Hvornår er der tale om et internt dokument? Kan man få løbende aktindsigt? Hvordan kan et internt dokument blive omfattet af aktindsigt? Giver SKAT meraktindsigt i interne dokumenter?

A.A.6.2.2.2.5 Omfang og undtagelser efter forvaltningslovens regler om aktindsigt

Indhold

Dette afsnit handler om omfanget af partens ret til aktindsigt og de undtagelser, der gælder for retten til aktindsigt.

Afsnittet indeholder:

• Omfang
• Undtagelse af dokumenter
• Undtagelse af oplysninger
• Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand.

Omfang

Partens ret til aktindsigt omfatter med de undtagelser, der er nævnt i FVL §§ 12 - 15 b, alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af skrivelser, der er udgået fra myndigheden (1), og journaludskrift og andre fortegnelser over sagens dokumenter (2). Se FVL § 9, stk. 2, nr. 1 og 2. Se FOB nr.2020.11.

Partens ret til aktindsigt omfatter ikke de oplysninger, som er omfattet af tavshedspligten i hvidvaskloven § 69 c, stk. 1. 

En anmodning fra parten om aktindsigt i oplysninger, der senere måtte indgå på sagen (løbende aktindsigt), vil myndigheden i almindelighed være forpligtet til at notere på sagen og sørge for, at parten løbende eller i hvert fald med regelmæssige mellemrum bliver gjort bekendt med nye dokumenter i sagen. Se FOB 1992,60.   

Se afsnit A.A.7.5 Formelle mangler eller fejl om ugyldig afgørelse ved manglende svar på anmodning om aktindsigt.

Retten til aktindsigt i et dokument, der er afsendt af myndigheden til andre end den part, der anmoder om aktindsigt, gælder først fra dagen efter afsendelsen af dokumentet. Se FVL § 9, stk. 4.Undtagelsesbestemmelserne i FVL §§ 12 og 14, omfatter undtagelse af dokumenter, og bestemmelsen i FVL §§ 15, 15 a og 15 b, omfatter undtagelse af oplysninger.

Undtagelse af dokumenter

Visse dokumenter er undtaget fra aktindsigt. Se FVL §§ 12 og 14.

Interne dokumenter - hovedregel

Partens ret til aktindsigt omfatter som hovedregel ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Se FVL § 12, stk. 1.

Bestemmelsen kan ikke anvendes i det omfang, de pågældende dokumenter videregives eller tidligere er blevet videregivet til andre myndigheder eller private, idet de ved ekstern videregivelse mister deres status som interne dokumenter. Se FVL § 12, stk. 1, 2. pkt. 

Interne arbejdsdokumenter, der videregives til en klage-, kontrol- eller tilsynsmyndighed i anledning af en klage over afslag på aktindsigt i de pågældende dokumenter, vil dog ikke blive omfattet af retten til aktindsigt. Se FOB 1994, 52. Se forvaltningslovens §12, stk. 2. Se nedenstående afsnit om udveksling af interne dokumenter mellem SKAT og de to styrelser Spillemyndigheden og Skatteankestyrelsen.

Afgivelse af internt arbejdsmateriale til Folketingets Ombudsmand i forbindelse med en klage vil uanset klagens indhold heller ikke medføre, at det pågældende materiale omfattes af retten til aktindsigt. Se FOB 1975, 318.  

Interne dokumenter - udveksling mellem Skatteforvaltningens syv styrelser 

De opgaver, der ved skatteforvaltningslovens § 1 er tillagt told-og skatteforvaltningen, varetages af Skatteforvaltningen.  Pr. 1. juli 2018 blev etableret syv styrelser i Skatteforvaltningen. I medfør af bemærkningerne til skatteforvaltningsloven, nr. 427 af 6. juni 2005, § 1 skal reglerne om partsaktindsigt administreres således, at der gives aktindsigt for parter i mindst samme omfang som før samlingen af told-og skatteforvaltningen i én landsdækkende enhed. Det betyder, at interne dokumenter, der  udveksles: 

• Mellem to styrelser
• Mellem to fagdirektørområder i samme styrelse 

ikke vil blive anset for interne dokumenter. Dokumenterne vil derfor være omfattet af retten til aktindsigt efter forvaltningslovens almindelige regler.  

Derimod anses dokumenter udvekslet mellem:  

• Underdirektørområder i et fagdirektørområde i en styrelse
• Enheder i et underdirektørområde i en styrelse  

som interne dokumenter, der kan undtages fra aktindsigt, jf. FVL § 12, stk. 1. Det kan fx være udkast til notater eller lignende, som drøftes mellem medarbejderne i underdirektørområdet for at afklare en problemstilling.   

Oversigt 

 Undtagelse fra hovedreglen

Dokumenter, der er afgivet til udenforstående, mister ikke sin interne karakter, hvis afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde. Se forvaltningslovens § 12, stk. 2.

Retten til aktindsigt omfatter - uanset hovedreglen i FVL § 12 - en række interne arbejdsdokumenter, der foreligger i endelig form, når

• dkumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse
• dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedslovens § 13

dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder. Se FVL § 13, nr. 1-3.

Andre dokumenter

Retten til aktindsigt omfatter endvidere ikke en række specifikt angivne og udtømmende opregnet dokumenttyper:

• Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder.
• Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.
• Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af om retssag bør føres. Se FVL § 14, nr. 1-3.   

Undtagelse af oplysninger

Dette afsnit handler om, hvilke oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt. Se FVL §§ 15, 15 a og 15 b.

Afsnittet indeholder:

• Statens sikkerhed eller rigets forsvar
• Rigets udenrigspolitiske  interesser m.v.
• Forebyggelse, opklaring og forfølgning, straffuldbyrdelse og lign. samt beskyttelse af sigtede, vidner eller i andre sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning
• Gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen
• Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed
• Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.  

Statens sikkerhed eller rigets forsvar

Retten til aktindsigt i oplysninger kan begrænses af hensyn til statens sikkerhed eller rigets forsvar. Se FVL § 15. Bestemmelsen svarer til OFL § 31. Se afsnit A.A.6.2.2.3.4.4 Undtagelse af oplysninger.

Rigets udenrigspolitiske interesser mv.

Retten til aktindsigt i oplysninger kan begrænses af hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser mv. Se FVL § 15 a, stk. 1.Bestemmelsen svarer til offentlighedslovens § 32. Se afsnit A.A.6.2.2.3.4.4 Undtagelse af oplysninger.

Det er ikke en betingelse for at kunne undtage oplysningerne fra retten til aktindsigt efter FVL § 15 og FVL § 15 a, stk. 1, at der efter en konkret vurdering kan påvises en nærliggende fare for, at de omtalte interesser vil lide skade af væsentlig betydning, hvis aktindsigten imødekommes. 

I en sag udtalte Folketingets Ombudsmand, at den dagældende bestemmelse i forvaltningslovens § 15, stk. 1, nr. 2 (enslydende med den nugældende FVL § 15 a, stk. 1) ikke fandt anvendelse ved afgørelse af aktindsigt i en dobbeltbeskatningssag. Se FOB1992, 238. 

Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser m.v., herunder forholdet til andre lande eller organisationer. Se FVL § 15 a, stk. 2. Se nedenfor afsnittet Konkret afvejning.

Eksempel

En anmodning om aktindsigt i dokumenter, som omhandler udveksling af oplysninger i en konkret skattesag mellem danske og udenlandske skattemyndigheder, kan afslås, jf. FVL § 15 a, stk. 2. Det gælder i de tilfælde, hvor Danmark har indgået en aftale med et andet land om udveksling af oplysninger og det fremgår af aftalen, at enhver oplysning, der er videregivet eller modtaget, skal hemmeligholdes.

Forebyggelse, opklaring og forfølgning, straffuldbyrdelse og lign. samt beskyttelse af sigtede, vidner eller i andre sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning 

Retten til aktindsigt i oplysninger kan begrænses i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til

1) forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lign. samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,

2) gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen,

3) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed

4) forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter eller

5) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlig karakter er påkrævet.  Se FVL § 15 b.    

Særligt om hensynet til det offentliges kontrolvirksomhed

Efter en konkret afvejning kan partens ret til oplysninger bl.a. begrænses af hensyn til det offentliges kontrol- eller planlægningsvirksomhed mv. Se FVL § 15 b, nr. 2. Bestemmelsen svarer til  OFL § 33, nr. 3.

