Hvilke oplysninger skal en anmodning om aktindsigt indeholde? Er SKAT forpligtet til at vejlede om aktindsigt?

A.A.6.2.2.3.1 Krav til anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven

Indhold

Dette afsnit handler om de krav, der gælder for en anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven (OFL).

Afsnittet indeholder:

• Identifikationskravet
• Uforholdsmæssigt ressourceforbrug
• Retsstridigt formål eller lignende
• Vejledningspligten
• God forvaltningsskik
• Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKM-meddelelser mv.  
• Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Identifikationskravet

En anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at myndigheden kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Anmodningen skal derudover angive det tema, som sagen eller dokumenterne vedrører. Se OFL § 9, stk. 1, nr. 1 og 2.

Kravet om, at der skal være angivet et tema, gælder ikke, hvis der i anmodningen er oplyst et journalnummer.

Offentlighedsloven indeholder ikke yderligere indholdsmæssige eller formmæssige krav til anmodningen. Det betyder eksempelvis, at der ikke kan stilles krav om skriftlighed eller begrundelse. En anmodning om aktindsigt, der modtages pr. telefon, skal derfor behandles og afgøres som en skriftlig anmodning. Der skal snarest muligt gøres notat af en mundtlig modtaget aktindsigtsanmodning. Se OFL § 13. 

Ombudsmanden har i sagen FOU nr. 2020.17 bl.a. udtalt, at myndigheden burde have udarbejdet et fyldestgørende notat om journalistens telefoniske aktindsigtsanmodning. Myndigheden burde også have søgt dialog med journalisten, da det ikke stod klart, om journalisten og myndigheden havde samme opfattelse af, hvad aktindsigtsanmodningen omfattede.

I sagen FOU nr. 2018-24 har Ombudsmanden ikke fundet grundlag for at kritisere Statsministeriets vurdering af, at der i den pågældende sag ikke var tale om et "helt særligt tilfælde", hvor brevvekslingen i sig selv vil kunne anses for et tema for anmodningen. I den konkrete sag havde Statsministeriet vurderet, at en journalists anmodning om aktindsigt i eventuelle e-mails vedrørende ministerielle anliggender, som ministeriet havde modtaget fra Statsministerens og to ansattes private e-mailkonti i en nærmere angivet periode, ikke opfyldte kravet om, at en anmodning om aktindsigt skal angive det tema, som sagen eller dokumentet vedrører, jf. OFL § 9, stk. 1, nr. 1 og 2. Spørgsmålet var herefter, om der i den foreliggende sag var tale om et sådant "helt særligt tilfælde" som beskrevet i Offentlighedskommissionens betænkning om offentlighedsloven, hvor brevveksling i sig selv vil kunne anses for et tema for anmodningen. Ombudsmanden mente, at der måtte anlægges en snæver forståelse af, hvornår sådanne tilfælde foreligger.  

Uforholdsmæssigt ressourceforbrug

Selvom anmodningen opfylder identifikationskravet, kan myndigheden afslå at behandle anmodningen, hvis behandlingen skønnes at nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Se OFL § 9, stk. 2, nr. 1.

  ><   

>Det centrale for vurderingen af, om behandlingen af en anmodning om aktindsigt vil nødvendiggøre et - i forhold til ansøgerens interesse i at få indsigt i det konkrete tilfælde - uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil være det forventede tidsforbrug i forbindelse med den pågældende myndigheds behandling af aktindsigtsanmodningen. Der må i den forbindelse lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter anmodningen om aktindsigt vedrører, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle. Adgangen til at afslå at behandle en anmodning om aktindsigt vil forudsætte, at det vurderes, at det samlede tidsforbrug for myndigheden i forbindelse med behandlingen af anmodningen - det vil sige såvel fremsøgningen af sagerne eller dokumenterne samt myndighedens vurdering af, om der kan meddeles aktindsigt heri - må forventes at overstige ca. 25 timer (svarende til mere end 3 fulde arbejdsdage).< Se FOB 2014.22 og FOB 2017-4.

Såfremt den, der har søgt om aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne, vil myndigheden mv. være forpligtet til i almindelighed - og således uanset sagens eller dokumenternes omfang - at behandle anmodningen. En myndighed mv. vil i den forbindelse kun sjældent kunne undlade at behandle en anmodning om aktindsigt, der er fremsat af et massemedie eller en forsker tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut, da sådanne medier og forskere i almindelighed må antages at have en særlig interesse i aktindsigten. Dette følger af bemærkningerne til offentlighedsloven. 

Det følger også af god forvaltningsskik, at der bør udvises tilbageholdenhed med at afslå anmodninger fra pressen.  ><    

Ombudsmanden har i sagen FOB 2016-23 ikke fundet grundlag for at kritisere Justitsministeriets konkrete vurdering af, at behandlingen af en anmodning om aktindsigt fra en journalist i dens helhed ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. I den konkrete sag havde Justitsministeriet vurderet, at det samlede tidsforbrug i forbindelse med behandlingen af anmodningen måtte forventes at overstige 60 timer, hvilket Ombudsmanden lagde til grund i sagen. Ombudsmanden lagde bl.a. også vægt på, at Justitsministeriet ville tage stilling til dele af aktindsigtsanmodningen og undersøge om journalisten eventuelt kunne få aktindsigt i nogle udvalgte dokumenter, som journalisten havde oplyst, at han var særlig interesseret i. Endelig udtalte ombudsmanden i sagen, at det ikke mere generelt kan angives, under hvilke omstændigheder bestemmelsen i OFL § 9, stk. 2, nr. 1, kan anvendes i forhold til fx massemedier. Dette må i følge Ombudsmanden bero på en konkret og samlet vurdering i lyset af den enkelte sags omstændigheder.  

I SKM2020.203.LSR har Landsskatteretten fundet det berettiget, at Administrations- og Servicestyrelsen havde afslået at behandle klagerens anmodning om aktindsigt med henvisning til, at der allerede var anvendt et uforholdsmæssigt ressourceforbrug på at behandle aktindsigtsanmodninger fra klageren, samt at klageren ikke havde godtgjort en særlig interesse i det anmodede materiale, jf. OFL § 9, stk. 2, nr. 1. I den konkrete sag havde Administrations- og Servicestyrelsen vurderet, at styrelsen allerede inden den omhandlede anmodning indenfor de seneste seks måneder havde anvendt over 80 timer på at behandle mere end 10 aktindsigtsanmodninger fra klageren.   ><   

Retsstridigt formål eller lignende

  ><   

>Efter OFL § 9, stk. 2, nr. 2, kan en myndighed meddele afslag på en anmodning om aktindsigt, i det omfang anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende. Bestemmelsen vil bl.a. kunne anvendes, hvor en anmodning om aktindsigt i en sag eller i dokumenter har til formål at skabe grundlag for retsstridige forhold eller har til formål at forfølge eller på lignende måde genere myndighedens ansatte eller privatpersoner (chikane).

Bestemmelsen vil dog kun finde anvendelse i ganske særlige tilfælde, idet offentlighedslovens klare og grundlæggende udgangspunkt er, at der er adgang til aktindsigt i navnene på ansatte i den offentlige forvaltning. Se FOB 2014.18 om aktindsigt i navne på medarbejdere, der havde behandlet en konkret sag.

Ved vurderingen af, om det kan lægges til grund, at en aktindsigtsanmodning må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende, må der tages udgangspunkt i de konkrete omstændigheder ved anmodningen. Det kan i den forbindelse f.eks. indgå, om ansøgeren selv har givet udtryk for, at anmodningen fremsættes med det formål at genere eller forfølge en person mv., ligesom der kan lægges vægt på, om ansøgeren tidligere har benyttet oplysninger, som den pågældende har fået aktindsigt i, til at begå retsstridige forhold. Der kan endvidere lægges vægt på, om ansøgeren ved møder eller telefonisk har optrådt truende.<

I sagen FOB 2016.14 fandt ombudsmanden ikke, at Udenrigsministeriet havde påvist, at udlevering af en medarbejders navn ville kunne medføre chikane mv. i den normale forstand af dette udtryk, uanset at medarbejderen i forbindelse med en tidligere episode havde opfattet anmoder som vred, aggressiv og opfarende. Udenrigsministeriet kunne derfor ikke undtage navnet fra aktindsigt i medfør af OFL § 9, stk. 2, nr. 2. 

Vejledningspligten

  ><   

>Efter forvaltningslovens § 7, stk. 1, gælder der en almindelig pligt for forvaltningsmyndigheder til at vejlede borgerne inden for de sagsområder, der varetages af myndigheden.

I forbindelse med en anmodning om aktindsigt, skal myndigheden derfor vejlede om, hvilke oplysninger, der er nødvendige for at anmodningen om aktindsigt opfylder identifikationskravet.<

I en sag om aktindsigt henviste Folketingets Ombudsmand til vejledningspligten i forvaltningslovens § 7, idet det er forudsat i offentlighedslovens forarbejder, at der - navnlig når anmodninger om aktindsigt er fremsat af medier - kan være særlig grund til at vejlede. Se Ombudsmandens udtalelse FOU nr. 2019.19. 

God forvaltningsskik

I en sag udtalte ombudsmanden, at det ville have været god forvaltningsskik, at ministeriet i forbindelse med behandling af en aktindsigtsanmodning havde oplyst journalisten om, at ministeriet ikke var i besiddelse af dokumenter, der specifikt indeholdt de oplysninger, der var anmodet om. Endvidere udtalte ombudsmanden, at ministeriet i samme forbindelse kunne være gået i dialog med journalisten om spørgsmålet om, hvorvidt han var interesseret i, at ministeriet tog stilling til spørgsmålet om aktindsigt i de dokumenter, som på trods heraf måske kunne indeholde oplysninger, der kunne være af relevans for hans anmodning. Se Ombudsmandens udtalelse UDT nr. 9119 af 9. februar 2917.

Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området:

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området: