Hvordan beskattes repræsentationsudgifter? Kan en lønmodtager få fradrag for udgifter til repræsentation? Hvordan dokumenteres udgifter til repræsentation?

C.A.4.3.1.5 Repræsentationsudgifter

Indhold

Dette afsnit handler om fradragsretten i forbindelse med lønmodtagers repræsentationsudgifter.

Afsnittet indeholder:

• Regel
• Godtgørelser, repræsentationstillæg og udlæg efter regning
• Dokumentation for repræsentationsudgifter
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Regel

Lønmodtagere har en begrænset fradragsret for nødvendige udgifter til repræsentation i det omfang, udgifterne er afholdt til at erhverve indkomst. Repræsentationsudgifter er begrænset til 25 pct. af de afholdte udgifter (såkaldt begrænset fradragsret). Se LL (ligningsloven) § 9, stk. 3.

Fradrag for repræsentationsudgifter er endvidere omfattet af bundgrænsen på 6.500 kr. årligt i 2021. Se mere om bundgrænsen mv. i LL (ligningsloven) § 9, stk. 1, og C.A.4.3.1.1 Om fradrag for lønmodtagere om fradrag for lønmodtagere. Det betyder, at hvis lønmodtageren ikke har andre udgifter, der er omfattet af bundgrænsen, skal vedkommende have repræsentationsudgifter på over 26.000 kr. før det er muligt at få fradrag. Hvis lønmodtageren med andre udgifter er over bundgrænsen, vil mindre repræsentationsudgifter også kunne være fradragsberettigede.

Fradragsretten i den begrænsede form gælder selvstændige erhvervsdrivende, selskaber, skattepligtige foreninger mv. og lønmodtagere, der har en selvstændig indkomstmæssig interesse i at afholde repræsentationsudgifterne. Se afsnit C.C.2.2.2.5.4 Fradrag for udgifter til repræsentation.

En lønmodtagere får typisk ikke fradrag for repræsentationsudgifter, da der normalt ikke er den fornødne sammenhæng mellem udgifterne og indkomsterhvervelsen. En lønmodtager kan imidlertid på grund af sin aflønningsform, fx provision af omsætningen, have en selvstændig økonomisk interesse i at afholde repræsentationsudgifter. Det gælder fx repræsentanter, handelsrejsende og salgschauffører mv. I forhold til sådanne ansættelsesforhold er det mere nærliggende at anerkende fradrag for repræsentation.

Godtgørelser, repræsentationstillæg og udlæg efter regning

Hvis lønmodtageren har afholdt repræsentationsudgifter, og arbejdsgiveren uden dokumentation for de faktiske udgifter betaler en godtgørelse til lønmodtageren, er lønmodtageren skattepligtig af godtgørelsen. Lønmodtageren har forsat den begrænsede fradragsret for repræsentationsudgifterne, hvis udgifterne har den fornødne forbindelse med det indtægtsgivende arbejde.

Hvis arbejdsgiveren mod dokumentation i form af eksterne udgiftsbilag refunderer repræsentationsudgifter, som lønmodtageren har afholdt (udlæg efter regning), har arbejdsgiveren dermed retten til det begrænsede fradrag for repræsentationsudgifterne. Det godtgjorte beløb skal i så fald ikke medregnes til lønmodtagerens skattepligtige indkomst, heller ikke selvom lønmodtageren har en selvstændig indkomstmæssig interesse i at afholde repræsentationsudgifterne, fx fordi vedkommende er provisionslønnet.

Får en lønmodtager repræsentationstillæg eller lignende, skal beløbet medregnes som en lønindtægt for lønmodtageren.

Lønmodtagere, der får et repræsentationstillæg fastsat efter lov, kan fradrage et beløb svarende til tillægget ved opgørelsen af den skattepligtige indkomst. Reglerne om begrænset fradragsret i LL (ligningsloven) § 9, stk. 3 omfatter ikke sådanne tillæg, selv om de er benævnt "repræsentationstillæg". Derimod er fradrag for et sådant tillæg omfattet af den almindelige fradragsbegrænsning for lønmodtagerudgifter i LL (ligningsloven) § 9, stk. 1.

Dokumentation for repræsentationsudgifter

Fradragsretten for repræsentationsudgifter er betinget af, at udgifterne kan dokumenteres ved bilag. Skattestyrelsen stiller visse krav til sådanne bilag, for at de er fyldestgørende. Skattestyrelsen kræver:

• at bilaget er dateret og angiver udstederen, og når det er sædvanligt også modtageren,
• at det af bilaget fremgår, hvilke ydelser det vedrører og
• at det er forsynet med kvitteringspåtegning/kasseapparat-afstempling, når det er sædvanligt.

Når restaurationsbilag fungerer som dokumentation for repræsentationsudgifter kræver Skattestyrelsen også, at det er noteret på bilaget, hvem der har deltaget i sammenkomsten og årsagen hertil.

Selvom disse specifikationskrav er opfyldt, og der foreligger dokumentation for at udgifterne er afholdt, er Skattestyrelsen berettiget til at skønne over, om de afholdte udgifter er fradragsberettiget. Hvis der ikke er fornøden dokumentation eller tilstrækkelig specificeret dokumentation, må Skattestyrelsen fastsætte fradraget for repræsentationsudgifter efter et skøn.

Der er særlige strenge krav med hensyn til dokumentation for såvel udgifternes størrelse som anledningen, når repræsentation foregår i hjemmet. Se LSRM 1975, 70 LSR.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området: