Er en leverandør forpligtet til at give oplysninger til SKAT?

A.C.2.2.2 Pålæg om at føre logbog

Indhold

Dette afsnit handler om Skatteforvaltningens beføjelse efter kildeskatteloven til at pålægge en virksomhed at føre logbog.

Afsnittet indeholder:

• Regel
• Pålæg om at føre logbog
• Digitalisering af logbog
• Manglende efterlevelse af et pålæg
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Regel

Efter KSL (kildeskatteloven) § 86 A, stk. 1, kan Skatteforvaltningen pålægge en virksomhed at føre logbog ved at foretage daglig registrering af oplysninger om ansatte.  De oplysninger, der skal registreres, er oplysninger om dato, navn og cpr-nummer, hvilken løn der udbetales og start- og forventet sluttidspunkt for arbejdet den pågældende dag. Hensigten med bestemmelsen er, at der sker daglig registrering af, hvem der arbejder i virksomheden, således at Skatteforvaltningen kan kontrollere, om der indeholdes A-skat mv. for de pågældende personer.

Pålæg om at føre en logbog

For at sikre, at der sker registrering af alle ansatte i en virksomhed, kan Skatteforvaltningen, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) og kommunerne pålægge en arbejdsgiver at føre daglige registreringer (logbog) over beskæftigede i virksomheden.

Skatteforvaltningens hjemmel hertil findes i KSL (kildeskatteloven) § 86 A. STARs hjemmel findes i § 91, stk. 4, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 199 af 11. marts 2020 med senere ændringer, og kommunernes i § 12 a, stk. 5, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, jf. lovbekendtgørelse nr. 1555 af 2. november 2020 med senere ændringer.

Bestemmelserne om udstedelse af pålæg og førelse af logbog findes i § 12 i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bekendtgørelse nr. 983 af 29. juni 2016. 

Skatteforvaltningens arbejdsgiverkontrol kan efter KSL (kildeskatteloven) § 86 A, stk. 1, pålægge den indeholdelsespligtige at foretage daglig registrering af ansattes løn samt start- og forventet sluttidspunkt for arbejdet den pågældende dag.

De oplysninger, som skal registreres, er efter bestemmelsen de samme oplysninger, som direktøren for Arbejdsdirektoratet (i dag STAR) har fastsat med hjemmel i § 91, stk. 4, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) og de kommunale sociale myndigheder kan give tilsvarende pålæg.

Disse registreringer skal - uanset hvorfra pålægget hidrører - til enhver tid på begæring forevises arbejdsgiverkontrollen. Se KSL § 86 A, stk. 2.

En logbog skal på begæring således forevises Skatteforvaltningen til brug for kontrollen, uanset hvilken myndighed, pålægget er udstedt af. Hjemlerne hertil findes i KSL § 86 A, stk. 2, for så vidt angår logbøger, der føres efter pålæg fra Skatteforvaltningen og STAR, og i skattekontrolloven om oplysningspligt fsva. logbøger, der føres efter pålæg fra kommunerne, da logbøger har karakter af almindeligt kontrolmateriale.

Det er hensigten, at der er et myndighedssamarbejde mellem Skatteforvaltningen, STAR og kommunerne i forbindelse med, at der føres kontrol af et pålæg om logbog. Virksomhedens registreringer kan således blive kontrolleret af de tre myndigheder.

Digitalisering af logbog

Ved lov nr. 1430 af 5. december 2018, § 1, nr. 2, om ændring af kildeskatteloven og forskellige andre love (Initiativer mod sort arbejde m.v.) blev bestemmelsen KSL § 86 A nyaffattet, hvorefter Skatteforvaltningen, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) og kommunerne skal kunne pålægge en arbejdsgiver at foretage daglig digital registrering af oplysninger (logbog) om de personer, der er beskæftiget hos den pågældende arbejdsgiver. At arbejdsgivere skal kunne pålægges at foretage en digital registrering af oplysninger om de personer, der er beskæftiget hos arbejdsgiveren, betyder, at logbogen vil skulle gøres digital.

Ved vedtagelsen af lovforslaget, der udmønter initiativet om den digitale logbog, var det forudsat, at den digitale logbog skulle gøres til en del af indkomstregisteret, og at arbejdsgiveres registrering af oplysninger i relation til den digitale logbog skulle ske i indkomstregisteret, og at dette skulle træde i kraft den 1. juli 2020, jf. § 9, stk. 2, i lov nr. 1430 af 5. december 2018 om ændring af kildeskatteloven og forskellige andre love (Initiativer mod sort arbejde m.v.). Det har imidlertid vist sig ganske vanskeligt at gennemføre initiativet i regi af indkomstregisteret.

Med lov nr. 810 af 9. juni 2020, § 5, er bestemmelsen om digital logbog i lov nr. 1430 af 5. december 2018 udskudt, og der er indsat en bemyndigelse til skatteministeren til at sætte initiativet i kraft, når der foreligger en endelig afklaring af, hvilke systemer der mest hensigtsmæssigt vil kunne understøtte den digitale logbog.

Hvem kan pålægges at føre logbog

Arbejdsgivere, der allerede har tilstrækkelige registreringer over de beskæftigede, fx i form af lønregistreringer, ansættelseskontrakter, ansættelsesbeviser m.v., er ikke omfattet af bestemmelsen om at føre logbog.

Et pålæg kan gives til en virksomhed, der f.eks.

• har utilstrækkelige registreringer af virksomheder ansatte,
• har rod i lønningsbogholderiet
• beskæftiger sort (uregistreret) arbejdskraft
• medvirker til socialt bedrageri, eller
• omstændighederne i øvrigt taler herfor.

Myndighederne kan anvende hinandens kontroloplysninger i afgørelsen af, hvorvidt en virksomhed skal pålægges at føre logbog. 

Et pålæg er en forvaltningsafgørelse

Under kontrolbesøget foretages mundtlig partshøring vedrørende myndighedens overvejelser om at pålægge virksomheden at føre logbog.

I de tilfælde, hvor indehaveren ikke antræffes ved uanmeldt kontrol i virksomheden, kan myndigheden skriftligt underrette indehaveren om overvejelserne om at give virksomheden et pålæg om at føre logbog inden den endelige afgørelse træffes. Indehaveren kan gives en frist på 1 uge til at komme med bemærkninger hertil. 

Et pålæg skal være skriftligt og indeholde en begrundelse og en klagevejledning med klageadgang.

Et pålæg gives for en periode på 12 måneder. Pålægget udløber automatisk efter periodens udløb.

Hvis der ved et kontrolbesøg efter udløbet af 12-måneders perioden fortsat konstateres manglende registreringer af de beskæftigede, kan arbejdsgiveren på ny pålægges af føre logbog i en 12-måneders periode.

Da en afgørelse om pålæg om at føre logbog er rettet til virksomhedsejeren, bortfalder pålægget ved lukning, bortforpagtning eller overdragelse af virksomheden.

Pligten til at føre daglige registreringer

De nærmere regler for registrering i logbogen er indsat i § 12 i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bekendtgørelse nr. 983 af 29. juni 2016. Disse retningslinjer anvendes også ved pålæg udstedt af Skatteforvaltningen, se KSL (kildeskatteloven) § 86 a, stk. 1, og kommunerne, jf. § 12 a, stk. 5, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.

Registreringerne i logbogen skal

• iværksættes senest 3 hele hverdage efter, at arbejdsgiveren har modtaget det skriftlige pålæg
• foretages fra arbejdsdagens begyndelse og omfatte alle personer, der forventes at udføre arbejde i virksomheden den pågældende dag, også selv om der ikke udbetales løn for arbejdet, fx fordi de beskæftigede er på prøve, i aktivering, "hjælper til" eller er en medarbejdende ægtefælle.
• ajourføres hvis der i løbet af arbejdsdagen indkaldes yderligere personale eller vikarer, der skal indføres i logbogen inden de påbegynder arbejdet
• være fortløbende dateret og indeholde oplysninger for hver af de beskæftigede om navn og cpr.nr., arbejdstiden den pågældende dag og den ansattes løn (time/dag/uge/måned)
• opbevares i virksomheden og forevises på begæring
• opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning.

Der må ikke rettes i logbogen. Hvis der skrives forkert, eller hvis en ansat ikke møder på arbejde som forventet, skal korrektion af registreringen i logbogen ske ved overstregning med en bemærkning i bemærkningsfeltet om, hvorfor korrektion er sket (syg, mødt senere, indkaldt m.v.).

Registreringen kan være enten papirbaseret eller digital.

En papirbaseret registrering føres i en autoriseret logbog, som udleveres af den myndighed, der giver pålægget. Ved udleveringen udfylder myndigheden logbogen med oplysninger om virksomheden, og med oplysninger om hvornår pålægget har virkning fra, og hvornår pålægget udløber. Endvidere dateres og attesteres logbogen.

Hvis arbejdsgiveren foretrækker en digital løsning, skal der ske indberetning via en web-baseret tastselv løsning på www.sktst.dk.

Opfølgning

Myndighederne kan til enhver tid kræve at få forevist en opdateret registrering over beskæftigede i virksomheden enten i forbindelse med et kontrolbesøg i virksomheden eller ved skriftlig anmodning om indsendelse af registreringer i en papirbaseret logbog for en nærmere angiven periode.

Hvis det ved en opfølgende kontrol konstateres, at virksomheden udarbejder sædvanlig dokumentation for et ansættelsesforhold og indberetter de ansatte i overensstemmelse med de gældende retningslinier, eller hvis der i øvrigt er grundlag herfor, kan den myndighed, der har givet pålægget om at føre logbog, ophæve pålægget før udløbet af 12-måneders fristen. Hvis dette forhold konstateres af en anden myndighed, end den der har givet pålægget, underrettes den udstedende myndighed herom, med henblik på en sådan vurdering.

En ophævelse skal i givet fald gives skriftlig, og ophævelsen skal noteres i logbogen i bemærkningsfeltet fra kontrolbesøg i virksomheden.

Klage

En klage har ikke opsættende virkning. Skatteforvaltningens afgørelse om pålæg om at føre logbog kan påklages til Skatteankestyrelsen. Se https://www.skatteankestyrelsen.dk/

En klage skal være modtaget i Skatteankestyrelsen senest 3 måneder fra modtagelse af afgørelsen.

Klage over afgørelser om at føre logbog fra henholdsvis STAR og kommunerne sendes gennem disse myndigheders respektive klagesystemer.

Manglende efterlevelse af et pålæg

Adgangen til eftersyn, fremlæggelse af dokumenter og indsendelse af regnskabsmateriale m.v. i forbindelse med arbejdsgiverkontrol kan gennemtvinges ved daglige bøder (tvangsbøder). Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 3.

Den der undlader at følge et pålæg om at føre logbog, eller undlader på begæring at forevise registreringer i en logbog kan endvidere straffes med bøde. Undladelsen af at følge et pålæg fra Skatteforvaltningen, kan straffes efter reglerne i KSL (kildeskatteloven) § 74, jf. lovens § 74 A. 

En undladelse straffes af den myndighed, der har givet pålægget. Hvis undladelsen konstateres af en anden myndighed, underretter den konstaterende myndighed den udstedende myndighed herom.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området: