A.A.6.2.3 Kompetence og sagsbehandling ved afgørelser om aktindsigt
Indhold
Dette afsnit indeholder en gennemgang af, hvilken myndighed, der har kompetencen til at træffe afgørelse i anmodninger om aktindsigt efter forvaltningsloven (FVL) og offentlighedsloven (OFL).
Afsnittet indeholder også en gennemgang af de regler, der gælder, når Skattestyrelsen skal træffe afgørelse om aktindsigt.
Afsnittet indeholder:
- Afgørelseskompetence
- Sagsbehandlingsfrister i sager om aktindsigt
- Klage efter offentlighedsloven
- Gennemførelse af aktindsigten
- Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand.
Afgørelseskompetence
Afgørelseskompetence i dokumenter, der indgår i afgørelsessager
Det fremgår af FVL § 16, stk. 1, og OFL § 36, stk. 1, 1. pkt., at såfremt der fremsættes en anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i afgørelsessager, ligger kompetencen til at behandle anmodningen hos den myndighed mv., der i øvrigt har kompetencen til at træffe afgørelse vedrørende sagens realitet.
Formålet med disse kompetencebestemmelser er at sikre, at den bedst egnede myndighed træffer afgørelse i sagen.
Modtager myndigheden en anmodning om aktindsigt i en sag, der er påklaget, ligger kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt hos klageinstansen. Dette gælder allerede fra klageinstansen modtager klagen og ikke først fra modtagelsen af klagesagens dokumenter, og det gælder også, selvom klagesagen er afsluttet. Se FOB 2020-11.
I Skatteforvaltningen er det Skatteankestyrelsen, som er klageinstans i forhold til aktindsigtssagerne. Hvis Skattestyrelsen modtager en anmodning om aktindsigt i en sag, som er påklaget, skal anmodningen derfor videresendes til Skatteankestyrelsen til videre foranstaltning. Se FVL § 7, stk. 2.
I de tilfælde, hvor Skatteankestyrelsen ikke er i besiddelse af sagens dokumenter, og indgår dokumenterne heller ikke i Skatteankestyrelsens sag, træffer Skattestyrelsen afgørelse om aktindsigt i disse dokumenter.
Som led i Skattestyrelsens sekretariatsbetjening af Skatterådet, er det Skattestyrelsen, der behandler anmodninger om aktindsigt i rådets sager. Se bekendtgørelse nr. 1564 af 13. december 2013 § 1, stk. 1.
Ligeledes er det Skatteankestyrelsen, der - som led i styrelsens sekretariatsbetjening for Landsskatteretten, skatteankenævn, vurderingsankenævn, skatte- og vurderingsankenævn samt motorankenævn - træffer afgørelse i sager om aktindsigt. Se ovennævnte bekendtgørelse.
Afgørelseskompetence i andre sager
Hvis der fremsættes anmodning om aktindsigt i dokumenter, der ikke indgår i afgørelsessager, følger det af OFL § 36, stk. 1, 2. pkt., at kompetencen til at træffe afgørelse om aktindsigt ligger hos den myndighed, der har dokumentet i sin besiddelse.
Sagsbehandlingsfrister i sager om aktindsigt
FVL § 16, stk. 2, 1. pkt., og OFL § 36, stk. 2, 1. pkt., fastsætter, at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest.
Det skal derfor tilstræbes, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter deres modtagelse.
Omfatter anmodningen lidt flere dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles i løbet af 3 til 7 arbejdsdage.
Udtrykket "snarest" betyder desuden, at anmodninger om aktindsigt i ikke omfangsrige sager - som både indeholder dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom, og dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse - skal tilstræbes imødekommet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen i forhold til de dokumenter i sagen, der ikke giver anledning til tvivl. Herefter kan myndigheden vende tilbage med en afgørelse vedrørende de resterende dokumenter, der kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse.
Det følger af FVL § 16, stk. 2, 2. pkt., og OFL § 36, stk. 2, 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.
Udtrykket "7 arbejdsdage" betyder, at bl.a. lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen.
Udsættelse af fristen i sager med et stort antal dokumenter eller særligt omfattende eller komplicerede sager
Efter FVL § 16, stk. 2, 2. pkt., og OFL § 36, stk. 2, 2. pkt., kan fristen for aktindsigtssagens realitetsbehandling overskrides som følge af fx sagens omfang eller kompleksitet.
Med udtrykket "sagens omfang" sigtes først og fremmest til antallet af dokumenter, der er omfattet af den enkelte anmodning om aktindsigt. Med udtrykket "sagens kompleksitet" sigtes der dels til de juridiske spørgsmål, som en aktindsigtsanmodning kan rejse, dels til, om en anden myndighed eller en virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen.
Som et andet eksempel på, at det kan være berettiget at udsætte færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning, kan nævnes det tilfælde, hvor den pågældende myndighed mv. på grund af tidligere indgivne anmodninger om aktindsigt ikke kan (færdig)behandle den foreliggende anmodning inden for den nævnte frist, selv om anmodningen vedrører et begrænset antal dokumenter
Ligeledes kan en gennemgang af sagens dokumenter med henblik på at udskille fortrolige oplysninger være særlig ressourcekrævende og vil derfor kunne begrunde en vis udsættelse af afgørelsen om aktindsigt.
I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen fx omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af fx juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter - dvs. når der undtagelsesvist foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på 7 arbejdsdage - skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.
I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser fx juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, at den er modtaget.
Andre udsættelsesgrunde
Hvis en myndighed holder (helt) lukket i en sammenhængende periode, fx omkring jul og nytår, således at anmodningen om aktindsigt ikke (med rimelighed) kan forventes færdigbehandlet inden for fristen på 7 arbejdsdage, vil dette også kunne begrunde, at fristen overskrides.
Er den relevante sagsbehandler på tidspunktet for aktindsigtsanmodningens modtagelse, taget på (længerevarende) ferie, må myndigheden sikre sig, at de øvrige ansatte behandler anmodningen om aktindsigt.
Det samme gælder i tilfælde af, at mange medarbejdere er på ferie, fx i en sommerferieperiode, men det vil efter omstændighederne kunne accepteres, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid stiger i en sådan periode. Se FOB 2016-45.
Krav om begrundelse for fristoverskridelsen
Såfremt en anmodning om aktindsigt (undtagelsesvist) ikke kan færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, skal den aktindsigtssøgende underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Se FVL § 16, stk. 2, 3. pkt. og OFL § 36, stk. 2, 3. pkt.
Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse. Underretningen skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt.
Det er i OFL § 36, stk. 3, fastsat, at § 36, stk. 2, finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med behandlingen af anmodninger om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i databeskrivelser.
Klage efter offentlighedsloven
Efter OFL § 39, stk. 1, er der adgang til særskilt at påklage myndighedens sagsbehandlingstid i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt. Det omfatter også anmodninger om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i en databeskrivelse. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal således ikke afvente myndighedens afgørelse af anmodningen for at kunne indbringe sagsbehandlingstiden for en eventuel overordnet administrativ myndighed.
Sagsbehandlingstiden kan efter OFL § 39, stk. 1, påklages, når der er gået 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget af den pågældende myndighed.
§ 39, stk. 2, fastsætter (i lighed med en klage over selve afgørelsen om aktindsigt) en remonstrationsordning. Klagen skal således indgives til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid, der klages over. Myndigheden skal, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter klagens modtagelse, videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden.
Gennemførelse af aktindsigten
Efter FVL § 16, stk. 3, og OFL § 40, stk. 1, skal vedkommende myndighed udlevere dokumenterne i den form, som den, der har fremsat anmodningen, ønsker.
Dette gælder dog ikke, hvis det er umuligt eller meget vanskeligt, eller der foreligger tungtvejende modhensyn. Se FVL § 16, stk. 3, og OFL § 40, stk. 1, nr. 1. Det samme gælder, når materialet er offentligt tilgængeligt. Se OFL § 40, stk. 1, nr. 2.
Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand
Skemaet viser relevante udtalelser på området:
| Udtalelser fra Ombudsmanden | Udtalelsen i stikord | Yderligere kommentarer |
| FOB 2020-11 | Partsaktindsigt. Skattestyrelsen, egen drift-undersøgelse af 30 sager om partsaktindsigt efter forvaltningsloven. | |
| FOB 2018-5 | Efter Ombudsmandens opfattelse var der ikke grundlag for at fortolke OFL § 28, stk. 2, nr. 3, og OFL § 40, stk. 1, nr. 2, således, at bestemmelserne gav mulighed for at undlade at udlevere materialet omfattet af retten til aktindsigt i et tilfælde, hvor materialet forventedes snart at blive offentligt tilgængeligt, men endnu ikke var det. Statsministeriet burde derfor have udleveret materialet til journalisten, da afgørelsen blev truffet. | |
| UDT nr. 9476 af 8. maj 2017 | Ombudsmanden fandt det beklageligt, at ministeriets underretninger var mangelfulde, herunder begrundelsen for, hvorfor sagen trak ud, og hvornår svar kunne forventes. Desuden fandt ombudsmanden det beklageligt, at ministeriet ikke sørgede for at underrette inden udløbet af 7. arbejdsdag efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen, og at ministeriet ikke konsekvent sørgede for at underrette om yderligere fristudsættelse inden udløbet af den tidligere udmeldte frist for færdigbehandlingen af sagen. OFL § 36, stk. 2. | |
| FOB 2016-45 | I en sag om udsættelse af behandlingen af en anmodning om aktindsigt på grund af sommerferie har ombudsmanden udtalt, at afholdelse af sommerferie hos de relevante sagsbehandlere ikke i sig selv kunne bevirke, at de frister, der er opstillet for færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning i OFL § 36, stk. 2, og forarbejderne hertil, kunne udsættes. | |
| FOB 2016-42 | I en sag om aktindsigt i Nationalbankens korrespondance med Skatteministeriet og to andre ministerier om SKATs ejendomsvurderinger, har ombudsmanden ikke udtalt kritik af, at Nationalbanken havde overladt det til ministeriet at træffe afgørelse i forhold til disse dokumenter. Ombudsmanden henviste til, at OFL § 36, stk. 1 - trods ordlyden - på baggrund af forarbejderne må forstås sådan, at kompetencen til at træffe afgørelse i aktindsigtssager om lovgivning ligger hos det ministerium, som har ansvaret for lovgivningssagen. | |
| Ombudsmandens udtalelse i sag nr. 15/05370 af 3. februar 2016 | Ombudsmanden har udtalt, at en myndighed i forbindelse med skriftlig høring af andre myndigheder bør fastsætte en kort høringsfrist for den hørte myndighed. | |
| Ombudsmandens udtalelse i sag nr. 15/03761 af 5. januar 2016 | I en sag om aktindsigt i Eritrea-sagen, har Ombudsmanden udtalt, at det var meget beklageligt, at de tre ministerier ved de løbende underretninger om sagens udsættelse - herunder i forbindelse med de trufne delafgørelser - ikke var i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en endelig afgørelse kunne forventes at foreligge. Desuden udtalte ombudsmanden, at det var meget beklageligt, at ministerierne ikke konsekvent havde sørget for at underrette journalisten om yderligere fristudsættelse inden udløbet af den tidligere udmeldte frist for færdigbehandling af sagen. | |
| FOB 2015-38 | I en sag, hvor Justitsministeriets samlede sagsbehandlingstid var mere end 4 måneder, og hvor ministeriet gentagne gange ikke havde kunnet overholde den frist for færdigbehandling af sagen, som var meddelt, udtalte ombudsmanden, at han måtte anse Justitsministeriets behandling af sagen for særdeles kritisabelt. Ombudsmanden lagde desuden vægt på, at anmodningen alene vedrørte ét enkelt dokument. | |
| FOB 2011 13-4 | Om at afgørelsen skal træffes "snarest". Ombudsmanden mente, at ministeriet burde have taget stilling til anmodningen om aktindsigt i ministerens kalender snarest muligt efter at anmodningen var modtaget, da der utvivlsomt skulle gives afslag på denne del af anmodningen. Se den dagældende OFL § 16, stk. 1 (nugældende OFL § 36, stk. 2). | |
| FOB 1994.356 | Om den dagældende 10 dages-regel. Se FVL § 16, stk. 2, og den dagældende OFL § 16, stk. 2 (nugældende OFL § 36, stk. 2). Hvis myndigheden ikke kan træffe afgørelse inden 10 dage, skal der inden udløbet af 10 dage meddeles aktindsigt i dokumenter, der utvivlsomt er omfattet af aktindsigt samt oplyses om, hvornår afgørelsen for øvrige dokumenter kan forventes. |
,, Rigsrevisionens undersøgelse har vist, at der i knap halvdelen af klagesagerne ikke findes dokumentation for den afgørelse, som SKAT har truffet, og at et af hovedprincipperne inden for forvaltningsretten - officialprincippet - er tilsidesat. Det er i sådanne sager ikke muligt at vurdere, om SKAT har taget saglige hensyn i klagebehandlingen.
Rigsrevisionens beretning om den offentlige ejendomsvurdering, august 2013
Værelsesudlejning (hus og ejerlejlighed)
Værelsesudlejning (andelsbolig)
Skattefri avance ved salg af hus
Skattefri avance ved salg af ejerlejlighed