Indhold

Dette afsnit handler om momslovgivningens regler om krav til opbevaring af regnskabsmateriale samt krav til lageropgørelse.

Afsnittet indeholder:

• Opbevaringspligt
• Opbevaringsstedet
• Elektronisk opbevaring mv., herunder opbevaring i udlandet
• Lageropgørelse.

Opbevaringspligt

Opbevaringspligtens periode for regnskabsmaterialet er 5 år efter udløbet af de pågældende regnskabsår. Se momsbekendtgørelsens § 90, stk. 1. Dette svarer til kravet om opbevaring af regnskabsmateriale, der stilles til de bogføringspligtige virksomheder. Se bogføringslovens § 12.

Detailhandelsvirksomheder har dog kun pligt til at opbevare kassestrimler og tilsvarende interne bilag (kasseruller mv.) i ét år fra tidspunktet for underskrivelse af årsregnskabet. I enkelte tilfælde vil opbevaringspligtens periode være længere, se nedenfor.

Opbevaringspligten, der også gælder for virksomheder, der er under registreringsgrænsen i ML §§ 48 og 50 (dvs. virksomheder med en omsætning, som ikke overstiger 50.000 kr. årligt, samt virksomheder, hvis erhvervelser i andre EU-lande ikke overstiger 80.000 kr.), omfatter regnskaber og regnskabsbilag (herunder også varekøbs- og varesalgsbøger, salgskladder, kontokort, journaler) og andet regnskabsmateriale, herunder bestillingsbøger, fabrikationssedler, kassestrimler, lageroptællingslister mv.

Selv om virksomhederne ikke har pligt til at anvende fx følgesedler, arbejdskort og lign., skal de, hvis de udarbejdes, opbevares sammen med det øvrige regnskabsmateriale i 5 år.

Virksomhederne har kun pligt til at opbevare kassestrimler, kasseruller og tilsvarende interne bilag i ét år fra tidspunktet fra underskrivelsen af årsregnskabet. Momsreglerne svarer på dette område til bestemmelserne i bogføringsloven og skattekontrollovens mv. Det er dog en forudsætning, at der er tale om virksomheder med en intern arbejdsdeling, og at virksomhedens interne kontrolforanstaltninger skønnes at sikre en betryggende registrering af kontantsalget, så en egentlig kontrol af kassestrimler skønnes at være unødvendig for at kontrollere virksomhedernes omsætning.

Opbevaringspligten består, selv om virksomheden afmeldes fra registrering.

Opbevares regnskabsmaterialet hos tredjemand, har virksomheden pligt til at sikre sig, at opbevaringen sker på betryggende vis i hele opbevaringsperioden, så materialet ikke slettes eller bortskaffes. Dette gælder, uanset om regnskabsmaterialet opbevares elektronisk eller på papir.

Virksomheder, der anskaffer fast ejendom eller foretager til- eller ombygningsarbejder, der helt eller delvist anvendes i forbindelse med en momsregistreret virksomhed efter ML (momsloven) §§ 43-44, skal opbevare regnskabsmaterialet i 10 år efter anskaffelsen af den faste ejendom eller til- og ombygningsarbejdet. Se momsbekendtgørelsens § 90, stk. 3.

Opbevaringsstedet

Bogføringsloven sondrer ikke længere mellem regnskabsmateriale i hhv. elektronisk og papirformat, ligesom den tidligere geografiske begrænsning for opbevaringen af regnskabsmateriale i papirformat ikke er videreført. Det gælder dog fortsat efter den nye § 22, en pligt til at stille regnskabsmaterialet til rådighed for en offentlig myndighed inden for en fastsat frist, uanset hvordan og hvor materialet opbevares. 

Se hertil Erhvervsstyrelsens vejledning om den ny bogføringslov.

Den herboende repræsentant for en virksomhed uden for EU, bortset fra virksomheder i Grønland, på Færøerne, i Island og i Norge, skal opbevare virksomhedens regnskabsmateriale her i landet. Se momsbekendtgørelsens § 90, stk. 1.

Elektronisk opbevaring mv., herunder opbevaring i udlandet

Bogføringsloven sondrer ikke længere mellem regnskabsmateriale i hhv. elektronisk og papirformat, ligesom den tidligere geografiske begrænsning for opbevaringen af regnskabsmateriale i papirformat ikke er videreført. Det gælder dog fortsat efter den nye § 22, en pligt til at stille regnskabsmaterialet til rådighed for en offentlig myndighed inden for en fastsat frist, uanset hvordan og hvor materialet opbevares.

Se hertil Erhvervsstyrelsens vejledning om den ny bogføringslov.

Lageropgørelse

Registrerede virksomheder skal én gang årligt foretage en opgørelse af lagerets værdi på grundlag af en optælling af det foreliggende lager. Se momsbekendtgørelsens § 89.

Opgørelsen kan foretages på et tidspunkt, virksomheden selv vælger. Det vil dog normalt foregå på tidspunktet for virksomhedens almindelige statusopgørelse.

Den opgørelse, der anvendes til skattemæssige formål, kan også anvendes ved nævnte lageropgørelse.

Varelageropgørelsen skal ikke indsendes til Skatteforvaltningen, men skal ligesom virksomhedens øvrige regnskabsmateriale opbevares i 5 år.