A.C.2.2 Kontrolbestemmelser - kildeskatteloven og arbejdsmarkedsbidragsloven

Indhold

Dette afsnit handler om Skatteforvaltningens beføjelser efter kildeskatteloven til kontrol, herunder om arbejdsgiverkontrol og indeholdelsespligt, samt andre kontrolbestemmelser i forskellige afgiftslove etc.

Afsnittet indeholder:

• Regel
• Kontrolbeføjelserne
• Oplysninger hos indkomstmodtagere, legitimationspligt
• Kontrolbesøg
• Tvangsmidler
• Pålæg om at føre logbog
• Manglende efterlevelse af et pålæg
• Andre bestemmelser om kontrol og pålæg af daglige bøder
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser med videre

Regel

Skatteforvaltningens beføjelser til arbejdsgiverkontrol fremgår af kildeskatteloven. Se KSL (kildeskatteloven) § 86 og 86 A. Arbejdsgiverkontrollen omfatter administration af, vejledning om og kontrol af virksomhedernes indeholdelse og afregning af A-skat og AM-bidrag samt opfyldelse af de dertil hørende indberetningspligter.

Arbejdsgiverkontrollen har til formål at sikre en korrekt afregning fra virksomhederne af A-skat og AM-bidrag. Kontrollen har endvidere til formål at sikre, at indberetningspligterne er opfyldt på en måde, der kan give et korrekt grundlag for ligningen af indkomstmodtagere.

Efter KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 1, forestår Skatteforvaltningen kontrollen med, at de indeholdelsespligtige overholder de pligter, de som indeholdelsespligtige er pålagt efter kildeskatteloven eller andre skattelove (arbejdsgiverkontrollen), og fastsætter de nærmere retningslinjer for kontrollens udførelse.

I KSL (kildeskatteloven) § 86 er der fastsat nærmere regler om kontrolbeføjelserne. Endvidere er der i KSL (kildeskatteloven) § 86 a fastsat regler om arbejdsgivers pligt til at føre en logbog.

Kontrolbeføjelserne

Arbejdsgiverkontrollen kan gennemføres ved gennemgang af indhentet regnskabsmateriale m.v., ved besøg i virksomheden og/eller på dennes arbejdsteder, herunder transportmidler, der anvendes erhvervsmæssigt.

Regnskabsmateriale m.v. skal på arbejdsgiverkontrollens begæring indsendes eller udleveres. Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 2.

Enhver indeholdelsespligtig, der fører regnskab, skal, hvad enten den pågældende ifølge lovgivningen er regnskabspligtig eller ej, på begæring af Skatteforvaltningen indsende sit regnskabsmateriale med bilag.

Skatteforvaltningen har endvidere, hvis det skønnes nødvendigt, til enhver tid mod behørig legitimation uden retskendelse adgang til hos de indeholdelsespligtige på stedet at gennemgå alt regnskabsmateriale og herunder at få forevist dokumenter af betydning for kontrollen. Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 2.

Med henblik på kontrol af indeholdelsespligten efter kildeskatteloven og andre skattelove (arbejdsgiverkontrollen) har Skatteforvaltningen, hvis det skønnes nødvendigt, til enhver tid mod behørig legitimation uden retskendelse adgang til arbejdssteder, hvor det skønnes at der udføres lønnet arbejde for en arbejdsgiver.

Kontrol kan dog ikke gennemføres på en ejendom, der alene tjener til privatbolig eller fritidsbolig. Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 5.

Skatteforvaltningens arbejdsgiverkontrol har således adgang til at foretage eftersyn på stedet af regnskabsmateriale m.v. hos den indeholdelsespligtige i dennes forretningslokaler m.v. og på dennes andre arbejdssteder, herunder transportmidler, der anvendes erhvervsmæssigt.

Adgangen til kontrol omfatter alle indeholdelsespligtige, uanset om disse fører et egentligt regnskab eller ej. Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 2.

Arbejdsgiverkontrollens adgang til den indeholdelsespligtiges materiale omfatter alt regnskabsmateriale. Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 2.