Om bestemmelsens anvendelsesområde har ombudsmanden i en sag om afslag på aktindsigt i anmeldelser udtalt, at der efter hans opfattelse ikke forelå sådanne hensyn som kunne begrunde at den anmeldte/parten ikke straks skulle have aktindsigt i sagen. Det gjaldt både oplysningerne om, at der forelå anmeldelser, oplysningerne om anmelders navn, indholdet af anmeldelserne og øvrige dokumenter med oplysninger om den anmeldtes/partens indtægter som musiker. Se FOB 2004, 346.

Ombudsmanden konkluderede, at bestemmelsen i tidligere gældende FVL § 15, stk. 1, nr. 4 ( enslydende med den nugældende FVL § 15 b, nr. 2), kun kan anvendes, når der i forhold til partens ret til aktindsigt foreligger afgørende modhensyn af en sådan karakter, at der efter et konkret skøn er nærliggende og sandsynliggjort fare for, at kontrolhensyn vil lide skade af væsentlig betydning.

Det præciseres herved, at det forhold, at det "ikke kan udelukkes" at der vil indtræde kontrolmæssig skadevirkning, ikke er tilstrækkeligt.

Det præciseres endvidere, at det forhold, at kontrolprocessen vanskeliggøres, ikke i sig selv er et afgørende modhensyn, når selve kontrolformålet ikke samtidig lider skade af væsentlig betydning. Det er i denne sammenhæng uden betydning om partens interesse i at kende oplysningerne antages at være mere eller mindre tungtvejende, hvis der ikke foreligger sådanne afgørende hensyn, der taler imod meddelelse af aktindsigt.

Særligt hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet

Partens ret til aktindsigt kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Se FVL § 15 b, nr. 5. For at undtage oplysninger omfattet af bestemmelsen fra partens ret til aktindsigt skal afgørende hensyn til de interesser, der er opregnet i bestemmelsen, tale imod udleveringen af oplysningerne til parten.

Konkret afvejning

Retten til aktindsigt i oplysninger kan begrænses ud fra hensynet til private eller offentlige interesser. Se FVL §§ 15 a, stk. 2 og 15 b, nr. 1-5.

I modsætning til bestemmelserne om undtagelse af dokumenter, der er absolutte, forudsætter anvendelse af bestemmelserne om undtagelse af oplysninger, en konkret afvejning af modstående hensyn.

Der skal i denne afvejning på den ene side indgå hensynet til partens interesse i at kunne benytte de pågældende oplysninger til varetagelse af sit tarv, og på den anden side "afgørende hensyn" til den pågældende selv, andre private interesser eller offentlige interesser.

Hensynet til partens varetagelse af sit tarv på den ene side omfatter her partens tarv under sagens behandling, herunder overvejelser om sagens indbringelse for højere administrativ myndighed, domstole eller Folketingets Ombudsmand.

Hensynet til offentlige eller private interesser på den anden side må for at kunne begrunde indskrænkning i partens adgang til aktindsigt være af en sådan styrke, at de i det konkrete tilfælde bedømmes som "afgørende" modhensyn. Med anvendelsen af ordene "afgørende hensyn" er det tilkendegivet, at oplysninger kun kan undtages fra aktindsigt, hvor der er nærliggende fare for, at privates eller det offentliges interesser vil lide skade af væsentlig betydning, hvis begæringen imødekommes.

Om bestemmelsens anvendelsesområde har ombudsmanden i en sag om afslag på aktindsigt i en dobbeltbeskatningssag udtalt, at den dagældende bestemmelse i forvaltningslovens § 15, stk. 1, nr. 2 (enslydende med den nugældende FVL § 15 a kun i ganske begrænset omfang ville kunne finde anvendelse. Se FOB1992, 238. 

Afvejningen af hensyn skal foretages for hver enkelt oplysning og dokument for sig. Se forudsætningen herom i FVL § 15 c. Se om Ekstrahering nedenfor.

Delvis aktindsigt

Såfremt de hensyn, der er nævnt i FVL §§ 15- 15 b , kun gør sig gældende for en del af et dokument, skal der meddeles parten aktindsigt i dokumentets øvrige indhold. Se  FVL § 15 c. Bestemmelsen svarer til bestemmelsen i OFL § 34.  

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området: