C.A.5.2.7 Hvad arbejdsgiveren skal gøre

 Indhold

Dette afsnit beskriver, hvad arbejdsgiveren skal gøre, når han stiller telefon, computer og datakommunikationsforbindelse til rådighed for en medarbejder.

Afsnittet indeholder:

• Fastnettelefon og mobiltelefon på arbejdspladsen
• Fastnettelefon på medarbejderens bopæl
• Mobiltelefon som medarbejderen tager med hjem på bopælen (arbejdsmobiltelefon)
• Datakommunikationsforbindelse på arbejdspladsen eller på medarbejderens bopæl, herunder mobilt internet, som medarbejderen tager med hjem på bopælen.
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Se også

• C.A.5.2.1 Baggrund for reglerne
• C.A.5.2.2 Personer omfattet af reglerne om beskatning af fri telefon, computer og datakommunikationsforbindelse
• C.A.5.2.3 Telefon
• C.A.5.2.4 Computer
• C.A.5.2.5 Datakommunikationsforbindelse
• C.A.5.2.6 Fælles regler om beskatning af fri telefon, computer og datakommunikationsforbindelse

Fastnettelefon og mobiltelefon på arbejdspladsen

Fastnettelefon og mobiltelefon på arbejdspladsen udløser ikke beskatning af medarbejderen, og arbejdsgiveren skal ikke føre kontrol med brugen af telefonen.

Fastnettelefon på medarbejderens bopæl

Fastnettelefon på medarbejderens bopæl udløser altid beskatning af fri telefon på >3.000 kr. årligt i 2021<, (2.900 kr. årligt i 2020). Der skal derfor indeholdes A-skat og AM-bidrag og foretages indberetning heraf. Se KSLbek § 18, nr. 48 og AMBL ( arbejdsmarkedsbidragsloven) § 2, stk. 2, nr. 3.

Mobiltelefon som medarbejderen tager med hjem på bopælen (arbejdsmobiltelefon)

Stiller arbejdsgiveren en arbejdsmobiltelefon til rådighed for medarbejderen, skal medarbejderen ikke beskattes heraf, hvis følgende betingelser er opfyldt:

• Brugen af telefonen uden for arbejdsstedet er nødvendig for at kunne udføre arbejdet (fx at arbejdsgiveren, kunder mv. har behov for at kunne komme i kontakt med medarbejderen eller at medarbejderen har behov for at kunne komme i kontakt med arbejdsgiveren, kunder mv.) og
• Medarbejder og arbejdsgiver har aftalt (tro og love-erklæring) , at telefonen kun må anvendes erhvervsmæssigt, bortset fra enkeltstående private opkald til og fra telefonen mv. og
• Arbejdsgiveren fører kontrol med anvendelsen

Kravene til arbejdsgivernes kontrol af en skattefri arbejdsmobiltelefon er lempet i forhold til de kontrolkrav, der var gældende under multimediebeskatningen.

Det er kun, hvis arbejdsgiveren konstaterer, at der for en medarbejder sker væsentlige afvigelser fra det "sædvanlige samtalemønster" uden nogen arbejdsmæssig grund, at arbejdsgiveren vil skulle foretage en nærmere kontrol af, om den konkrete medarbejder har anvendt arbejdsmobiltelefonen i strid med det aftalte (tro og love erklæringen).

En sådan kontrol vil arbejdsgiveren også skulle foretage, hvis arbejdsgiveren via afregningen fra udbyderen konstaterer, at en af vedkommendes medarbejdere har brugt arbejdsmobiltelefonen til betaling af private udgifter fx donering af penge til indsamlinger, køb af varer osv. Selvom betalingen af private udgifter ikke er omfattet af beskatningen af fri telefon, og derfor beskattes særskilt, er betalingen en indikation af, at der er behov for en nærmere kontrol af, om telefon er anvendt i strid med den afgivne erklæring.

I SKM2012.546.SR har Skatterådet taget stilling til kravet om kontrol i forhold til en flatrateaftale, hvor arbejdsgiveren betalte et samlet beløb til teleleverandøren for et vist forbrug pr. måned. Forbruget pr. måned var ansat til 1.000 minutter pr. medarbejder. Det var derfor kun muligt, at kontrollere telefonregningen for de minutter, der lå udover det samlede antal minutter for den enkelte medarbejder. Medarbejderne havde udover arbejdsmobiltelefonen tillige en privat mobiltelefon. Medarbejderne underskrev tro- og loveerklæring på, at arbejdsmobilen ikke anvendtes privat, og arbejdsgiveren kontrollerede, om der skete væsentlige afvigelser fra det "sædvanlige samtalemønster" i tilfælde, hvor den fastsatte aftale på 1.000 minutter pr. måned blev overskredet. Uagtet flatrateaftalen fandt Skatterådet, at der ikke skulle ske beskatning af fri telefon. Der blev i den forbindelse lagt vægt på, at arbejdsgiveren havde oplyst, at der grundet de konkrete arbejdsopgaver, var et arbejdsmæssigt behov for ca. 1.000 minutter pr. måned pr. medarbejder. Skatterådet forudsatte dog, at arbejdstelefonen i disse situationer rent faktisk heller ikke blev anvendt privat, udover enkeltstående opkald, heller ikke indenfor flatrateaftalens 1.000 minutter pr. måned.

Lagring af private billeder og download af private APP´s på en smartphone udløser ikke beskatning af fri telefon. Se C.A.5.2.3.4 Undtagelse for arbejdsmobiltelefoner og SKM2012.277.SR

Kontrollen af, om der er sket betaling af private udgifter med telefonen, er for så vidt ikke anderledes end den kontrol, der fx skal foretages af om et firmakreditkort er anvendt til betaling af private udgifter. Fra de fleste udbydere af telefoni er det muligt for arbejdsgiveren at spærre telefoner, så de ikke kan benyttes til betaling, hvis medarbejderne ikke har behov for at kunne benytte denne funktion. Hvis det kan aftales med teleudbyderen, kan arbejdsgiveren få specificeret, hvis en medarbejder har doneret penge til indsamlinger osv.

Som det fremgår, er det tilstrækkeligt, hvis arbejdsgiveren tilrettelægger kontrollen således, at det kun er i de tilfælde, hvor der sker væsentlige afvigelser fra det "sædvanlige samtalemønster" i form af en markant stigning i udgiften til telefoni/dataforbrug uden arbejdsmæssig grund eller hvor der sker betaling af private udgifter via arbejdsmobiltelefonen, at arbejdsgiveren foretager en individuel kontrol af den pågældende medarbejders brug af arbejdsmobiltelefonen.

En sådan individuel kontrol vil kunne foretages med udgangspunkt i en undersøgelse af, om den konkrete medarbejder uden arbejdsmæssig grund har anvendt arbejdsmobiltelefonen i forbindelse med ferie og/eller weekender. Det er altså ikke et krav, at der løbende føres særskilt kontrol med arbejdsmobiltelefonernes anvendelse i ferieperioder, eller at der som under multimediebeskatningen foretages en kontrol af telefonlister for et forholdsmæssigt antal arbejdsmobiltelefoner i virksomheden for en afregningsperiode på en måned.

Dokumentation i forbindelse med arbejdsgiverkontrolbesøg fra Skattestyrelsen
Ved et arbejdsgiverkontrolbesøg fra Skattestyrelsen bør der i virksomheden forefindes:

1. oversigter over hvilke medarbejdere der har arbejdsmobiltelefon til rådighed
2. aftaler (tro og love erklæring) om anvendelse af arbejdsmobiltelefon med disse medarbejdere
3. dokumentation for at det kontrolleres om der sker væsentlige afvigelser fra det "sædvanlige samtalemønster" eller om der sker betaling af private udgifter. Det er i den forbindelse tilstrækkeligt, hvis det fx er aftalt med telefoniudbyderen at arbejdsgiveren underrettes, hvis der sker væsentlige afvigelser fra det "sædvanlige samtalemønster" eller hvis der sker betaling af private udgifter i form af donationer eller lignende.

Se afsnit C.A.5.2.3.4 Undtagelse for arbejdsmobiltelefoner om betingelserne for skattefrihed for arbejdsmobiltelefon.

Datakommunikationsforbindelse på arbejdspladsen

Datakommunikationsforbindelse på arbejdspladsen udløser ikke beskatning af medarbejderen, og arbejdsgiveren skal ikke føre kontrol med brugen af forbindelsen.

Datakommunikationsforbindelse på medarbejderens bopæl, herunder mobilt internet, som medarbejderen tager med hjem på bopælen.

Hvis der er adgang til arbejdsgiverens netværk, skal medarbejderen ikke beskattes, og arbejdsgiverens skal ikke føre kontrol med brugen af datakommunikationsforbindelsen.

Hvis der ikke er adgang til arbejdsgiverens netværk, og medarbejderen derfor skal beskattes af fri datakommunikationsforbindelse, skal vedkommende beskattes som af fri telefon på >3.000 kr. årligt i 2021<, (2.900 kr. årligt i 2020). Der skal indeholdes A-skat og AM-bidrag og foretages indberetning heraf. Se KSLbek § 18, nr. 48 og arbejdsmarkedsbidragslovens § 2, stk. 2, nr. 3.

Se afsnit C.A.5.2.5 Datakommunikationsforbindelse om betingelserne for skattefrihed for arbejdsgiverbetalt datakommunikationsforbindelse.

Stationær eller bærbar computer på arbejdspladsen

Stationær eller bærbar computer på arbejdspladsen udløser ikke beskatning af medarbejderen, og arbejdsgiveren skal ikke føre kontrol med brugen af computeren.

Stationær computer på medarbejderens bopæl eller bærbar computer, som medarbejderen tager med hjem

Hvis en stationær computer eller en bærbar computer er på bopælen til brug for arbejdet skal medarbejderen ikke beskattes af den private brug. Arbejdsgiveren skal ikke føre kontrol med brugen af computeren.

Hvis computeren derimod udelukkende er til privat brug eller medarbejderen har kompenseret arbejdsgiveren for at få stillet computeren til rådighed fx, via en aftale om lønnedgang, skal medarbejderen beskattes af fri computer. Arbejdsgiveren skal indberette det skattepligtige beløb jf. § 9 i bekendtgørelsen nr. 888 af 15. juni 2020. Beløbet er skattepligtig B-indkomst for medarbejderen. Der skal ikke betales AM-bidrag heraf. Se AMBL ( arbejdsmarkedsbidragsloven) § 2, stk. 2, nr. 3 modsætningsvis.

Se afsnit C.A.5.2.4 Computer om betingelserne for skattefrihed for arbejdsgiverbetalt computer.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.