Hvad indebærer kravet om notatpligt for SKAT?

A.A.7.4.4 Notatpligt

Indhold

Dette afsnit handler om reglen for notatpligt efter offentlighedsloven (OFL).

Se vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen nr. 9847 af 19. december 2013 punkt 14 om notatpligt.

Der findes også i RSL regler om notatpligt. Se A.C.1.2.3 Skatteforvaltningens pligt til at føre notat.

Afsnittet indeholder:

• Baggrund
• Regel
• Betingelser
• Aktindsigt
• Forskellige typer af notater
• Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Baggrund

Reglen om notatpligt skal sikre, at det faktiske grundlag, der er af betydning for sagens afgørelse virkelig findes i de pågældende sager, uanset hvordan myndigheden er kommet i besiddelse af dem.

Regel

I sager, hvor der træffes afgørelse har forvaltningsmyndigheden, her Skatteforvaltningen, pligt til at notere oplysninger. Se OFL § 13. 

Notatpligten gælder også i forbindelse med anmeldelser, herunder anonyme.

Når Skatteforvaltningen modtager en anmeldelse på telefon, og anmelderen oplyser eget navn, men ønsker at være anonym, skal Skatteforvaltningen gøre anmelderen opmærksom på, at Skatteforvaltningen har notatpligt. Det betyder, at Skatteforvaltningen skal notere indholdet af de mundtlige oplysninger, herunder navnet på den, der giver Skatteforvaltningen oplysningerne.

Notatpligten gælder ikke i forbindelse med behandling af sager indenfor strafferetsplejen. Se OFL § 13, stk. 3.

De oplysninger, der skal noteres er oplysninger

• om en sags faktiske grundlag, der er af betydning for sagens afgørelse, som myndigheden modtager mundtligt eller på anden måde
• som myndigheden på anden måde er bekendt med, fx fra andre sager.
• eksterne faglige vurderinger.
• væsentlige sagsekspeditionsskridt.

Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et ekspeditionsskridt skal betragtes som væsentligt, og det må derfor bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Vurderingen af et ekspeditionsskridts væsentlighed skal foretages på det tidspunkt, hvor det pågældende skridt tages.

Betingelser

Der knytter sig visse betingelser til notatpligten, herunder form, indhold, gennemførelse og opbevaring.

Dette skema viser de betingelser, der knytter sig til notatpligt:

Aktindsigt

Dokumenter, som indeholder oplysninger, der er noteret i henhold til notatpligten, er en del af grundlaget for afgørelsen og er undergivet aktindsigt med de undtagelser, der følger af OFL §§ 19-35.

Sådanne dokumenter er ligeledes omfattet af parters ret til aktindsigt med de undtagelser, der følger af FVL §§ 12-15b.

Se også

Se også afsnit A.A.6.3 Indsigt efter databeskyttelsesforordningen om indsigt efter databeskyttelsesforordningens art. 15, jf. databeskyttelseslovens § 22.<Se SKM2016.123.SKAT.

Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte

En tilsidesættelse af kravet om notatpligt kan medføre, at en klageinstans eller en domstol må lægge borgerens oplysninger til grund i den udstrækning oplysningerne ikke strider mod sagens oplysninger i øvrigt.

Manglende opfyldelse af notatpligten skal være konkret væsentlig, for at den kan medføre, at afgørelsen er ugyldig. Se SKM2010.281.ØLR, hvor overtrædelsen af notatpligten ikke havde en sådan konkret væsentlighed, at det medførte ugyldighed af afgørelsen.

I en sag var det usikkert, om notatpligten var opfyldt vedrørende diverse møder forud for en afgørelse. Byretten fandt ikke, at den eventuelt manglende opfyldelse af notatpligten medførte ugyldighed. Se SKM2008.635.BR.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området: