A.A.6.4.1 Oplysningspligtens betydning, formkrav og tidsfrist

Indhold

Afsnittet indeholder:

• Hvad betyder oplysningspligten?

• Hvordan skal oplysningspligten iagttages?

• Hvornår skal oplysningspligten opfyldes?

• Bestemmelsesnøgle

Hvad betyder oplysningspligten?

Reglerne om den dataansvarliges oplysningspligt over for den registrerede findes i DBF artikel 13 og 14 samt i DBL § 22.

Oplysningspligten indebærer, at den dataansvarlige, her Skatteforvaltningen, på eget initiativ er forpligtet til at give den registrerede en række oplysninger ved indsamling af personoplysninger om vedkommende. På www.skat.dk under punktet "privatlivspolitik" er i øvrigt beskrevet, hvordan Skatteforvaltningen behandler personoplysninger.

Indsamling af oplysninger om en registreret kan bl.a. ske ved hjælp af ansøgningsskemaer og blanketter, der udfyldes af den registrerede selv, men også ved, at den dataansvarlige – både efter anmodning og uanmodet – modtager oplysninger om en registreret.

Bemærk, at oplysningspligten således også skal opfyldes, hvis den dataansvarlige ikke selv har anmodet om de modtagne oplysninger.

Oplysningspligten gælder i forhold til alle registrerede. Bipersoner har derfor som udgangspunkt samme rettigheder som andre registrerede personer (hovedpersoner). For hver enkelt behandling af oplysninger om bipersoner skal der tages stilling til, om oplysningspligten skal opfyldes. Vurderingen skal ses i sammenhæng med, hvor indgribende behandlingen af de indsamlede oplysninger er for vedkommende biperson.

I DBF artikel 13 og 14 skelnes der mellem den situation, hvor der indsamles oplysninger fra den registrerede selv (artikel 13), og den situation, hvor oplysningerne om den registrerede indsamles fra andre end den registrerede selv (artikel 14).

Hvordan skal oplysningspligten iagttages?

Oplysningspligten bør som udgangspunkt iagttages ved skriftligt at give den registrerede de oplysninger, som den pågældende har krav på at få. På denne måde vil den dataansvarlige også bedst kunne dokumentere, at oplysningspligten er blevet iagttaget.

Oplysningerne skal endvidere gives elektronisk, hvis det er hensigtsmæssigt. Dette kan fx være tilfældet, hvis den registrerede selv har henvendt sig elektronisk.

Der er efter reglerne i databeskyttelsesforordningen ikke et krav om, at oplysningerne skal gives i et bestemt format eller lignende. Det er op til den dataansvarlige selv at vurdere, hvordan oplysningerne mest hensigtsmæssigt gives til den registrerede.

Oplysningerne skal gives til den registrerede, og de skal gives på en tydelig, gennemsigtig, kortfattet og letforståelig måde. Sproget skal være klart og enkelt, og oplysningerne skal være tydeligt adskilt fra andre oplysninger. Se DBF artikel 12, stk. 1.

Hvornår skal oplysningspligten opfyldes?

Når oplysningerne indsamles hos den registrerede

Når oplysningerne indsamles hos den registrerede, skal oplysningspligten opfyldes senest samtidig med indsamlingen. Se DBF artikel 13, stk. 1, og stk. 2. Hvis den registrerede skal udfylde en ansøgning, blanket eller lignende og indlevere den til den dataansvarlige, kan oplysningerne med fordel gives i selve ansøgningen eller blanketten.

I andre tilfælde, hvor den registrerede selv henvender sig – eventuelt uopfordret – skal oplysningerne gives snarest muligt. Normalt betyder det, at oplysningerne skal gives inden for 10 dage.

Oplysningerne skal som udgangspunkt kun gives én gang (også ved løbende indsamlinger), medmindre oplysningerne på et senere tidspunkt behandles til et andet formål end det, som de oprindeligt blev indsamlet til. Da skal oplysningspligten iagttages på ny. Se nærmere herom i afsnit A.A.6.4.4 Når oplysningerne viderebehandles til andre formål.

Når oplysningerne indsamles hos andre end den registrerede

Når oplysningerne indsamles hos andre end den registrerede, skal oplysningspligten opfyldes så tidligt som muligt efter indsamlingen. Det betyder normalt, at oplysningerne skal gives inden for 10 dage. Informationerne må under alle omstændigheder ikke gives senere end en måned efter indsamlingen. Se DBF artikel 14, stk. 3, litra a.

Oplysningerne skal som udgangspunkt kun gives én gang (også ved løbende indsamlinger), medmindre oplysningerne på et senere tidspunkt behandles til et andet formål end det, som de oprindeligt blev indsamlet til. Da skal oplysningspligten iagttages på ny. Se nærmere herom i afsnit A.A.6.4.4 Når oplysningerne viderebehandles til andre formål.

I de tilfælde, hvor de personoplysninger, der indsamles, er bestemt til at blive videregivet til tredjemand, kan den dataansvarlige vente med at give oplysningerne til den registrerede, til første gang oplysningerne videregives til tredjemand. Det er dog en betingelse, at det på tidspunktet for indsamlingen står klart, at oplysningerne skal videregives til tredjemand. Bemærk, at også her må oplysningerne ikke gives senere end en måned efter, at oplysningerne er indsamlet.

Bestemmelsesnøgle

Databeskyttelsesforordningen, der trådte i kraft den 25. maj 2018, og som suppleres af databeskyttelsesloven, erstatter den tidligere persondatalov (PDL). Her ses en oversigt over hvilke bestemmelser i persondataloven, som svarer til de omtalte bestemmelser om oplysningspligt i henholdsvis databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.