A.A.6.2.3 Kompetence og sagsbehandling ved afgørelser om aktindsigt

Indhold

Dette afsnit handler om kompetence og sagsbehandling ved afgørelse af anmodninger om aktindsigt efter henholdsvis forvaltningsloven (FVL) og offentlighedsloven (OFL).

Afsnittet indeholder:

• Kompetence
• Sagsbehandling
• Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKM-meddelelser mv.
• Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand.

Kompetence

Kompetencen til at afgøre, om og i hvilken form en anmodning om aktindsigt skal imødekommes, er reguleret i henholdsvis FVL § 16 og OFL § 36.

Efter disse bestemmelser ligger kompetencen til at afgøre en anmodning om aktindsigt i 1. instans som udgangspunkt hos den myndighed, der har dokumentet i sin besiddelse, men indgår dokumentet i en afgørelsessag, ligger kompetencen hos den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag. Se FVL § 16, stk. 1, og OFL § 36, stk. 1.

I en sag om aktindsigt i Nationalbankens korrespondance med Skatteministeriet og to andre ministerier om SKATs ejendomsvurderinger, har  ombudsmanden ikke udtalt kritik af, at Nationalbanken havde overladt det til ministeriet at træffe afgørelse i forhold til disse dokumenter. Ombudsmanden henviste til, at OFL § 36, stk. 1 - trods ordlyden- på baggrund af forarbejderne må forstås sådan, at kompetencen til at træffe afgørelse i aktindsigtssager om lovgivning ligger hos det ministerium, som har ansvaret for lovgivningssagen. Se FOU 2016.42. 

SKAT kan som sekretariat for Skatterådet træffe afgørelse i sager om aktindsigt. Se bekendtgørelse nr. 1564 af 13. december 2013 § 1, stk. 1.

Endvidere kan Skatteankestyrelsen som sekretariat for Landsskatteretten, skatteankenævn, vurderingsankenævn, skatte- og vurderingsankenævn samt motorankenævn træffe afgørelse i sager om aktindsigt. Se samme bekendtgørelse § 1, stk. 2. 

Sagsbehandling

Frist

Ved anmodning om aktindsigt skal myndigheden træffe afgørelse snarest muligt. Se FVL § 16, stk. 2, 1. pkt. og OFL § 36, stk. 2, 1. pkt.

En anmodning om aktindsigt skal være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter myndigheden har modtaget anmodningen, med mindre dette undtagelsesvist ikke er muligt på grund af fx sagens omfang eller kompleksitet. Se FVL § 16, stk. 2, 2. pkt. og OFL § 36, stk. 2, 2. pkt.  

Selvom en myndighed kan udsætte fristen på 7 arbejdsdage, skal myndigheden stadig prioritere aktindsigtssagen og behandle den så hurtigt som muligt.

Ved beregning af fristen på 7 arbejdsdage, skal lørdage, søndage og helligdage ikke tælles med.

Når en myndighed modtager flere aktindsigtsanmodninger om det samme emne, er det lovligt at behandle anmodningerne samlet for at spare ressourcer. Men offentlighedslovens tidsfrister skal stadig overholdes i forhold til hver enkelt journalist eller borger. Se Justitsministeriets information SKR nr. 9162 af 19. marts 2018.  

Udsættelse af frist

Udsættelse af fristen på 7 arbejdsdage kan også ske, hvis myndigheden holder lukket i en sammenhængende periode, fx mellem jul og nytår, eller hvis sagsbehandleren på den sag, der søges aktindsigt i, er syg eller fraværende i en længere periode.

Hvis myndigheden ikke kan træffe afgørelse inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen, skal den der har fremsat anmodningen underrettes om grunden hertil, og om hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. Se FVL § 16, stk. 2, 3. pkt. og OFL § 36, stk. 2, 3. pkt.

I en sag om udsættelse af behandlingen af en anmodning om aktindsigt på grund af sommerferie, har ombudsmanden udtalt, at afholdelse af sommerferie hos de relevante sagsbehandlere ikke i sig selv kunne bevirke, at de frister, der er opstillet for færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning i OFL § 36, stk. 2, og forarbejderne hertil, kunne udsættes. Se FOU 2016.45. 

Hvis en sag både indeholder dokumenter, hvor retten til aktindsigt er tvivlsom og kræver nærmere undersøgelse og overvejelse, og dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom, skal der straks - og senest inden udløbet af 7 arbejdsdage efter modtagelsen - meddeles aktindsigt i de dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom. Samtidig skal det oplyses, hvornår afgørelsen for øvrige dokumenter kan forventes. Se FOB 1994.356, der omhandler den tidligere frist på 10 dage.

Dette gælder også i tilfælde, hvor der utvivlsomt skal meddeles afslag på aktindsigt i visse dokumenter. Se Ombudsmandens udtalelse i FOB 2011, 13-4 om sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt i bl.a. ministerkalender. Det fremgår af udtalelsen, at Ombudsmanden ikke kritiserede ministeriets sagsbehandlingstid. Dog mente ombudsmanden, at ministeriet burde have taget stilling til anmodningen om aktindsigt i ministerens kalender snarest muligt efter modtagelsen, da ministeriet ikke på noget tidspunkt havde været i tvivl om, at ministerkalendere ikke er omfattet af adgangen til aktindsigt efter offentlighedsloven, og at der derfor skulle gives afslag på denne del af anmodningen.

I en sag om aktindsigt i Eritrea-sagen, har ombudsmanden udtalt, at det var meget beklageligt, at de tre ministerier ved de løbende underretninger om sagens udsættelse - herunder i forbindelse med de trufne delafgørelser - ikke var i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en endelig afgørelse kunne forventes at foreligge. Desuden udtalte ombudsmanden, at det var meget beklageligt, at ministerierne ikke konsekvent havde sørget for at underrette journalisten om yderligere fristudsættelse inden udløbet af den tidligere udmeldte frist for færdigbehandling af sagen. Se Ombudsmandens udtalelse i sag nr. 15/03761 af 5. januar 2016.

Høring

Ombudsmanden har udtalt, at en myndighed i forbindelse med skriftlig høring af andre myndigheder bør fastsætte en kort høringsfrist for den hørte myndighed. Se Ombudsmandens udtalelse i sag nr. 15/05370 af 3. februar 2016.

Form

Dokumenterne skal udleveres i den form, som parten ønsker, medmindre det er umuligt eller meget vanskeligt eller der foreligger tungtvejende modhensyn. Se FVL § 16, stk. 3. Dette kan for eksempel være tilfældet, såfremt dokumenternes karakter, antallet af dokumenter eller deres form med afgørende vægt taler herimod. 

For så vidt angår aktindsigt efter OFL, skal dokumenterne ligeledes udleveres i den form, som den, der har fremsat anmodningen, ønsker. Se OFL § 40, stk. 1. Dette gælder dog ikke, hvis det er umuligt eller meget vanskeligt eller der foreligger tungtvejende modhensyn. Se OFL § 40, stk. 1, nr. 1. Det gælder ligeledes ikke, hvis materialet er offentligt tilgængeligt. Se OFL § 40, stk. 1, nr. 2.

I en sag vedrørende formen af aktindsigt afgjorde Landsskatteretten, at en klagers anmodning om aktindsigt ikke ansås for imødekommet, da klageren af SKAT var blevet pålagt selv at afhente kopi af sagens dokumenter. Landsskatteretten fandt, at SKAT havde pligt til at fremsende kopi af sagens dokumenter til klageren. Der blev lagt vægt på, at der ikke var holdepunkter for at antage, at dokumenternes karakter, antallet af dokumenter eller deres form med afgørende vægt talte imod at pålægge SKAT at fremsende kopier. Se SKM2010.822.LSR.

Efter Ombudsmandens opfattelse var der ikke grundlag for at fortolke OFL § 28, stk. 2, nr. 3 og OFL § 40, stk. 1, nr. 2 således, at bestemmelserne gav mulighed for at undlade at udlevere materialet omfattet af retten til aktindsigt i et tilfælde, hvor materialet forventedes snart at blive offentligt tilgængeligt, men endnu ikke var det. Statsministeriet burde derfor have udleveret materialet til journalisten, da afgørelsen blev truffet. Se FOU nr. 2018.5.

Klage efter OFL

Hvis en anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven ikke er færdigbehandlet inden 14 arbejdsdage efter den er modtaget hos myndigheden, kan der særskilt klages over myndighedens sagsbehandlingstid. Se OFL § 39, stk. 1, og afsnit A.A.10.1.2

Klagen skal sendes til den myndighed, der skal behandle anmodningen om aktindsigt. Myndigheden skal videresende klagen til klageinstansen, hvis myndigheden ikke kan nå at færdigbehandle aktindsigtsanmodningen senest syv arbejdsdage efter klagen over sagsbehandlingstiden er modtaget. Myndigheden skal ved videresendelse til klageinstansen begrunde sagsbehandlingstiden. Se OFL § 39, stk. 2.

Se også

Se også afsnit

• A.A.10.1.2 Særlige klageregler 

Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante udtalelser på området:

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området: