A.A.7.7 Journalisering

Dette afsnit handler om journalisering efter offentlighedsloven (OFL).

Se vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen nr. 9847 af 19. december 2013 punkt 15 om journalisering.

Indhold

Afsnittet indeholder:

• Baggrund
• Regel
• Tidspunkt for journalisering
• Udskydelse af journaliseringspligten
• Selve journaliseringen og systemindretningen
• Betingelser
• Eksempler på dokumenter, der skal journaliseres
• Eksempler på dokumenter, der ikke skal journaliseres
• Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.
• Udtalelser fra Folketingets ombudsmand.

Baggrund

Bestemmelsen om journaliseringspligt skal sikre, at dokumenter i forvaltningsmyndighedens varetægt organiseres på en sådan måde, at de kan stilles til rådighed for offentligheden, bl.a. som led i behandlingen af en aktindsigtsanmodning.

Før vedtagelsen af lov nr. 606 af 12. december 2013 indeholdt offentlighedsloven ikke bestemmelser om journalisering, men det fulgte af udtalelser fra Folketingets Ombudsmand som god forvaltningskik, at der i Skatteforvaltningen blev journaliseret.

Regel

Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed, her Skatteforvaltningen, som led i administrativ sagsbehandling, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Se OFL § 15.

Folketingets Ombudsmand fandt, at der ikke var grundlag for at kritisere Udenrigsministeriets vurdering af, at der ikke var journaliseringspligt for sms-beskeder, som ikke var omfattet af dokumentbegrebet i OFL. Folketingets ombudsmand fandt dog,  at beskederne i den konkrete situation burde have været bevaret i en vis kortere periode af hensyn til prøvelse med videre, da det var uklart om dokumenterne i form af sms-beskeder var omfattet af OFL. Se FOB2015-30.

Journaliseringspligten gælder også i forbindelse med anmeldelser, herunder anonyme.

Af SKM2016.123.SKAT fremgår, at når Skatteforvaltningen modtager en anmeldelse på telefon, og anmelderen oplyser eget navn, men ønsker at være anonym, skal Skatteforvaltningen gøre anmelderen opmærksom på, at Skatteforvaltningen har notatpligt. Det betyder, at Skatteforvaltningen skal notere indholdet af de mundtlige oplysninger, herunder navnet på den, der giver Skatteforvaltningen oplysningerne.

Tidspunkt for journalisering

Journalisering skal foretages snarest muligt efter modtagelse eller afsendelse af et dokument. Breve bør journaliseres senest 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen. E-mails - der skal journaliseres - bør være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen.

Udskydelse af journaliseringsfristen

Et dokument eller en e-mail kan efter omstændighederne journaliseres efter de nævnte (3-4 eller 7) arbejdsdage, hvilket fx kan være tilfældet, hvor en forvaltningsmyndighed behandler en sag, der er af en sådan følsom karakter, at det efter en (saglig) vurdering må antages, at kredsen af personer, der har kendskab til sagen og dens dokumenter, bør begrænses mest muligt.

De nævnte frister begynder at løbe fra dagen efter modtagelsen eller afsendelsen af dokumentet.

Selve journaliseringen og systemets indretning

Journalsystemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres:

1. Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse
2. Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold.

Den korte, tematiske angivelse vil som udgangspunkt kunne være det pågældende dokuments overskrift. Derimod vil en ren typebetegnelse ikke være tilstrækkelig, fx brev, notat med videre. I nogle tilfælde kan en artsangivelse - fx borgerhenvendelse eller høringssvar - være tilstrækkelig, hvis sagens indhold er tilstrækkelig præcist afgrænset. 

Betingelser

Pligten til journalisering gælder ikke alle dokumenter, idet journaliseringspligten gælder under forudsætning af, at dokumentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, og at det pågældende dokument har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder for interne dokumenter i endelig form.

Dokumentform - papirbaseret eller elektronisk med videre - er uden betydning for journaliseringspligtens indtræden.

Eksempler på dokumenter, der skal journaliseres

Omfattet af journaliseringspligten er navnlig dokumenter Skatteforvaltningen har afsendt eller modtaget - herunder også e-mail/SMS.

Udtrykket "betydning for en sag" betyder, om dokumentet har betydning for sagens indholdsmæssige del, mens der med udtrykket "betydning for sagsbehandlingen i øvrigt" menes, om dokumentet i forhold til den pågældende sag har en dokumentations- eller bevismæssig værdi. Dette vil fx være tilfældet, hvis dokumentet vedrører egentlige procesledende forhold med videre.

Vurderingen af om et dokument har betydning for sagen eller sagsbehandlingen, skal foretages på det tidspunkt, hvor dokumentet modtages eller afsendes af Skatteforvaltningen, herunder når det foreligger i endelig form.

Således vil de e-mails mv., som Skatteforvaltningen modtager vedrørende en konkret sag fra en borger, en virksomhed eller en partsrepræsentant, som udgangspunkt skulle journaliseres.

Det skal bemærkes, at hver enkelt e-mail i en e-mailtråd principielt er at betragte som værende et selvstændigt dokument, men at det ikke kan antages at være i strid med offentlighedsloven såfremt der foretages en samlet journalisering af e-mailtråden. Det skal dog bemærkes, at 7-arbejdsdagesfristen, omtalt ovenfor, kan medføre en begrænsning af længden på tråden, idet den første e-mail i e-mailtråden, som medfører journaliseringspligt, ikke må være ældre en 7 arbejdsdage, når der foretages journalisering af tråden.

Journalisering af en e-mailtråd kan dog ikke ske såfremt denne vedrører korrespondance om forskellige og indbyrdes særskilte emner/spørgsmål. I denne situation må det formentlig kræves, at e-mailtråden opdeles og journaliseres med angivelse af hvert emne/spørgsmål, men dog stadig således, at flere e-mails kan journaliseres samlet.

Eksempler på dokumenter, der ikke skal journaliseres

Ikke omfattet af journaliseringspligten er bl.a. bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, tryksager, kort, brochurer, takkeskrivelser og diverse indbydelser, der ikke har forbindelse til myndighedens almindelige virksomhed.

Følgende e-mails vil i almindelighed ikke skulle journaliseres:

• Bekræftelse af et mødetidspunkt
• Flytning af mødelokaler
• Orienterings om, at et papirbaseret dokument er indgået eller afsendt
• Besked om, at en person ønsker en opringning (telefonbesked)
• Almindelige forespørgsler fra andre offentlige ansatte om, hvordan det skrider frem med behandlingen af en bestemt sag, herunder hvornår sagen kan forventes færdigbehandlet

Der kan forekomme tilfælde hvor en e-mailtråd starter med at være en formløs korrespondance, hvor de enkelte e-mails ikke skal betragtes som dokumenter i offentlighedslovens forstand, til senere at indeholde journaliseringspligtige dokumenter. I disse tilfælde vil det alene være de journaliseringspligtige e-mails, der vil skulle journaliseres.

Såfremt der alligevel foretages journalisering af en hel e-mailtråd, kan de separate e-mails heri ikke antages at være omfattet af retten til aktindsigt, da den samlede journalisering ikke kan antages at bevirke, at der foreligger et samlet dokument. Såfremt der med denne begrundelse ikke gives aktindsigt, er det dog vigtig, at Skatteforvaltningen i aktindsigtsafgørelsen angiver, at Skatteforvaltningen har undtaget et nærmere bestemt antal formløse e-mails, som ikke har karakter af dokumenter i offentlighedslovens forstand. Se nærmere afsnit A.A.6.2 Aktindsigt vedrørende aktindsigt.

Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldt

En tilsidesættelse af kravet om journaliseringspligt kan medføre, at klageinstans eller en domstol lægger borgerens oplysninger til grund i den udstrækning oplysningerne ikke strider mod sagens oplysning i øvrigt. Der er p.t. ingen afgørelser om journaliseringspligten.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området:

Udtalelser fra Folketingets Ombudsmand: