrolige oplysninger til andre forvaltningsmyndigheder

Indhold

Dette afsnit handler om videregivelse af fortrolige oplysninger til andre forvaltningsmyndigheder.

Afsnittet indeholder:

• Indledning
• Videregivelse af personoplysninger
• Videregivelse af fortrolige oplysninger om juridiske personer
• Pligt til videregivelse efter databeskyttelsesforordningen jf. databeskyttelsesloven og forvaltningsloven (FVL)
• Videregivelse til den kommunale borgerbetjening på skatteområdet
• Videregivelse efter anmodning og af egen drift
• Kompetence
• Bestemmelsesnøgle
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Indledning

Fortrolige oplysninger kan videregives til andre forvaltningsmyndigheder, når der er hjemmel hertil. Denne hjemmel findes primært i FVL § 28.

Efter forarbejderne til skatteforvaltningsloven er det forudsat, at oplysninger omfattet af tavshedspligten som hovedregel dvs. efter anmodning, kan videregives til andre forvaltningsmyndigheder efter de almindelige regler herom i (FVL) og - for så vidt angår (elektronisk behandlede) personoplysninger - den dagældende persondatalov. Sidstnævnte lov er erstattet af databeskyttelsesloven.  

FVL § 28, som ændret ved lov nr. 503 af 23. maj 2018, bestemmer, at videregivelse af fortrolige oplysninger om fysiske personer er reguleret af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, mens videregivelse af fortrolige oplysninger om juridiske personer er reguleret af FVL.

Videregivelse af personoplysninger

For både manuel og elektronisk videregivelse af personoplysninger til en anden forvaltningsmyndighed gælder reglerne i databeskyttelsesforordningen. 

For manuel videregivelse gælder reglerne i databeskyttelseslovens §§ 6-8 og 10 og § 11, stk. 1, og i artikel 5, stk. 1. litra a-c, artikel 6, artikel 7, stk. 3, 1. og 2. pkt., artikel 9 og 10 og artikel 77, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen. Se FVL § 28, stk. 1, 1. pkt., og databeskyttelselovens § 2, stk. 1. Dette er en udtømmelse liste af regler i loven og forordningen, som gælder for manuel videregivelse. 

For videregivelse, der helt eller delvis foretages ved hjælp af automatisk databehandling, gælder reglerne i databeskyttelsesforordningen. Se FVL § 28, stk. 1, 2. pkt.

Der gælder samme adgang til at udveksle personoplysninger med en anden forvaltningsmyndighed, uanset om der er tale om oplysninger fra myndighedernes it-systemer eller fra en manuel sag, og uanset på hvilken måde udvekslingen finder sted. Udveksling af personoplysninger gælder dog kun mellem danske forvaltningsmyndigheder. 

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelseslovens regler om videregivelse omfatter både fortrolige og ikke-fortrolige personoplysninger til andre forvaltningsmyndigheder.

Om videregivelse af oplysninger omfattet af hvidvaskloven, se afsnit A.A.6.1.3 Særlig tavshedspligt efter hvidvaskloven og retsplejeloven Skattemyndighedernes særlige tavshedspligt efter hvidvaskloven.

Om udveksling af oplysninger med udenlandske myndigheder, se afsnit A.A.6.1.4 Særlig tavshedspligt i international ret om særlig tavshedspligt i international ret.

Regler

Dette afsnit omhandler følgende om videregivelse af personoplysninger til en anden forvaltningsmyndighed. 

1. Behandlingsreglerne
2. Forskning og statistik
3. Personnummer
4. Grundlæggende behandlingsprincipper
5. Tilbagekaldelse af samtykke
6. Klage til tilsynsmyndigheden
7. Tilsyn.

Ad 1. Behandlingsreglerne

Der er hjemmel til at videregive fortrolige personoplysninger til andre forvaltningsmyndigheder, hvis det efter databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen er lovligt at behandle oplysningerne.

Behandlingsreglerne gælder for oplysninger af almindelig fortrolig karakter som fx oplysninger om enkeltpersoners indtægts- og formueforhold, samt ikke-fortrolige oplysninger som fx almindelige adresseoplysninger. Se databeskyttelsesforordningen artikel 6 og databeskyttelsesloven § 6.

Behandlingsreglerne gælder endvidere for oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold som fx oplysninger om race, religion, helbredsforhold, strafbare forhold og væsentlige sociale problemer. Se databeskyttelsesforordningen  artikel 9 og 10 samt databeskyttelsesloven §§ 7 og 8.

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, at offentlige myndigheders behandling af personoplysninger er lovlig, hvis mindst ét af følgende forhold gør sig gældende:

1. Den registrerede (personen, oplysninger vedrører) har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.
2. Behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelsen af foranstaltninger, der træffes på en registreredes anmodning forud for indgåelsen af en kontrakt. 
3. Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.
4. Behandlingen er nødvendig for at beskytte den registreredes eller fysisk persons vitale interesser.   
5. Behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.

Den vigtigste bestemmelse for videregivelse af personoplysninger til andre forvaltningsmyndigheder er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Denne bestemmelser hjemler fx videregivelse, når en anden myndighed har brug for oplysningerne som led i deres behandling af en sag.

I forhold til videregivelse af rent private oplysninger, følger det blandt andet af databeskyttelseforordningens artikel 9, at dette er lovligt, når videregivelse er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser på grundlag af EU-retten eller dansk ret og står i rimeligt forhold til mål, der forfølges, respekterer det væsentligste indhold af retten til databeskyttelse og sikre passende og specifikke foranstaltninger til beskyttelse af den registreredes grundlæggende rettigheder eller interesser. 

Oplysninger om strafbare forhold kan efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 2, nr. 3, videregives, når videregivelsen er nødvendig for udførelsen af en myndigheds virksomhed eller er påkrævet for en afgørelse, som myndigheden skal træffe. 

Det er Skatteforvaltningen, der skal foretage vurderingen af, om videregivelsen er lovlig.

Ad 2. Forskning og statistik

Bestemmelsen i databeskyttelsesloven § 10, stk. 3 omfatter videregivelse af oplysninger i forbindelse med statistiske eller videnskabelige undersøgelser. 

Det forudsættes således efter bemærkningerne til loven, at der ikke med kravet i databeskyttelsesloven  § 10, stk. 3, om forudgående tilladelse fra tilsynsmyndigheden, er tilsigtet nogen indskrænkning af den tidligere gældende videregivelsesadgang efter FVL § 30.

Ad 3. Personnummer

Der er med bestemmelsen om behandling af personnummer i databeskyttelsesloven ikke tilsigtet nogen ændring i den tidligere gældende adgang efter forvaltningsloven til at videregive oplysninger om personnummer. Se databeskyttelsesloven § 11, stk. 1.

Oplysninger om personnummer kan således fortsat videregives med henblik på entydig identifikation eller som journalnummer.

Ad. 4. De grundlæggende principper

De grundlæggende principper for god databehandlingsskik antages efter bemærkningerne til loven ikke at gå videre, end hvad der allerede følger af almindelige principper om saglighed og proportionalitet i forbindelse med forvaltningens virksomhed. Se databeskyttelsesforordningen artikel 5, stk. 1, litra a-c. 

Ad 5. Tilbagekaldelse af samtykke

I databeskyttelsesforordningen defineres den registreredes samtykke som enhver frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede ved en erklæring eller klar bekræftelse indvilger i, at oplysninger, der vedrører den pågældende selv, gøres til genstand for behandling. Se databeskyttelsesforordningen artikel 4, nr. 11. Endvidere kan den registrerede tilbagekalde et samtykke. Se databeskyttelsesforordningen artikel 7, stk. 3.

At samtykket skal være "frivilligt" betyder, at det ikke må være afgivet under tvang.

At samtykket skal være "specifikt" betyder, at det af samtykket skal fremgå, hvilke typer af oplysninger, der må videregives, hvem der kan foretage videregivelsen, og til hvilke formål videregivelsen kan ske.

At samtykket skal være "informeret" betyder, at den afgivende forvaltningsmyndighed skal sikre, at der gives den samtykkende tilstrækkelig information til, at den pågældende er klar over, hvad der meddeles samtykke til, og dermed kan vurdere, om samtykket bør meddeles.

Med databeskyttelsesforordningen artikel 7 sker der en præcisering af betingelserne for samtykke, således at stk. 1 handler om, at den dataansvarlige skal kunne påvise eksistensen af et samtykke, mens stk. 2-4 opstiller yderligere betingelser for, at samtykket er gyldigt. Således er der et krav om, at informationer omkring samtykke i en skriftlig erklæring skal kunne skelnes fra andre forhold.

Den registrerede har til enhver tid ret til at trække sit samtykke tilbage. Se databeskyttelsesforordningen artikel 7, stk. 3. Inden der gives samtykke til en behandling, skal den registrerede oplyses om, at samtykket kan trækkes tilbage. Oplysningen om, at samtykket kan trækkes tilbage, er en gyldighedsbetingelse for det afgivne samtykke. Det skal være lige så let at trække sit samtykke tilbage som at give et.   

Reglerne om samtykke i behandlingsreglerne databeskyttelsesforordningen artikel 6, 9 og 10 er derfor omfattet af de krav til samtykke, der følger af databeskyttelsesforordningen artikel 4, nr. 11 og artikel 7. 

Der er udarbejdet en procedure for indhentelse af samtykke. Det fremgår heraf, at

• samtykket skal være afgivet frivilligt
• samtykket skal kunne påvises, så derfor bør det indhentes skriftligt (enten fysisk eller digitalt)
• der skal som minimum informeres om den dataansvarliges identitet, formålet med behandlingen, hvilke oplysninger, der behandles samt hvilken behandling, der finder sted samt adgangen til at tilbagekalde samtykket, og det skal være beskrevet, hvordan den registrerede i så fald kan gøre dette
• samtykkeerklæringen skal formuleres således, at den er klart adskilt fra eventuel øvrig tekst og i et klart og enkelt sprog
• det skal formuleres klart og præcist, hvad der gives samtykke til, og det skal angives, hvad samtykket omfatter
• samtykkets omfang skal formuleres klart og tydeligt således, at den registrerede forstår, hvad oplysningerne vil blive brugt til og i hvilken sammenhæng, det gives.

Ad 6. Klage til tilsynsmyndigheden

Den registreredes adgang til at klage til tilsynsmyndigheden omfatter også manuel videregivelse af oplysninger om den pågældende til anden forvaltningsmyndighed. Se databeskyttelsesforordningen artikel 77, jf. databeskyttelsesloven § 39, stk. 1. Se afsnit A.A.10.1.2 Særlige klageregler.

Ad 7. Tilsyn

Datatilsynets tilsynsvirksomhed efter persondataloven omfatter også manuel videregivelse af personoplysninger mellem forvaltningsmyndigheder. Se databeskyttelsesloven § 2, stk. 1. Datatilsynet fører, i overensstemmelse med lovens kapitel 10, tilsyn med en sådan videregivelse. 

Videregivelse af fortrolige oplysninger om juridiske personer

Videregivelse af oplysninger om juridiske personer er reguleret i forvaltningsloven. Se FVL § 28, stk. 3 og stk. 4, og FVL § 28, stk.2.

Reglerne i forvaltningsloven om videregivelse af oplysninger om juridiske personer omfatter kun udveksling af fortrolige oplysninger mellem danske forvaltningsmyndigheder. Reglerne gælder endvidere, uanset om oplysningerne stammer fra myndighedernes it-systemer eller fra en manuel sag, og uanset på hvilken måde udvekslingen finder sted.

Regler

Fortrolige oplysninger om juridiske personer må kun videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når en af følgende betingelser er opfyldt:

1. Den, oplysningen angår, udtrykkeligt har givet samtykke.
2. Det følger af lov eller bestemmelse fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives.
3. Det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe.

Se FVL § 28, stk. 2, nr. 1 - 3.

Om videregivelse af oplysninger omfattet af hvidvaskloven, se afsnit A.A.6.1.3 Særlig tavshedspligt efter hvidvaskloven og retsplejeloven om skattemyndighedernes særlige tavshedspligt efter hvidvaskloven. 

Ad 1. Den, oplysningen angår, udtrykkeligt har givet samtykke

Et samtykke skal være frivilligt, specifikt og informeret. Se  FVL § 28, stk. 3.

Et samtykke kan endvidere tilbagekaldes. Se  FVL § 28, stk. 4.

Disse krav til samtykke svarer til de krav, der følger af databeskyttelsesforordningen artikel 4, nr. 11, og artikel 7. Se også afsnittet om »Videregivelse af personoplysninger«.

Ad 2. Det følger af lov eller bestemmelse fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives

Videregivelse efter bestemmelsen kan også ske, når det følger af lov eller bestemmelse fastsat ved lov, at oplysningen skal videregives.

Ad 3. Det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe

Denne adgang til at videregive oplysninger svarer til den tidligere gældende adgang til at videregive "andre fortrolige oplysninger" efter den daværende bestemmelse i FVL § 28, stk. 3. Der er således, uanset den ændrede ordlyd, ikke tilsigtet nogen ændring i forhold til den hidtil gældende videregivelsesadgang på området.

Oplysninger omfattet af bestemmelsen vil derfor fortsat kunne videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når det efter en konkret vurdering må antages, at videregivelse af oplysningerne er af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, som myndigheden skal træffe. Bestemmelsen omfatter videregivelse både af hensyn til den afgivende og den modtagende myndighed.  

Pligt til videregivelse 

Hvis en forvaltningsmyndighed er berettiget til at videregive en oplysning til en anden forvaltningsmyndighed, har den pågældende forvaltningsmyndighed også pligt til at efterkomme en udleveringsanmodning fra en anden forvaltningsmyndighed. Se FVL § 31.

Om pligt til videregivelse af oplysninger omfattet af hvidvaskloven, se afsnit A.A.6.1.3 Særlig tavshedspligt efter hvidvaskloven og retsplejeloven om skattemyndighedernes særlige tavshedspligt efter hvidvaskloven. 

Videregivelse til den kommunale borgerbetjening på skatteområdet

Skatteministeren er efter skatteforvaltningsloven bemyndiget til at fastsætte regler om, at kommunalbestyrelsen skal løse opgaver, der har karakter af borgervejledning og lignende faktisk forvaltningsvirksomhed, og som efter lovens SFL  § 1 hører under told- og skatteforvaltningens opgaver. Se SFL § 16, stk. 2. Se også afsnit A.A.1.4 Kommunale servicecentre om kommunale servicecentre.

Skatteministeren har udnyttet denne bemyndigelse i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. oktober 2005 om kommunernes borgerbetjening på skatteområdet.

Regler

Hvis kommunalbestyrelsen har oprettet et eller flere borgerservicecentre i kommunen og placeret opgaven på skatteområdet der, er udvekslingen af oplysninger mellem told- og skatteforvaltningen og det kommunale borgerservicecenter omfattet af lov om kommunale borgerservicecentre. Se lovbekendtgørelse nr. 947 af 6. juli 2017, § 3, stk. 6, der henviser til stk. 1 og 2.

Det fremgår af loven, at hvis et borgerservicecenter varetager en administrativ borgerbetjeningsopgave for en anden myndighed, kan denne myndighed - i dette tilfælde SKAT - videregive oplysninger til borgerservicecentret. Det gælder dog kun, hvis videregivelsen er nødvendig til borgerservicecentrets varetagelse af opgaven. Se lovbekendtgørelse nr. 947 af 6. juli 2017, § 3, stk. 1.

Hvis kommunalbestyrelsen ikke har oprettet kommunale borgerservicecentre eller har oprettet borgerservicecentre, men ikke placeret skatteopgaven der, følger det af skatteforvaltningsloven, at borgerservicecenterloven finder tilsvarende anvendelse. Se SFL (skatteforvaltningsloven) § 16, stk. 3.