Regnskabsmateriale m.v. omfatter også dokumenter af betydning for kontrollen, herunder selskabers revisionsprotokol. Udskrift af bestyrelsens forhandlingsprotokol er ligeledes omfattet, i det omfang protokollen indeholder oplysninger af betydning for kontrollen, eksempelvis om bestyrelsens kendskab til overtrædelser af lovgivningen på området.

Arbejdsgiverkontrollen har tilsvarende adgang til grundmaterialet vedrørende de oplysninger, som den indberetningspligtige efter loven skal afgive.

I det omfang oplysningerne er registreret elektronisk, omfatter Skatteforvaltningens adgang også en elektronisk adgang hertil. Er oplysningerne registeret elektronisk, kan myndighederne vælge at få adgang i elektronisk form til de registrerede oplysninger frem for på papir.

Adgangen til kontrol omfatter også arbejdssteder uden for den indeholdelsespligtiges lokaler, herunder transportmidler, der anvendes erhvervsmæssigt. Kontrol kan dog ikke gennemføres på en ejendom, der tjener til privatbolig eller fritidsbolig. Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 2.

Enhver indeholdelsespligtig, der fører regnskab, skal, hvad enten den pågældende ifølge lovgivningen er regnskabspligtig eller ej, på begæring af Skatteforvaltningen indsende sit regnskabsmateriale med bilag. SE KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 2.

Skatteforvaltningen kan endvidere hos modtagere af A-indkomst og af arbejdsmarkedsbidragspligtig indkomst indhente oplysninger til brug ved kontrollen af indeholdelserne. Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 4.

Personer, der ved kontrollen skønnes at udføre beskæftigelse hos den indeholdelsespligtige, har pligt til at oplyse navn, adresse, fødselsdato, om der består et ansættelsesforhold, og, hvor dette er tilfældet, ansættelsesperiode og løn- og ansættelsesvilkår. På forlangende skal personer, der ved kontrollen skønnes at udføre beskæftigelse på en arbejdsplads, oplyse deres cpr-nummer og forevise gyldig legitimation. Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 4.

Der er en generel adgang til at gennemføre kontrol på arbejdssteder, selvom kontrollen ikke er rettet mod konkrete og af myndighederne kendte virksomheder.

Ejeren og de hos denne ansatte skal yde Skatteforvaltningen fornøden vejledning og hjælp ved kontrollen.

Arbejdsgiverkontrollen kan endvidere hos modtagerne af A-indkomst indhente oplysninger til brug for kontrollen af indeholdelserne, eksempelvis ved mangler i den indeholdelsespligtiges regnskabsmateriale. Oplysninger fra indkomstmodtagere kan imidlertid ikke gennemtvinges. Hvis indkomstmodtageren således ikke ønsker at medvirke, må oplysningerne søges indhentet i forbindelse med en kontrol af indkomstmodtageren. Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 4.

Oplysninger fra indkomstmodtagere, legitimationspligt

Efter KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 4 kan arbejdsgiverkontrollen hos modtagerne af A-indkomst indhente oplysninger til brug for kontrollen af indeholdelserne, eksempelvis ved mangler i den indeholdelsespligtiges regnskabsmateriale.

Oplysninger fra indkomstmodtagere kan imidlertid ikke gennemtvinges. Hvis indkomstmodtageren således ikke ønsker at medvirke, må oplysningerne søges indhentet i forbindelse med en kontrol af indkomstmodtageren.

En tilsvarende pligt påhviler personer, der ved en kontrol på et arbejdssted skønnes at udføre beskæftigelse hos den pågældende arbejdsgiver, jf. KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 5.

Af mulige former for legitimation kan nævnes pas udstedt i Danmark eller udlandet, kørekort eller sygesikringsbevis. For udenlandske arbejdstagere, der ikke har et cpr-nr., kan visum, ID-kort eller arbejds- eller opholdstilladelser være mulige former for legitimation.

I de situationer, hvor en person nægter at give oplysninger om sit fulde cpr-nr., afgiver urigtige oplysninger eller evt. ikke har gyldig legitimation på sig, vil der være tale om en overtrædelse af lovgivningen af ordensmæssig karakter, hvor sanktionen kan være en bøde. I sådanne situationer vil Skatteforvaltningen kunne anmode politiet til at få tilvejebragt de nødvendige oplysninger.

Regnskabsmateriale hos tredjemand

Hvis regnskabsmaterialet beror hos tredjemand, har den indeholdelsespligtige pligt til at fremskaffe materialet. Hvis det ikke er muligt på grund af tredjemands tilbageholdsret, har tredjemand samme pligt som den indeholdelsespligtige til at udlevere materialet til myndighederne. Myndighederne skal i så fald returnere materialet til tredjemand.

Kontrolbesøg

Kontrollen foretages under iagttagelse af reglerne i lov nr. 442 af 9. jun. 2004 om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligter (RSL). Se afsnit A.C.1 Retssikkerhedsloven Retssikkerhedsloven.

Det er ikke i KSL (kildeskatteloven) eller motiverne hertil angivet, hvornår en kontrol på stedet bør foretrækkes frem for en anmodning om indsendelse af regnskabsmateriale m.v., men det fremgår af § 2 i RSL, at der ved en sådan beslutning skal anvendes et proportionalitetsprincip, hvorefter et kontrolbesøg forudsætter, at indsendelse af materiale ikke er tilstrækkeligt, og at kontrolbesøget står i et rimeligt forhold til kontrolformålet, jf. afsnit A.C.1 Retssikkerhedsloven Retssikkerhedsloven.

Kontrolbesøg skal som hovedregel varsles skriftligt senest 14 dage før besøget. Varslet skal ud over dato, klokkeslæt og sted indeholde oplysning om ret til at lade sig repræsentere/bistå af andre samt hovedformålet med og grundlaget for besøget, jf. RSL, § 5, stk. 2. Det skal tillige fremgå, at der inden for en nærmere fastsat frist (normalt 7 dage) kan gøres indsigelse mod besøget efter RSL § 5, stk. 3.

Dette kan under nærmere oplistede betingelser fraviges helt eller delvis, og varsel kan undlades, hvis betingelserne herfor er opfyldt for en ikke uvæsentlig del af tvangsindgrebet, jf. RSL § 5, stk. 4 og 5. I så fald skal der efter RSL § 5, stk. 6 ved den uvarslede kontrols begyndelse gives en skriftlig meddelelse med de samme oplysninger, som skal fremgå af et normalt varsel. Reglerne om varsel og en eventuel fravigelse er nærmere beskrevet i afsnit A.C.1 Retssikkerhedsloven Retssikkerhedsloven.

Tvangsmidler

Hvis den indeholdelsespligtige eller dennes repræsentant ikke har ønsket at give adgang til de relevante forretningslokaler eller materiale af betydning for kontrollen, kan arbejdsgiverkontrollen ikke på egen hånd eftersøge regnskabsmateriale.

Daglige bøder

For så vidt angår indeholdelsespligtige efter kildeskatteloven kan adgangen til eftersyn, fremlæggelse af dokumenter og indsendelse af regnskabsmateriale m.v. gennemtvinges ved daglige bøder (tvangsbøder), jf. KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 3.

Materiale, som myndighederne efter skattekontrolloven har adgang til hos oplysningspligtige, kan på tilsvarende vis fremtvinges ved daglige tvangsbøder efter SKL (skattekontrolloven) § 72.

Tvangsbøder pålægges den indeholdelses- og/eller oplysningspligtige. For et selskab pålægges tvangsbøder normalt dets ansvarlige leder.

Bøderne efter kildeskatteloven skal varsles (normalt 14 dage) skriftligt med forbehold for en senere forhøjelse, der kan iværksættes med et skriftligt varsel på 7 dage. Bødens størrelse fastsættes ud fra et konkret skøn og under hensyn til den pågældendes økonomiske formåen - dog til mindst 200 kr. pr. dag. Tvangsbøder opkræves af Skatteforvaltningen, og kan ved uerholdelighed kræves afsonet. Ikke betalte tvangsbøder bortfalder, når arbejdsgiverkontrollen har fået adgang til eftersyn eller modtaget det ønskede regnskabsmateriale.

Politiets bistand

Hvis en indeholdelsespligtig nægter Skatteforvaltningen adgang til virksomheden, kan politiet yde Skatteforvaltningen bistand til gennemførelse af et kontrolbesøg, jf. KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 6.

Politiets bistand består kun i overvindelse af hindringer for kontrollens gennemførelse af ordensmæssig karakter, men ikke til selve kontrollen.

Ransagning

Undersøgelse hos skattepligtige m.fl. kan desuden foretages af politiet efter bestemmelserne i RPL §§ 793-800 om ransagning. Der er i så fald tale om et tvangsindgreb inden for strafferetsplejen. Se afsnit A.C.3.1.2.2 Ransagning.

Pålæg om at føre en logbog

For at sikre, at der sker registrering af alle ansatte i en virksomhed, kan Skatteforvaltningen, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) og kommunerne pålægge en arbejdsgiver at føre daglige registreringer (logbog) over beskæftigede i virksomheden.

Skatteforvaltningens hjemmel hertil findes i KSL (kildeskatteloven) § 86 A. STARs hjemmel findes i § 91, stk. 4, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 225 af 20. marts 2018 med senere ændringer, og kommunernes i § 12 a, stk. 5, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, jf. lovbekendtgørelse nr. 188 af 8. marts 2018 med senere ændringer.

Bestemmelserne om udstedelse af pålæg og førelse af logbog findes i § 12 i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bekendtgørelse nr. 983 af 29. juni 2016.

Skatteforvaltningens arbejdsgiverkontrol kan efter KSL (kildeskatteloven) § 86 A, stk. 1, pålægge den indeholdelsespligtige at foretage daglig registrering af ansattes løn samt start- og forventet sluttidspunkt for arbejdet den pågældende dag.

De oplysninger, som skal registreres, er efter bestemmelsen de samme oplysninger, som direktøren for Arbejdsdirektoratet (i dag STAR) har fastsat med hjemmel i § 91, stk. 4, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) og de kommunale sociale myndigheder kan give tilsvarende pålæg.

Disse registreringer skal - uanset hvorfra pålægget hidrører - til enhver tid på begæring forevises arbejdsgiverkontrollen. Se KSL (kildeskatteloven) § 86 A, stk. 2.

En logbog skal på begæring således forevises Skatteforvaltningen til brug for kontrollen, uanset hvilken myndighed, pålægget er udstedt af. Hjemlerne hertil findes i KSL (kildeskatteloven) § 86 A, stk. 2, for så vidt angår logbøger, der føres efter pålæg fra Skatteforvaltningen og STAR, og i skattekontrolloven om oplysningspligt fsva. logbøger, der føres efter pålæg fra kommunerne, da logbøger har karakter af almindeligt kontrolmateriale.

Det er hensigten, at der er et myndighedssamarbejde mellem Skatteforvaltningen, STAR og kommunerne i forbindelse med, at der føres kontrol af et pålæg om logbog. Virksomhedens registreringer kan således blive kontrolleret af de tre myndigheder.

Hvem kan pålægges at føre logbog

Arbejdsgivere, der allerede har tilstrækkelige registreringer over de beskæftigede, fx i form af lønregistreringer, ansættelseskontrakter, ansættelsesbeviser m.v., er ikke omfattet af bestemmelsen om at føre logbog.

Et pålæg kan gives til en virksomhed, der f.eks.

• har utilstrækkelige registreringer af virksomheder ansatte,
• har rod i lønningsbogholderiet
• beskæftiger sort (uregistreret) arbejdskraft
• medvirker til socialt bedrageri, eller
• omstændighederne i øvrigt taler herfor.

Myndighederne kan anvende hinandens kontroloplysninger i afgørelsen af, hvorvidt en virksomhed skal pålægges at føre logbog.

Et pålæg er en forvaltningsafgørelse

Under kontrolbesøget foretages mundtlig partshøring vedrørende myndighedens overvejelser om at pålægge virksomheden at føre logbog.

I de tilfælde, hvor indehaveren ikke antræffes ved uanmeldt kontrol i virksomheden, kan myndigheden skriftligt underrette indehaveren om overvejelserne om at give virksomheden et pålæg om at føre logbog inden den endelige afgørelse træffes. Indehaveren kan gives en frist på 1 uge til at komme med bemærkninger hertil.

Et pålæg skal være skriftligt og indeholde en begrundelse og en klagevejledning med klageadgang.

Et pålæg gives for en periode på 12 måneder. Pålægget udløber automatisk efter periodens udløb.

Hvis der ved et kontrolbesøg efter udløbet af 12-måneders perioden fortsat konstateres manglende registreringer af de beskæftigede, kan arbejdsgiveren på ny pålægges af føre logbog i en 12-måneders periode.

Da en afgørelse om pålæg om at føre logbog er rettet til virksomhedsejeren, bortfalder pålægget ved lukning, bortforpagtning eller overdragelse af virksomheden.

Pligten til at føre daglige registreringer

De nærmere regler for registrering i logbogen er indsat i § 12 i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bekendtgørelse nr. 983 af 29. juni 2016. Disse retningslinjer anvendes også ved pålæg udstedt af Skatteforvaltningen, se KSL (kildeskatteloven) § 86 a, stk. 1, og kommunerne, jf. § 12 a, stk. 5, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.

Registreringerne i logbogen skal

• iværksættes senest 3 hele hverdage efter, at arbejdsgiveren har modtaget det skriftlige pålæg
• foretages fra arbejdsdagens begyndelse og omfatte alle personer, der forventes at udføre arbejde i virksomheden den pågældende dag, også selv om der ikke udbetales løn for arbejdet, fx fordi de beskæftigede er på prøve, i aktivering, "hjælper til" eller er en medarbejdende ægtefælle.
• ajourføres hvis der i løbet af arbejdsdagen indkaldes yderligere personale eller vikarer, der skal indføres i logbogen inden de påbegynder arbejdet
• være fortløbende dateret og indeholde oplysninger for hver af de beskæftigede om navn og cpr.nr., arbejdstiden den pågældende dag og den ansattes løn (time/dag/uge/måned)
• opbevares i virksomheden og forevises på begæring
• opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning.

Der må ikke rettes i logbogen. Hvis der skrives forkert, eller hvis en ansat ikke møder på arbejde som forventet, skal korrektion af registreringen i logbogen ske ved overstregning med en bemærkning i bemærkningsfeltet om, hvorfor korrektion er sket (syg, mødt senere, indkaldt m.v.).

Registreringen kan være enten papirbaseret eller digital.

En papirbaseret registrering føres i en autoriseret logbog, som udleveres af den myndighed, der giver pålægget. Ved udleveringen udfylder myndigheden logbogen med oplysninger om virksomheden, og med oplysninger om hvornår pålægget har virkning fra, og hvornår pålægget udløber. Endvidere dateres og attesteres logbogen.

Hvis arbejdsgiveren foretrækker en digital løsning, skal der ske indberetning via en web-baseret tastselv løsning på www.sktst.dk.

Opfølgning

Myndighederne kan til enhver tid kræve at få forevist en opdateret registrering over beskæftigede i virksomheden enten i forbindelse med et kontrolbesøg i virksomheden eller ved skriftlig anmodning om indsendelse af registreringer i en papirbaseret logbog for en nærmere angiven periode.

Hvis det ved en opfølgende kontrol konstateres, at virksomheden udarbejder sædvanlig dokumentation for et ansættelsesforhold og indberetter de ansatte i overensstemmelse med de gældende retningslinier, eller hvis der i øvrigt er grundlag herfor, kan den myndighed, der har givet pålægget om at føre logbog, ophæve pålægget før udløbet af 12-måneders fristen. Hvis dette forhold konstateres af en anden myndighed, end den der har givet pålægget, underrettes den udstedende myndighed herom, med henblik på en sådan vurdering.

En ophævelse skal i givet fald gives skriftlig, og ophævelsen skal noteres i logbogen i bemærkningsfeltet fra kontrolbesøg i virksomheden.

Klage

En klage har ikke opsættende virkning. Skatteforvaltningens afgørelse om pålæg om at føre logbog kan påklages til Skatteankestyrelsen. Se http://www.skatteankestyrelsen.dk/

En klage skal være modtaget i Skatteankestyrelsen senest 3 måneder fra modtagelse af afgørelsen.

Klage over afgørelser om at føre logbog fra henholdsvis STAR og kommunerne sendes gennem disse myndigheders respektive klagesystemer.

Manglende efterlevelse af et pålæg

Adgangen til eftersyn, fremlæggelse af dokumenter og indsendelse af regnskabsmateriale m.v. i forbindelse med arbejdsgiverkontrol kan gennemtvinges ved daglige bøder (tvangsbøder). Se KSL (kildeskatteloven) § 86, stk. 3.

Den der undlader at følge et pålæg om at føre logbog, eller undlader på begæring at forevise registreringer i en logbog kan endvidere straffes med bøde. Undladelsen af at følge et pålæg fra Skatteforvaltningen, kan straffes efter reglerne i KSL (kildeskatteloven) § 74, jf. lovens § 74 A.

En undladelse straffes af den myndighed, der har givet pålægget. Hvis undladelsen konstateres af en anden myndighed, underretter den konstaterende myndighed den udstedende myndighed herom.

Andre bestemmelser om kontrol og pålæg af daglige bøder

Med lov nr. 1344 af 19. december 2008, er der i chokolade-, emballage-, spiritus-, tobaks- samt øl- og vinafgiftsloven samt i kildeskatteloven, momsloven og opkrævningsloven skabt mulighed for at give virksomheden et påbud, hvis en eller flere regler om registrering, regnskab eller indsendelse af angivelser m.v. ikke overholdes.

Der er desuden mulighed for at pålægge ejeren eller den ansvarlige daglige ledelse daglige bøder, indtil påbuddet efterleves.

Et meddelt påbud er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, og afgørelsen kan indbringes for Skatteankestyrelsen.

Derudover er det i kildeskatteloven fastsat, at for så vidt angår indeholdelsespligtige efter kildeskatteloven kan oplysninger om

a) indtræden af indeholdelsespligt,

b) ændringer, herunder ophør af indeholdelsespligt, og

c) tilgang og afgang af modtagere af A-indkomst samt arbejdsmarkedsbidragspligtig indkomst

fremtvinges gennem daglige bøder, hvis et påbud om at indgive disse oplysninger ikke efterleves. Se KSL (kildeskatteloven) § 85, stk. 4.

Et påbud skal indeholde en henvisning til den relevante bestemmelse og en anvisning af, hvilke konkrete handlinger eller foranstaltninger virksomheden skal gennemføre for at overholde den pågældende bestemmelse. Påbuddet gives skriftligt, og det skal fremgå, at hvis det ikke efterleves inden for den angivne frist, kan virksomheden pålægges daglige bøder, indtil dette efterleves. Se eksempelvis OPKL § 4 a og KSL (kildeskatteloven) § 85, stk. 4.

Hensigten med påbuddet, som også har karakter af vejledning, er at få virksomheden til at efterleve reglerne. Som pressionsmiddel kan virksomheden pålægges daglige bøder, og hvis påbuddet efterleves inden fristens udløb, kommer der ikke bøder.

Der kan kun gives påbud om at foretage konkrete handlinger eller foranstaltninger, som virksomheden har pligt til, enten efter de konkrete bestemmelser i den pågældende lov eller efter bestemmelser, der henvises til i dem fx bogføringsloven. Dermed kan Skatteforvaltningen ikke pålægge virksomheden at foretage handlinger eller foranstaltninger, som den ikke ellers skulle foretage.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser m.v.

Skemaet viser relevante afgørelser på området: