E.3.6.2 Retningslinjer ved udarbejdelse af sagsfremstillinger

Borgeren/virksomheden skal have adgang til at fremsætte sine bemærkninger til sagsfremstillingen, inden der træffes en afgørelse i sagen. Det vil derfor være en fordel at få sagsfremstillingen ud så hurtigt som muligt.

Sagsfremstillingen skal derfor sendes ud til høring samtidig med en tilkendegivelse af, hvilken afgørelse de foreliggende oplysninger giver grundlag for (forslag til afgørelse), jf. afsnit E.3.5.3.

Borgeren/virksomheden vil på baggrund af sagsfremstillingen få et bedre grundlag for at tage stilling til den afgørelse, som der efter told- og skatteforvaltningens opfattelse er grundlag for. Når borgeren/virksomheden kommer med sine indsigelser og bemærkninger til forslaget til afgørelsen, skal disse indarbejdes i sagsfremstillingen.

Se nærmere om konsekvenserne af manglende sagsfremstilling afsnit F.

En sagsfremstilling skal indeholde en redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, der påtænkes tillagt betydning ved sagens afgørelse, jf. SFL (skatteforvaltningsloven) § 19, stk 2.

Disse krav skal ses i sammenhæng med FVL § 22 og § 24 om begrundelsespligt, jf. afsnit E.3.7 og E.3.6.3.4.

Udover de rent formelle krav er det vigtigt, at sagsfremstillingen kan stå alene, og at hele sagen kan læses i en sammenhæng, så både borgeren/virksomheden og Landsskatteretten kan forstå sagens indhold uden at få tilført yderligere information.

Det er vigtigt, at borgeren/virksomheden forstår afgørelsen, fordi en god begrundelse gør det lettere at acceptere, hvis afgørelsen går ham/hende imod.

En sagsfremstilling skal formuleres klart, præcist og tydeligt. Brug korte sætninger og undgå lange og indskudte sætninger samt omvendt ordstilling.

Sagsfremstillingen skal være et redigeret dokument. Oplysninger, der fremkommer efter udarbejdelse af sagsfremstillingen, skal indarbejdes under de relevante afsnit i dispositionen. Kommer borgeren/virksomheden eksempelvis med nye opfattelser og begrundelser, skal de indarbejdes under "borgerens/virksomhedens opfattelse og begrundelse herfor".

Kommentarer fra borgeren/virksomheden skal ind i sagsfremstillingen i redigeret form, og skal altså ikke være en direkte afskrift af de fremsatte kommentarer. Det kan dog være hensigtsmæssigt med korte citater fra borgerens/virksomhedens indlæg, hvis citatet redigeres ind under de relevante afsnit i sagsfremstillingen.

Oplysninger, der viser sig at være forkerte, skal rettes. Påviser borgeren/virksomheden eksempelvis fejl vedrørende de faktiske forhold, skal disse indarbejdes og rettes under afsnittet om sagens faktum.

Borgerens/virksomhedens bemærkninger og ændringer i sagsfremstillingen i øvrigt bør angives med en anden skrifttype eller med en streg i margenen, så ændringerne i sagsfremstillingen er nemme at identificere.

Undgå gentagelser. De samme oplysninger, opfattelser mv. som kan være gentaget i flere variationer (breve, møder mv.), skal ikke skrives flere gange i sagsfremstillingen.

Sagsfremstillingen bør dateres, så det altid fremgår, hvilken sagsfremstilling der er den nyeste.

Sagsfremstillingen skal ikke henvise til bilag. Det stof, der er relevant i et bilag, skal derimod refereres, og sættes ind i det relevante afsnit i sagsfremstillingen, idet det jo er formålet med sagsfremstillingen, at sagen er fuldt oplyst i sagsfremstillingen. Hvis det er nødvendigt med bilag, skal henvisningen til bilag ske på en særskilt bilagsoversigt.

En sagsfremstillings omfang skal afpasses efter sagens karakter, således at sagsfremstillingen i sager med enkle problemstillinger eller uden konfliktpotentiale kan begrænses til noget, der minder om en fyldig begrundelse. En sagsfremstilling kan altså godt være kort, så længe begrundelseskravet er opfyldt.

Når der er flere punkter på forslaget til afgørelsen, er det mest hensigtsmæssigt, at sagsfremstillingen behandler et punkt ad gangen, og behandler det færdigt, før et nyt punkt behandles. Sagsfremstillingen kan evt. starte med et generelt afsnit om faktum, så dette ikke skal gentages ved hvert punkt.

For overskuelighedens skyld er det mest hensigtsmæssigt, at punkterne på forslaget til afgørelsen nummereres. Beskrivelsen af de enkelte punkter i sagsfremstillingen bør ske i samme rækkefølge som på forslaget til afgørelsen.

Den samme sagsfremstilling kan vedrøre både fx skat, afgift og told.

En sag kan have et sådan indhold og omfang, at det er nødvendigt med konkrete afvigelser fra dispositionen i afsnit E.3.6.3.

Oplysninger, som ikke kan komme ind under afsnittene i dispositionen, kan helt undtagelsesvis sættes ind under et nyt afsnit i sagsfremstillingen.

Dette kan være tilfældet med borgerens/virksomhedens bemærkninger. Hvis bemærkningerne ikke vedrører faktum, eller ikke kan betragtes som borgerens/virksomhedens opfattelse og begrundelse herfor, kan bemærkningerne medtages i et selvstændigt afsnit.

Sådanne bemærkninger kan eksempelvis være indsigelser, der vedrører alle punkter på forslaget til afgørelsen - fx klager over sagsbehandlingen eller manglende overholdelse af en ansættelsesfrist.

Hvis der kommer nye oplysninger i sagen, som fører til ændringer i SKATs opfattelse af, hvordan sagen skal afgøres, kan det også være fornuftigt at indarbejde et nyt selvstændigt afsnit, da det ellers senere kan være vanskeligt at forstå sagens forløb.

Hvis vejledningen fraviges, skal borgeren/virksomheden stadig være i stand til at sætte sig ind i sagen på betryggende måde alene ud fra sagsfremstillingen. SKATs skal altså sikre sig, at alle relevante oplysninger alligevel fremgår af sagsfremstillingen.