Den kommunale borgerbetjenings videregivelse af skatteoplysninger

Hvis et borgerservicecenter varetager en administrativ borgerbetjeningsopgave for en anden myndighed, kan borgerservicecentret til denne myndighed videregive de oplysninger, som borgerservicecentret er i besiddelse af som følge af varetagelsen af opgaven. Det gælder dog kun, hvis videregivelsen er nødvendig til myndighedens varetagelse af tilknyttede opgaver eller tilsyns- og kontrolopgaver i forhold til borgerservicecentrets opgavevaretagelse. Se lovbekendtgørelse nr. 947 af 6. juli 2017 § 3, stk. 2.

Den kommunale borgerbetjening kan alene videregive skatteoplysninger til den øvrige del af borgerbetjeningen eller den kommunale forvaltning efter de almindelige videregivelsesregler i forvaltningsloven, databeskyttelsesforordningen og  databeskyttelsesloven.

Den kommunale borgerbetjening på skatteområdet er ikke en skattemyndighed i skatteforvaltningslovens forstand, og borgerbetjeningen er derfor ikke omfattet af skattemyndighedernes særlige tavshedspligt i SFL (skatteforvaltningsloven) § 17, stk. 1.

Videregivelse efter anmodning og af egen drift

Reglerne om videregivelse af oplysninger til andre forvaltningsmyndigheder i forvaltningsloven (FVL), databeskyttelsesforordningen, jf. databeskyttelsesloven gælder både for videregivelse efter anmodning og uopfordret videregivelse.

Den skattemyndighed, der sidder inde med den fortrolige oplysning, skal dog være opmærksom på, at der ved uopfordret videregivelse i sagens natur ikke foreligger en udleveringsanmodning fra en anden forvaltningsmyndighed. Det betyder normalt et mere usikkert grundlag for beslutningen om udlevering, end hvis der foreligger en udleveringsanmodning og dermed en bedømmelse af udleveringsbehovet fra den eventuelt modtagende forvaltningsmyndighed.

Uopfordret videregivelse af oplysninger som nævnt i SFL § 17, stk. 1,kan eksempelvis ske, hvis der er en konkret mistanke om en lovovertrædelse - uanset om denne er begået hændeligt, uagtsomt eller forsætligt - og hvis oplysningens videregivelse må forventes at kunne medvirke til, at lovovertrædelsen konstateres og dermed berigtiges.

Lovbestemmelser, der tillægger andre forvaltningsmyndigheder en særlig ret til at rekvirere fortrolige oplysninger fra told- og skatteforvaltningen, kan endvidere tages som udtryk for, at der for disse myndigheder kan være et særligt kontrolbehov. Eksistensen af sådanne lovbestemmelser kan derfor indgå i bedømmelsen af, om fortrolige oplysninger kan/skal videregives uopfordret.

Om videregivelse af oplysninger omfattet af hvidvaskloven, se afsnit A.A.6.1.3 Særlig tavshedspligt efter hvidvaskloven og retsplejeloven om skattemyndighedernes særlige tavshedspligt efter hvidvaskloven.

Kompetence

Det er den myndighed, der råder over oplysningen, der har kompetencen til at afgøre i første instans, om en fortrolig oplysning efter reglerne i FVL § 28 og § 31 skal videregives til en anden forvaltningsmyndighed. Det er derfor den myndighed, som råder over de fortrolige oplysninger, der afgør om videregivelse er berettiget, samt i hvilken form de pågældende oplysninger skal videregives. Se TfS 1996, 503 TSS.

Videregivelse af oplysninger efter databeskyttelsesforordningen, jf. databeskyttelsesloven er omfattet af samme kompetence.

Det er Landsskatteretten, der har kompetencen til at afgøre en klage over et afslag på en videregivelsesanmodning fra en anden forvaltningsmyndighed. Se SFL § 11, stk. 1, nr. 1.

Bestemmelsesnøgle                                                                   

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området: